7.Контроль розрахунків з постачальниками за матеріальні цін­ності та послуги.

При перевірці розрахунків з постачальниками треба керуватися законодавчими та нормативними актами України, «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», «Про платіжні системи та переказ грошей в Україні» і Положеннями (стандартами) бухгалтерського обліку: П(С)БО 10 «Дебіторська заборгованість», П(С)БО 11 «Зобов’язання», П(С)БО 16 «Витрати».

Джерелами інформації для здійснення перевірки є: первинні документи, на підставі яких здійснюється облік розрахунків з постачальниками (рахунки-фактури, товарно-транспортні накладні, акти приймання матеріалів); реєстри оперативного обліку процесу постачання (журнал обліку вантажів, журнал реєстрації довіреностей); регістри бухгалтерського обліку за рахунком 63 «Розрахунки з постачальниками і підрядниками» та субрахунками: 631 «Розрахунки з вітчизняними постачальниками», 632 «Розрахунки з іноземними постачальниками», 371 «Розрахунки за виданими авансами» (журнал 3, відомості 3.2 – 3.3, Книга головних рахунків).

Об’єктом перевірки є операції, пов’язані з розрахунками з постачальниками та підрядниками, та заборгованість, яка виникла на дату перевірки в результаті цих операцій.

Основні напрями і послідовність перевірки:

1. Ознайомлення зі станом розрахунків з постачальниками за записами в книзі головних рахунків та облікових регістрах (стан обліку, розміри оборотів і сальдо та їхня динаміка, тотожність даних аналітичного і синтетичного обліку, правильність переносу сальдо на одну й ту саму дату).

2. Контроль наявності та правильності оформлення договорів (угод) з постачальниками виробничих запасів та послуг, відповід­ності їх чинному законодавству, забезпечення юридичної чіткості й повноти визначення прав і обов’язків сторін, порядку розрахунків, відповідальності.

3. Перевірка дотримання на підприємстві порядку санкціонування замовлень на поставки, обґрунтованості та доцільності перерахувань сум авансів, дотримання правил транспортування та приймання цінностей, що надійшли від постачальників, за їхньою кількістю та якістю, дієвості вхідного контролю, правильності та своєчасності оформлення документів про претензії до поста­чальників, дієвості юридичної служби в разі виникнення збитків та втрат.

4. Контроль реальності та правильності відображення розрахунків у журналі 3, відомості 3.3, Книзі головних рахунків та правильності відображення заборгованості за субрахунками 631, 632, 371 у балансі. Це досягається за допомогою цілого ряду конт­рольних дій. Спочатку вивчають наявні первинні документи, що лягли в основу взяття на облік операцій з розрахунків (рахунки-фактури, товарно-транспортні накладні, акти про прийняття матеріалів, прибуткові ордери та ін.), щодо їхньої правильності оформлення, відповідності запасів укладеним угодам на поставки, дотримання цін і тарифів, правильність арифметичних підрахунків.

5. Контроль достовірності та доцільності придбання конкретних видів запасів (чи відповідають вони виробничій необхідності, чи немає відхилень від ринкових цін та тарифів, а якщо є, то чим це мотивується з боку керівництва під­приємства).

Особливо уважно треба перевіряти записи з оприбуткування невідфактурованих поставок (чому немає документів, чи не занижені або завищені ціни, яким чином відображено в подальшому появу рахунку-фактури чи інших документів).

Ревізор старанно перевіряє всі випадки виправлень в обліку на підставі довідок бухгалтерії. При цьому треба впевнитися в дос­товірності фактів, зазначених у довідках, у правильності кореспонденції рахунків, у тому, що під виглядом виправлень немає зловживань (зняття з обліку сум надходжень матеріалів, вуалювання заборгованостей тощо).

Важливим є питання перевірки своєчасності відображення в обліку оприбуткування цінностей і сум заборгованості перед пос­тачальниками. Для цього треба порівняти дати в регістрах обліку і дати первинних документів, які засвідчують завершення операцій з надходження матеріалів чи надання послуг. Особливо важливо зробити це щодо операцій, які відбулися та відображенні (або мають бути відображені) на межі звітного періоду (кварталу, року).

6. Правомірність виникнення боргу контролюють шляхом вивчення таких питань:

• чому виник борг перед постачальниками та хто і з яких причин не вжив заходів щодо його погашення;

• чому виник борг постачальника, за яких обставин і з чиєї вини не отримані від постачальника цінності або послуги, чому не збігаються суми за одні й ті самі цінності або послуги, які заходи вживалися щодо повернення зайво перерахованих сум авансів або зайвої плати за рахунками-фактурами.

Для перевірки заборгованості застосовується метод зустрічної перевірки, коли ревізор особисто або шляхом листування з постачальником збирає інформацію безпосередньо в постачальника, а потім зіставляє її з даними обліку підприємства, яке перевіряється.

7. Контроль реальності заборгованості (причин і строків виникнення заборгованості) у випадках прострочення термінів позовної давності (три роки), наявності спірної та безнадійної до погашення заборгованості.

Для аналізу даних про заборгованість у цілому доцільно склас­ти аналітичну таблицю, у якій інформація подається в розрізі заборгованості:

• несплаченої в строк (до 1 місяця, до 3 місяців, до 6 місяців, більше року);

• з простроченим терміном позовної давності (більше 3 років);

• спірної (коли одна зі сторін заперечує її наявність);

• безнадійної до погашення (коли є рішення господарського суду щодо визначення заборгованості як такої).

При цьому необхідно з’ясувати, чи проводили на підприємстві інвентаризації розрахунків двічі на рік і які їхні наслідки, які заходи вживалися щодо розв’язання спірних питань, стягнення чи погашення заборгованості в установлені строки.

8. Контроль правомірності, своєчасності та правильності списання простроченої дебіторської і кредиторської заборгованості відповідно до порядку, визначеного П(С)БО 10 і 11. Згідно з цим порядком дебіторська заборгованість, щодо якої закінчився термін позовної давності, списується за рішенням керівника підприємства на фінансові результати діяльності підприємства (у складі інших операційних витрат). Списання боргу внаслідок неплатоспроможності боржника має проводитися тільки на підставі рішення суду шляхом перенесення (боргу) на забалансовий рахунок 07 «Списані активи». Підприємство має контролювати майновий стан борж­ника і шукати можливості стягнення такого боргу. Якщо раніше списана з балансу дебіторська заборгованість відшкодовується боржником, то вона включається до складу інших операційних доходів.

Прострочена кредиторська заборгованість між підприємствами приєднується до оподаткованого прибутку за той звітний період, у якому закінчився термін позовної давності.

Перевірка безнадійної заборгованості має поєднуватися з перевіркою податкового обліку валового доходу та ПДВ, про що йтиметься у відповідній темі цієї дисципліни.

9. Контроль і оцінка роботи бухгалтерії ревізованого підприємства з організації розрахунково-фінансової роботи (оперативний контроль розрахунків, своєчасне листування з постачальниками, своєчасне виявлення, оформлення та подання претензій), контроль своєчасності та повноти отримання від постачальників матеріальних цінностей та документів, контроль своєчасності та повноти оприбуткування матеріалів, ужиття заходів щодо зниження заборгованості, дотримання процедур зберігання та повернення товарів, які прибули випадково або в розмірах, більших від замовленого обсягу.