9. Автоматизированные формы учета в сельском хозяйстве

Общие положения

В последние годы на сельскохозяйственных предприятиях все большее применение находят формы бухгалтерского учета, основанные на автоматизации учетных работ. В перспективе эти формы учета в сельском хозяйстве станут основными.

Для всех ручных форм бухгалтерского учета характерна об­работка информации от первичного документа до баланса путем последовательной регистрации данных в регистрах, получения итогов разных степеней и соответствующих записей в последу­ющий регистр после получения очередного итога. В результате неизбежны многократное дублирование данных, переписыва­ние полученных итогов из одного регистра в другой. Даже при наиболее прогрессивной из ручных форм учета — журнально-ордерной — допускается дублирование. Чтобы получить итог по какому-либо признаку, необходимо однородные операции сгруппировать в соответствующем регистре; для получения бо­лее общего итога производят другую группировку по получен­ным частным итогам и т.д.

Автоматизированные формы учета строятся на иных прин­ципах. Применение соответствующих вычислительных машин обеспечивает получение итогов разных степеней без переписы­вания данных из одного регистра в другой. Операции по одно­родным признакам группируются в процессе машинной обра­ботки информации. В результате создается возможность полу­чения итоговой информации непосредственно на основе обра­ботки исходных данных. Это принципиальное отличие автома­тизированных форм от ручных форм бухгалтерского учета. Единственный промежуточный этап — это перенос исходной информации из первичных документов на машинные носители. После этого возможно получение отчетных сводок непосредст-

72

Первичные документы

М ашинные носители информации

П реобразование информации на машинах

В ыходная информация (регистры машинно-ориентированных форм учета)

А втоматизированные формы учета позволяют в результате машинной обработки получать необходимые данные по всем счетам синтетического и аналитического учета вплоть до обо­ротного и сальдового баланса, т.е. благодаря машинной обра­ботке информации получают все регистры бухгалтерского учета, предусмотренные действующей системой учета.

Основные отличительные особенности автоматизированных

форм учета

Основные отличительные особенности автоматизирован­ных форм учета можно свести к следующим.

1. Автоматизация процесса обработки учетной информации. Весь технологический процесс обработки информации после ввода исходных данных в ЭВМ полностью автоматизирован. Использование различной периферийной техники и выходных терминальных устройств позволяет получать результатную ин­формацию в необходимых разрезах, определяемых системой

73

учета, и в соответствующей форме (машинограммы, видеограм­мы, в диалоговом режиме и др.).

Конструктивные особенности ЭВМ позволяют автоматизи­ровать как непосредственно процесс обработки информации с соответствующими вычислениями и получением итоговых дан-ных, так и логические операции по ведению учета: систематиза­ция данных по корреспондирующим счетам, контроль правиль­ности корреспонденции счетов, систематизация и накаплива­ние необходимых показателей и реквизитов с соответствующи­ми расчетами в требуемой системой учета последовательности и др. При этом полностью сохраняется основополагающий для бухгалтерского учета принцип двойной записи.

Автоматизация процесса обработки информации и логичес­ких операций по ведению учета обеспечивается за счет разра­ботки соответствующих программ.

2. Перенос данных первичного учета полностью на машин­ ные носители. Эта исходная информация, сформированная на магнитных носителях, составляет рабочие массивы информа­ ции для последующей машинной обработки на ЭВМ. Если про­ водить аналогию с формами учета, основанными на ручной об­ работке информации, то эти массивы заменяют различные жур­ налы и ведомости, в которых накапливается исходная информа­ ция для последующей обработки.

3. Принципиально новый порядок использования условно- постоянной информации и резкое сокращение на этой основе трудоемкости первичного учета и обработки информации. Если во всех предыдущих формах учета вся условно-постоянная ин­ формация сосредоточена в основном в первичных документах и наряду с переменной информацией используется при обработке каждого отдельного документа, то при автоматизированных формах учета условно-постоянная информация вводится в па­ мять ЭВМ; тем самым создается возможность ее многократного использования и освобождения первичных документов от рек­ визитов условно-постоянной информации. Массивы норматив­ но-справочной информации (НСИ), или справочные массивы, таким образом, приобретают весьма важное значение в системе обработки информации и как бы "вписываются" в качестве важной составной части в новую форму учета.

4. Принципиально новый порядок формирования промежу­ точной информации. При автоматизированных формах учета

74

промежуточная, так же, как и исходная информация формиру­ется непосредственно в ЭВМ на магнитных носителях. Для это­го на основе использования данных рабочих и справочных мас­сивов создаются различные промежуточные таксировочные и другие массивы информации, которые являются основой для преобразования и получения итоговой информации. Вся после­дующая обработка информации и получение необходимых ито­говых показателей строятся на основе систематизации, упоря­дочения и преобразования по заданной программе данных про­межуточных массивов, которые, как уже было отмечено, пред­ставляют собой своеобразные регистры учета (промежуточные), но без непосредственного визуального восприятия данных. При необходимости они могут быть "распечатаны" для зрительного восприятия.

5. Совершенствование системы кодирования информации. В принципе, при автоматизированной форме учета, особенно на первых этапах ее применения, используются те же коды, что и при таблично-перфокарточной. Вместе с тем изменение по­ рядка использования условно-постоянной информации суще­ ственным образом отражается на принципах кодирования. По­ скольку значительная часть условно-постоянной информации вводится в ЭВМ для многократного использования, возникает необходимость кодирования информации на разных уровнях: на уровне отдельных номенклатур и уровне их'совокупностей, зафиксированных в соответствующих классификаторах и вве­ денных в память машины. В развитие этого принципа все боль­ шее применение находит система кодирования хозяйственных операций в целом, т. е. когда все частные номенклатуры, в том числе и коды корреспондирующих счетов, записаны в памяти машины, а в документах ставится лишь код хозяйственной опе­ рации, на основании которого все остальные номенклатуры ус­ ловно-постоянной информации, включая и коды корреспонди­ рующих счетов, извлекаются из памяти машины при обработке информации.

6. Выдача результатной информации в виде машинных реги­ стров учета — машинограмм, а также и в других формах, опреде­ ляемых соответствующими программами (видеограммы, ин­ формация в диалоговом режиме, отчетные сводки и др.).

Машинограммы являются основным видом результатной ин­формации при автоматизированных формах учета. Они составля-

75

ются по итоговой информации, являющейся составной частью системы бухгалтерского учета (системная бухгалтерская инфор­мация). Видеограммы, основанные на получении нужных дан­ных на дисплее, применяются в случаях однократного использо­вания отдельных показателей учета либо для оперативных целей, либо для просмотра промежуточных результатов вычислений с целью внесения в них корректив. Получение информации в диа­логовом режиме также весьма важно для использования в опера­тивных целях различных промежуточных данных. Разумеется, все это обеспечивается на основе применения соответствующих программ обработки и систематизации информации.

В целом строение автоматизированных форм учета можно представить следующим образом. Получаемая исходная инфор­мация (зафиксированная в документах либо снимаемая с соот­ветствующих счетчиков) вводится в ЭВМ, где по заданной про­грамме формируются соответствующие массивы информации. После обработки этой информации на ЭВМ в требуемых систе­мой учета разрезах формируется результатная информация и выводится из ЭВМ в виде машинограмм, видеограмм, отчетных форм, в диалоговом режиме. Все это можно представить в виде следующей схемы преобразования информации.

				Исходная информация
	Ввод информации в ЭВМ и формирование информационных массивов
		Обработка информации в ЭВМ в требуемых системой учета разрезах
у		Вывод результатной информации из ЭВМ
/					У
Машинограммы					Диалог
			Видеограммы			Отчетные формы

76

I

В условиях автоматизированных форм учета пока неодно­значно решаются вопросы ввода в ЭВМ данных о корреспон­денции счетов. Укрупненно можно выделить два направления решения этих вопросов: первое - сохранение традиционной схемы ввода данных о корреспонденции счетов с каждого доку­мента и формирование на этой основе массивов информации по корреспондирующим счетам в составе переменной информа­ции (при этом для контрольных целей в ЭВМ заранее могут вво­диться данные с типовой корреспонденцией счетов по хозяйст­венным операциям); второе - ввод в ЭВМ данных о корреспон­денции счетов в составе нормативно-справочной информации, исключение этих данных из документов (вместо этого там ста­вится код соответствующей операции) и извлечение данных о корреспонденции счетов по соответствующим хозяйственным операциям из памяти ЭВМ при обработке информации. Второе направление является предпочтительным, так как резко снижа­ются количество информации, вводимой в ЭВМ, и трудоем­кость ее обработки, но оно требует большой подготовительной работы по переходу на машинную обработку, так как сопряжено с разработкой большого числа классификаторов условно-посто­янной информации для ввода ее в ЭВМ. Первое направление получило наибольшее распространение в вариантах автомати­зированных форм учета в промышленности; второе - применя­ется в вариантах автоматизированных форм учета в сельском хо­зяйстве.

При автоматизированных формах учета вся необходимая информация вводится в ЭВМ и формируется там в виде соответ­ствующей базы данных.

Компьютерная форма учета

Автоматизированные формы учета могут строиться на при­менении машин разных классов. В последние годы наиболее перспективным направлением развития автоматизированных форм учета стало применение в учетном процессе персональных ЭВМ, компьютеров непосредственно на рабочих местах в бух­галтерии на основе создания автоматизированных рабочих мест — бухгалтеров, оснащенных компьютерами.

Принципиальное отличием данного направления развития автоматизированных форм учета состоит в том, что информа-

77

ция обрабатывается не на вычислительной установке, а непо­средственно у пользователя, т.е. в хозяйстве, и, следовательно, отпадают все неудобства, связанные с обработкой информации за пределами хозяйства. В связи со сравнительно невысокой стоимостью компьютеров, технической надежностью, просто­той в эксплуатации, массовым выпуском применение их на ра­бочих местах в бухгалтерии становится вполне реальным уже в течение ближайших лет для большого числа сельскохозяйствен­ных предприятий.

При автоматизации учета на базе микропроцессорной тех­ники принципиально меняется порядок обработки информа­ции. Если раньше он строился по схеме бухгалтер — оператор — ЭВМ — оператор — бухгалтер (бухгалтер готовит информацию для обработки, комплектует пачки документов, оператор вво­дит информацию в машину, ЭВМ обрабатывает данные, опера­тор получает выходную информацию, бухгалтер использует по­лученные данные в качестве регистров автоматизированной формы учета), то теперь схема предельно упрощается: бухгалтер — ЭВМ — бухгалтер (бухгалтер сам вводит данные в ЭВМ, маши­на обрабатывает информацию, бухгалтер получает из ЭВМ не­обходимые выходные данные и использует их в учете). При та­кой системе снимается "синдром боязни ЭВМ", что создает не­обходимые субъективные предпосылки для широкого исполь­зования компьютеров в учетном процессе.

При автоматизации учета на базе компьютеров в бухгалте­рии создаются автоматизированные рабочие места, оборудован­ные микропроцессорными ЭВМ или видеотерминалами, под­ключенными к ЭВМ. Ввод данных в ЭВМ осуществляется либо с первичных документов, составляемых в подразделениях и по­ступающих в бухгалтерию, либо путем прямого ввода информа­ции в компьютер по специально разработанным макетам ввода с составлением в этом случае машинным способом и распечат­кой аналогов первичных документов. В сельском хозяйстве, где большинство операций совершается в производственных под­разделениях, предпочтительным является первый путь.

Ввод данных с первичных документов в компьютер может осуществляться по-разному.

Первый способ — с использованием машинного макета доку­мента. В этом случае на экране воспроизводится таблица в виде макета формы документа с реквизитами, которые нужно запол-

78

нить. В эту таблицу по каждому реквизиту с документа вводится необходимая информация. При этом реквизиты общего харак­тера (код предприятия, дата и др.) набираются только один раз.

Второй способ — без использования макета документа. В этом случае на экране вместо макета документа в определенной последовательности отражаются реквизиты, которые необходи­мо заполнить при переносе информации с документов. При этом на экране реквизиты документов размещаются один за другим в виде столбца. По мере заполнения они перемещаются и постепенно высвечиваются новые незаполненные реквизиты. Постоянные реквизиты, как и при первом способе, заполняют­ся только один раз в первой записи.

Третий способ — комбинированный. В этом случае, как и в первом, на экране воспроизводится макет документа. Внизу да­ется запись с реквизитами, которые необходимо ввести, и их значностыо. Заполненные данные по установленной команде (например, "перенос в макет") переносятся в макет документа и высвечиваются в нем на своих местах против соответствующих реквизитов.

Использование компьютеров в учетном процессе в бухгалте­рии первоначально начинается с отдельных участков учета, рас­полагающих наиболее объемной информацией — учет труда, учет материальных ценностей. После освоения этих участков на автоматизированную обработку информации переводится весь бухгалтерский учет в хозяйстве. При такой системе машины ис­пользуются не изолированно, а с помощью соответствующих устройств и средств связи объединяются в единую систему, функционирующую по сквозной программе. На каждом рабо­чем месте вводится исходная переменная информация в ком­пьютер (условно^постоянная, как и на больших машинах, вво­дится единовременно), затем информация обрабатывается по заложенным программам и выдается итоговая информация в виде либо машинограмм, либо промежуточных данных (видео­грамм). Системная связь применяемых на каждом рабочем мес­те машин обеспечивает взаимную увязку информации и получе­ние итоговых данных в целом по хозяйству с выходом на баланс.

Применение компьютеров в учетном процессе с охватом всех участков учетных работ в бухгалтерии практически приво­дит к развитию новой машинно-ориентированной формы учета. В отличие от таблично-автоматизированной ее называют ком-

79

/

пьютерной, или диалогово-автоматизированной, формой учета. Данная форма учета имеет значительные преимущества перед традиционной таблично-автоматизированной. Эти преимуще­ства сводятся к следующему: 1) отпадают громоздкая система взаимоотношений с вычислительными установками и все не­удобства для хозяйств, связанные с этим; 2) обеспечивается рез­кое снижение стоимости работ; 3) за счет использования ЭВМ непосредственно на рабочих местах создается возможность рав­номерного ввода данных в оперативном порядке по мере по­ступления документов; 4) широкое применение диалогового ре­жима¹ и тем самым оформление в регламентном режиме (в виде машинограмм) только итоговой информации, необходимой для системного учета; создается возможность по-новому строить аналитический учет, не только в многоуровневом разрезе, но и в независимых друг от друга аналитических разрезах — примене­ние так называемых счетов "субконто".