Лекция 3. Управление внешней средой организации в условиях неопределенности
3.1. Сферы окружающей среды организации
3.1.1. Сектора окружающей среды
3.1.2. Международный сектор
3.2. Неопределенность окружающей среды организации
3.2.1. Простая/сложная окружающая среда
3.2.2. Стабильная/нестабильная окружающая среда
3.2.3. Общая матрица анализа неопределенности окружающей среды организации
3.3. Процесс адаптации к неопределенной окружающей среде
3.3.1. Должности и подразделения
3.3.2. Буферные зоны и пограничные участки
3.3.3. Дифференциация и интеграция
3.3.4. Органическое и механистическое управление
3.3.5. Институциональная имитация
3.3.6. Планирование и прогнозирование
3.4. Общая схема организационного реагирования на неопределенность окружающей среды
3.5. Зависимость организации от ресурсов
3.5.1. Межорганизационные связи
3.5.2. Власть и зависимость
3.6. Контроль над ресурсами окружающей среды
3.6.1. Установление межорганизационных связей
3.6.2. Контроль над сферами окружающей среды
Организации представляют собой открытые системы, поэтому тема 3 описывает взаимоотношения между организацией и окружающей средой. Здесь анализируются наиболее благоприятные сферы среды, а также будет показано, как среда влияет на организационную структуру. Кроме того, дана техника воздействия организации на окружающую среду (или – техника контроля за средой).
Главными проблемами изменчивой окружающей среды сегодня становятся: международная конкуренция, включая иностранных производителей, функционирующих на территории данной страны, и перепроизводство продукции.
Таким образом, общепризнано, что окружающая среда (ОС) представляет собой важный источник угроз для многих современных корпораций.
Целью темы 3 является разработка основ для изучения и оценки среды, а также отражение того, как именно организации могут реагировать на ее изменения. Сначала мы определим основные сферы окружающей и сектора воздействия на организации. Затем изучим 2 главные силы окружающей среды – потребность в информации и потребность в ресурсах. Организации отвечают на воздействие этих 2-х сил через свой дизайн и организационную структуру, системы планирования, подражание друг другу, а также попытки изменить и/или контролировать элементы окружающей среды. Наконец, мы остановимся на новых наиболее перспективных подходах к взаимосвязям организаций с окружающей средой.
3.1. Сферы окружающей среды
В широком смысле слова, окружающая среда бесконечна (т. е. не имеет границ и пределов) и включает в себя все то, что находится за пределами данной организации. Однако здесь мы ограничимся рассмотрением лишь тех аспектов окружающей среды, которые оказывают на организацию непосредственное воздействие и на которые она, таким образом, должна реагировать для того, чтобы выжить.
Определение окружающей среды:
под окружающей средой понимаются все элементы, существующие за границами организации и способные оказывать воздействие как на организацию в целом, так и на ее отдельные части.
Понять окружающую среду организации можно, анализируя ее сферы с точки зрения внешних секторов. Сферой организации являются выбранное ею в окружающей среде поле действий – это та территория, на которой организация оперирует и взаимодействует через выпускаемую ею продукцию и обслуживаемые ею рынки. Сфера определяет место ее организационной ниши, а также те внешние сектора, с которыми организация взаимодействует для реализации своих целей.
3.1.1. Сектора окружающей среды
Окружающая среда охватывает несколько секторов или подразделений внешней окружающей среды, содержащих сходные элементы. Для каждой организации следует проанализировать следующие 10 секторов: производственный, сырья, человеческих ресурсов, финансовых ресурсов, рыночный, технологический, экономических условий, правительственный, социо-культурный и международный. Для большинства компаний все сектора могут быть подразделены на оперативную окружающую среду и – общую. Оперативная среда включает в себя те сектора, с которыми организация взаимодействует непосредственно (прямо) и которые, в свою очередь, оказывают прямое воздействие на способность организации достигать поставленных целей. Обычно оперативная среда включает сектор производства, сырья, рыночный, и, возможно, человеческих ресурсов и международный. Общая среда включает в себя те сектора, которые не оказывают прямого влияния на повседневные текущие операции фирмы, но которые при этом оказывают влияние на производство и экономические условия в целом, что, в свою очередь, косвенно влияет на организацию. К общей окружающей среде часто относят правительство, социо-культурный сектор, экономические условия, технологию, финансовые ресурсы. Иногда условия / сектора общей окружающей среды могут переходить в разряд оперативной окружающей среды (например, социо-культурные аспекты могут заставить компанию изменить непосредственно параметры производства, когда общественное мнение выступает против продуктов питания с избытком холестерина). С 1990-х гг. и на перспективу особое значение приобрел международный сектор окружающей среды.
3.1.2. Международный сектор окружающей среды
Международный сектор может прямо влиять на организации, а кроме того на все внутринациональные сектора. К сожалению, до сих пор (в том числе в практике обучения управлению) доминирует «внутренняя» точка зрения, когда национальные аспекты затмевают международные. Между тем, процесс поглощений и слияний идет в мире полным ходом, компании скупаются иностранными фирмами. Конкуренцию фирмам развитых стран составляют производители НИС’ов (за счет меньшей себестоимости и высокого качества), и это – объективный процесс. То есть для современных организаций на сегодня и на перспективу категория глобальной конкуренции становится ключевой, сравнимой с пришедшей на смену холодной войне войной экономической.
Выводы: каждый из 10 секторов окружающей среды состоит из элементов, способных оказать влияние на организацию. Поэтому менеджеры отслеживают развитие по каждому из них с последующим анализом событий. Обычно оперативная окружающая среда определяется состоянием 2–4-х секторов, которые и изучаются более детально. Кроме того, сектора оказывают влияние и друг на друга – например, глобальная конкуренция – на внутренние рынки; или политика правительства – на рынок финансовых ресурсов.
3.2. Неопределенность окружающей среды
Каким же образом окружающая среди воздействует на организации? Все то, что происходит в секторах среды, можно охарактеризовать по нескольким измерениям, используя параметры стабильной или нестабильной среды, гомогенной или гетерогенной, концентрированной или рассосредоточенной (разбросанной), простой или сложной; а также – уровень/степень турбулентности и количество ресурсов, имеющихся в наличии для поддержания жизнедеятельности организации. Эти измерения/параметры сводятся к 2-м основным путям воздействия окружающей среды на организации:
потребность в информации относительно окружающей среды;
потребность в ресурсах окружающей среды.
Схема показывает, что сложные и быстроменяющиеся условия окружающей среды порождают бóльшую потребность в сборе информации, а также в реагировании на основе этой информации.
Схема: Структура анализа окружающей среды
СФЕРЫ ОКРужающей СРЕДЫ (КЛЮЧЕВЫЕ СЕКТОРА) |
ПОТРЕБНОСТЬ В ИНФОРМАЦИИ ОТНОСИТЕЛЬНО ОКРУЖАЮЩЕЙ СРЕДЫ |
ПОТРЕБНОСТЬ В РЕСУРСАХ (НАЛИЧИЕ РЕСУРСОВ В ОКРУЖАЮЩЕЙ СРЕДЕ) |
|
|
СЛОЖНОСТЬ окружающей СРЕДЫ (кол-во элементов) |
СТАБИЛЬНОСТЬ окружающей СРЕДЫ (масштабы изменений) |
|
СЕКТОР 1 |
|
|
|
СЕКТОР 2 |
|
|
|
СЕКТОР 3 |
|
|
|
СЕКТОР 4 |
|
|
|
… |
|
|
|
… |
|
|
|
… |
|
|
|
Организация кроме того решает проблему редких материальных и финансовых ресурсов, а также необходимости обеспечить наличие ресурсов.
Для обеспечения эффективности организации должны не только справляться с неопределенностью окружающей среды, но и управлять ею.
Неопределенность означает, что при принятии решений необходимая информация по факторам окружающей среды отсутствует, а потому управляющим чрезвычайно трудно предсказать направления изменений своего внешнего окружения. Неопределенность усиливает риск провала всех организационных усилий и мер, делает практически невозможным просчитать издержки/затраты, а также – выбор адекватных альтернатив в процессе принятия решений. Характеристики сфер окружающей среды, влияющих на неопределенность, определяют ту степень (уровень), в которой сфера внешней среды является простой или сложной, а также – уровень стабильности или нестабильности, что в ней происходит (см. схему выше).
3.2.1. Простая/сложная окружающая среда – данный параметр анализа (измерения) рассматривает уровень сложности среды. Сложная или – гетерогенная среда содержит большое количество несходных между собой элементов внешнего окружения организации, в котором ей приходится оперировать. При сложной среде на организацию влияет и с ней взаимодействует множество разнообразных элементов окружающей среды. При простой – гомогенной среде существует несколько (3–4) сходных между собой элементов внешнего окружения, которые влияют на организацию.
3.2.2. Стабильная/нестабильная окружающая среда показывает, являются или нет элементы среды динамичными. Сфера окружающей среды считается стабильной, если она не меняется на протяжении определенного времени – от нескольких месяцев до нескольких лет. При нестабильном окружении, наоборот, происходят быстрые перемены – например, конкуренты предприняли агрессивные наступательные шаги по завоеванию рынка (рекламная кампания; продукты рыночной новизны). Иногда нестабильность окружающей среды порождают абсолютно непредсказуемые обстоятельства, как, например, осколки стекла в детском питании фирмы Gerber (начало 1990-х гг.) или заражение диоксином бельгийского мяса (конец 1990-х гг.).
Примером стабильной окружающей среды могут служить коммунальные услуги, спрос на которые стабилен, а его рост легко просчитать.
Примером нестабильной окружающей среды является пошив/производство одежды – здесь и фактор изменчивости моды, и проблемы финансирования, и колебания покупательных предпочтений, и замедление темпов реализации продукции в розничной торговле, и рост импорта одежды. В результате многие крупнейшие в прошлом производители ушли со сцены в небытие.
3.2.3. Общая матрица анализа неопределенности окружающей среды комбинирует показатели простоты/сложности и стабильности/нестабильности окружающей среды.
Матрица НЕОПРЕДЕЛЕННОСТИ ОКРужающей СРЕДЫ
|
|
простая + стабильная = НИЗКАЯ НЕОПРЕДЕЛЕННОСТЬ |
|
сложная + стабильная = УМЕРЕННО-НИЗКАЯ НЕОПРЕДЕЛЕННОСТЬ |
|
|
1. небольшое количество элементов внешнего окружения; все элементы сходны между собой |
|
1. большое количество элементов внешнего окружения; элементы не похожи друг на друга |
|
|
2. элементы неизменны или меняются медленно. |
|
2. элементы неизменны или меняются медленно |
|
|
ПРИМЕРЫ: |
|
ПРИМЕРЫ: |
|
СТАБИЛЬНАЯ ОКР. СРЕДА |
безалкогольные напитки, дистрибьюторы пива, производители контейнеров производство продуктов питания |
|
университеты, химическое производство, страховые Ко, приборостроение |
ИЗМЕНЧИВОСТЬ ОКР. СРЕДЫ |
|
|
|
|
|
|
ПРОСТАЯ + НЕСТАБИЛЬНАЯ = УМЕРЕННО-ВЫСОКАЯ НЕОПРЕДЕЛЕННОСТЬ |
|
СЛОЖНАЯ + НЕСТАБИЛЬНАЯ = ВЫСОКАЯ НЕОПРЕДЕЛЕННОСТЬ |
|
НЕСТАБИЛЬНАЯ ОКР. СРЕДА |
ПРИМЕРЫ: персональные компьютеры, модная одежда, музыкальное индустрия, производство игрушек |
|
ПРИМЕРЫ: производство электроники, аэрокосмическое производство, телекоммуникации, аэроперевозки, нефтяная промышленность |
ПРОСТАЯ СЛОЖНАЯ
СЛОЖНОСТЬ ОКРужающей СРЕДЫ
При простом и стабильном окружении неопределенность низкая. Существует лишь несколько элементов внешнего окружения, которыми надо управлять, да и те остаются стабильными.
При сложном и стабильном окружении уровень неопределенности повышается (возрастает). Приходится отслеживать большое количество элементов, затем анализировать их развитие, и наконец выступать с определенными мерами воздействия на окружающую среду. При этом элементы внешнего окружения не меняются быстро или неожиданно.
В простой нестабильной среде неопределенность еще больше возрастает, особенно под воздействием быстрых изменений. И хотя у организации в этих условиях всего несколько элементов внешнего окружения, однако они труднопредсказуемы с точки зрения реагирования на организационные мероприятия и шаги. Однако, самая высокая неопределенность у организации в условиях сложного и нестабильного окружения. Здесь она находится под воздействием большого количества элементов окружения, причем они очень изменчивы и серьезно влияют на организационную деятельность. Если несколько секторов окружающей среды претерпевают изменения одновременно, то среда становится турбулентной.
Для того, чтобы поместить исследуемую организацию в один из квадрантов матрицы, следует ответить на 2 вопроса:
(1) Сколько внешних элементов (организции) имеют значение для деятельности данной организации – несколько или много? Обладают ли эти элементы чертами сходства друг с другом или нет?
(2) Меняются ли эти элементы медленно и предсказуемо или – часто и непредсказуемо?