7. Учет денежных средств при компьютерной форме учета

Общие положения

В условиях компьютерной формы учета денежные средства учитываются следующим образом. Данные первичных докумен­тов непосредственно вводятся (с клавиатуры) в ЭВМ с форми­рованием рабочей информационной базы (ИБ) по каждому сче­ту. Например, по счету 50 вводятся соответствующие данные с приходных и расходных кассовых ордеров. При необходимости происходит корректировка информации. Этот этап как бы фик­сирует в ЭВМ документальное оформление операций. Следую­щий этап — фиксирование в ЭВМ их исполнения. Например, по счету 50 это отражение реального движения денежных средств по кассе. В данном случае кассир или по его просьбе бухгалтер по учету денежных средств ежедневно вводит информацию о произведенных кассовых операциях.

8* 115

Технология учета

Результатом данного этапа является автоматизированное формирование отчетных документов кассира (при распечатке — вкладной лист кассовой книги и отчет кассира).

После выполнения второго этапа результаты отчетности кассира отражаются в ИБ. На третьем этапе (уровень бухгалте­ра) осуществляется бухгалтерский учет по счету. В функции бух­галтера на этом этапе входят проверка отчетов кассира и реали­зация заложенной программы по получению бухгалтерских ре­гистров (в данном случае по счету 50). Эти регистры могут вос­производиться на дисплее, как и документы при вводе данных (в основном это относится к промежуточным данным), или рас­печатываться в виде машинограмм (итоговые данные по счету). Одновременно происходит накопление информации для смеж­ных участков учета и выходных данных на следующий месяц.

В итоге по счету 50 обеспечивается получение трех машино­грамм: ведомость аналитического учета по счету 50, вкладной лист кассовой книги и отчет кассира. Причем последние две ма­шинограммы составляются ежедневно по итогам движения средств в кассе за день. Эти машинограммы имеют одинаковое содержание и включают все реквизиты, предусмотренные фор­мой кассовой книги. Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке их возрастания с начала года.

После получения машинограмм (вкладной лист кассовой книги и отчет кассира) кассир проверяет правильность отра­женных в них записей, подписывает их и передает отчет касси­ра вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.

Вкладные листы кассовой книги хранятся у кассира. В кон­це года (или по мере необходимости) они брошюруются в хро­нологическом порядке. Общее количество листов за год заверя­ется подписями руководителя предприятия и главного бухгал­тера, после чего сформированная из машинограмм кассовая книга опечатывается.

Широко применяется и вариант с автоматизированным формированием первичной документации. В этом случае в бух­галтерии не выписывают ручным способом приходные и рас­ходные кассовые ордера. Первичные документы оформляются

116

путем заполнения соответствующих реквизитов на макетах форм документов, воспроизводимых на дисплее ЭВМ. Этот принцип широко используется и на других участках учета (учет материалов и т.д.). После этого документы распечатываются и передаются кассиру для исполнения. Дальнейший технологиче­ский процесс строится примерно таким же путем, как описано выше, с той лишь разницей, что в ИБ данные о документах вво­дятся непосредственно на стадии их оформления, т.е. процесс формирования документов и отражения их данных в ИБ ЭВМ совмещаются. Компьютерная форма учета создает широкие возможности для ведения в аналитическом разрезе многовалют­ного учета денежных средств. В каждую бухгалтерскую запись заносятся данные о виде валюты и сумма проводки дается как в рублевом, так и в инвалютном выражении (по соответствующим валютам). Имеющийся справочник валют включает данные о видах используемых валют, их курс на каждый отрезок времени с соответствующими изменениями его. Все это дает возмож­ность автоматически рассчитывать эквивалент в национальной валюте и курсовые разницы.

Параллельное ведение в аналитическом учете информации в разных валютах обеспечивается применением принципа "суб­конто", о котором упоминалось в конце I главы и более подробно будет идти речь в главе III.