Создание отчетов

Отчет можно создать тремя различными способами.

1. При помощи автоотчета на основе таблицы или запроса. Автоотчет служит для создания отчета, в котором выводятся все поля и записи базовой таблицы или запроса.

*В окне базы данных нажмите кнопку Отчеты на панели Объекты.

*Нажмите кнопку Создать на панели инструментов окна базы данных.

*В диалоговом окне Новый отчет выберите одного из следующих мастеров.

Автоотчет: в столбец    — каждое поле располагается на отдельной строке; подпись находится слева от поля.

Автоотчет: ленточный    — поля каждой записи находятся на отдельной строке; подписи печатаются сверху, один раз для каждой страницы.

*Выберите таблицу или запрос, содержащие данные, на которых должен быть основан отчет.

*Нажмите кнопку OK.

Microsoft Access применяет последний автоформат, использовавшийся для создания отчета. Если до этого отчет с помощью мастера не создавался и не использовалась команда Автоформат в меню Формат, то будет применен стандартный автоформат.

Имеется также возможность создать отчет с полями, размещенными в один столбец, базовым источником данных которого являются либо открытые таблица или запрос, либо таблица или запрос, выделенные в окне базы данных. Выберите команду Автоотчет в меню Вставка, или нажмите стрелку рядом с кнопкой Новый объект на панели инструментов, а затем выберите команду Автоотчет. Отчеты, созданные таким способом, не имеют заголовка и колонтитула или примечания и колонтитула.

2. При помощи мастера на основе одной или нескольких таблиц или запросов. Мастер задает подробные вопросы об источниках записей, полях, макете, требуемых форматах и создает отчет на основании полученных ответов.

*В окне базы данных нажмите кнопку Отчеты на панели Объекты.

*Нажмите кнопку Создать на панели инструментов окна базы данных.

*В диалоговом окне Новый отчет выберите нужного мастера. Описание действий, выполняемых мастером, выводится в левой половине диалогового окна.

*Выберите таблицу или запрос, содержащие данные, на которых должен быть основан отчет.

Примечание.  Если на шаге 3 в списке выбран Мастер отчетов, то этот шаг не обязателен — можно указать источник записей для отчета в мастере.

*Нажмите кнопку OK.

*Следуйте инструкциям мастера.

Созданный отчет можно изменить в режиме конструктора.

Примечания

---Для добавления полей из нескольких таблиц или запросов в отчет не нажимайте кнопки Далее или Готово после выбора полей из первой таблицы или запроса в мастере отчетов. Повторяйте шаги, которые необходимы для выбора таблицы или запроса и указания полей, пока в отчет не будут включены все нужные поля.

---Если был выбран один из Автоотчетов, то Microsoft Access применяет автоформат, который использовался последним (либо в мастере отчетов, либо с помощью команды Автоформат из меню Формат в режиме конструктора).

3. Вручную в режиме конструктора. Сначала создается базовый отчет, который затем изменяется в соответствии с требованиями в режиме конструктора.

8. Формулирование сущностей, определение атрибутов, выбор и формирование ключа, спецификация связей. Фаза реализации и эксплуатации.

Основными составными элементами инфологической модели являются сущности (информационные объекты), связи между ними и их атрибуты (свойства).

Сущность – любой различимый объект (объект, который мы можем отличить от другого), информацию о котором необходимо хранить в базе данных. Сущностями могут быть люди, места, самолеты, рейсы, вкус, цвет и т.д. Необходимо различать такие понятия, как тип сущности и экземпляр сущности. Понятие тип сущности относится к набору однородных личностей, предметов, событий или идей, выступающих как целое. Экземпляр сущности относится к конкретной вещи в наборе. Например, типом сущности может быть ГОРОД, а экземпляром – Москва, Киев и т.д.

Атрибут – поименованная характеристика сущности. Его наименование должно быть уникальным для конкретного типа сущности, но может быть одинаковым для различного типа сущностей (например, ЦВЕТ может быть определен для многих сущностей: СОБАКА, АВТОМОБИЛЬ, ДЫМ и т.д.). Атрибуты используются для определения того, какая информация должна быть собрана о сущности. Примерами атрибутов для сущности АВТОМОБИЛЬ являются ТИП, МАРКА, НОМЕРНОЙ ЗНАК, ЦВЕТ и т.д. Здесь также существует различие между типом и экземпляром. Тип атрибута ЦВЕТ имеет много экземпляров или значений: Красный, Синий, Банановый, Белая ночь и т.д., однако, каждому экземпляру сущности присваивается только одно значение атрибута.

Абсолютное различие между типами сущностей и атрибутами отсутствует. Атрибут является таковым только в связи с типом сущности. В другом контексте атрибут может выступать как самостоятельная сущность. Например, для автомобильного завода цвет – это только атрибут продукта производства, а для лакокрасочной фабрики цвет – тип сущности.

Ключ – минимальный набор атрибутов, по значениям которых можно однозначно найти требуемый экземпляр сущности. Минимальность означает, что исключение из набора любого атрибута не позволяет идентифицировать сущность по оставшимся. Для сущности Расписание ключом является атрибут Номер_рейса или набор: Пункт_отправления, Время_вылета и Пункт_назначения (при условии, что из пункта в пункт вылетает в каждый момент времени один самолет).

Если первичный ключ состоит из одного поля, он называется простым, если из нескольких – составным ключом. Вторичный ключ (ВК) – поле, значение которого может повторяться в нескольких записях файла, т.е. он не является уникальным. Если по значению первичного ключа может быть найдет один единственный экземпляр записи, то по вторичному – несколько. Название структуры данных используется в ряде СУБД, что делает эти понятия в определенном смысле универсальными. Индексирование – средство эффективного доступа по ключу к записям. При индексировании создается дополнительный индексный файл, который содержит в упорядоченном виде все значения ключа файла данных. Для каждого значения ключа в индексном файле содержится указатель на соответствующую запись файла данных. При наличии индексного файла, размеры которого меньше основного файла, по заданному ключу быстро отыскивается запись. С помощью указателя на запись в файле данных осуществляется прямой доступ к этой записи. Индексирование может производиться не только по первичному ключу, но и по вторичному. Реляционная модель представляет собой базу данных в виде множества взаимосвязанных отношений. В каждой связи одно отношение может выступать как основное, а другое отношение выступает в роли подчиненного. Таким образом, один кортеж основного отношения может быть связан с несколькими кортежами подчиненного отношения. Для поддержки этих связей оба отношения должны содержать наборы атрибутов, по которым они связаны. В основном отношении это первичный ключ отношения, который однозначно определяет кортеж основного отношения. В подчиненном отношении для моделирования связи должен присутствовать набор атрибутов, соответствующий первичному ключу основного отношения. Однако здесь этот набор атрибутов уже является вторичным ключом или внешним ключом, т.е. он определяет множество кортежей отношения, которые связаны с единственным кортежем основного отношения.

Связь – ассоциирование двух или более сущностей. Если бы назначением базы данных было только хранение отдельных, не связанных между собой данных, то ее структура могла бы быть очень простой. Однако одно из основных требований к организации базы данных – это обеспечение возможности отыскания одних сущностей по значениям других, для чего необходимо установить между ними определенные связи. А так как в реальных базах данных нередко содержатся сотни или даже тысячи сущностей, то теоретически между ними может быть установлено более миллиона связей. Наличие такого множества связей и определяет сложность инфологических моделей.

Первичный ключ (ПК) – одно или несколько полей, однозначно идентифицирующих запись.

Классификация сущностей: стержневая- независимая, ассоциативная – связь вида N:N м/д 2 и более сущностями, характеристическая – связь 1:N или 1:1, обозначения – связь N:1 или 1:1, отлич от ХС не зависит от обозначения сущности.

Язык инфологической модели на основе сущностей:

Сущности	Графический образ (нотация)
СС(а[1],а[2],…..,а[к]) (а[1],а[2],…..,а[к]) - атрибуты	Прямоугольник
АС[c[1]s[1],c[2]s[2],….,c[m]s[m]](a1,a2,….as) c[i]-кардинальные числа	Ромб, 6-тиугольник
ХС(a[1],a[2],…,a[l]){cs} {cs}-сущность с кардинальным числом	Равнобокая трапеция
СО(a[1],a[2],….,a[n])[cs]	параллелипипед