8. Журнально-ордерная форма учета в сельском хозяйстве

Общие положения

Основной формой бухгалтерского учета на сельскохозяйст­венных предприятиях при ручной обработке информации явля­ется журнально-ордерная. В настоящее время ее применяют практически все хозяйства, не перешедшие на компыотериза-

66

цию бухгалтерского учета. В сельском хозяйстве она строится в соответствии с общими принципами организации учета по этой форме в народном хозяйстве с отражением специфики деятель­ности сельскохозяйственных предприятий.

Начиная с 1995 г. для всех предприятий и организаций сис­темы АПК регистры журнально-ордерной формы учета унифи­цированы применительно к действующему плану счетов. В слу­чаях, когда на том или ином участке учета встречаются значи­тельные особенности, применяются специализированные реги­стры (например, учет выращиваемых и откармливаемых живот­ных на сельскохозяйственных предприятиях, учет расчетов с за­казчиками в подрядных строительных организациях и т. д.). Всего для предприятий АПК применяется 17 журналов-орде­ров, 52 ведомости сводного аналитического учета (из них на сельскохозяйственных предприятиях — 36), 5 реестров, 4 книги, листки-расшифровки, бухгалтерские справки, лицевые счета (производственные отчеты) подразделений и сводные.

Классификация регистров

Все журналы-ордера в зависимости от принятого в них по­рядка записей можно подразделить на 6 групп: 1) журналы-ор­дера по кредиту одного счета с ведомостями по дебету одного счета; 2) журналы-ордера по кредиту нескольких счетов с ведо­мостями по дебету счетов; 3) журналы-ордера по кредиту не­скольких счетов с вмонтированными таблицами (ведомостями) для аналитических данных; 4) журналы-ордера по кредиту одно­го или нескольких счетов и отдельно ведомости к ним для ана­литического учета; 5) журналы-ордера по большому числу сче­тов и отдельно ведомости, таблицы или лицевые счета для ана­литического учета к каждому счету; 6) журналы-ордера по одно­му балансовому счету с совмещением синтетического и анали­тического учета путем применения принципа линейно-позици­онной записи. Несмотря на такое разнообразие применяемых регистров, для журнально-ордерной формы учета характерен единый принцип записей: все журналы-ордера ведутся по кре­диту соответствующих счетов. Этим обеспечиваются стройность и последовательность записей в них.

Существует также несколько типов ведомостей, применяе­мых при журнально-ордерной форме учета. Широко использу-

5* 67

ются накопительные ведомости с позиционной записью. Боль­шое значение имеют ведомости для учета расходов в синтетиче­ском и аналитическом разрезах. Применяются также ведомос­ти, составляемые с целью контроля за правильностью итоговых показателей других ведомостей или журналов-ордеров.

В составе регистров журнально-ордерной формы учета име­ются также листки-расшифровки, .разработочные таблицы и Главная книга.

Листки-расшифровки применяются для группировки соот­ветствующих сумм в журналах-ордерах, вспомогательных ведо­мостях и других регистрах по субсчетам и статьям аналитичес­кого учета. Например, к журналу-ордеру листки-расшифровки могут открываться на каждый дебетуемый счет. Если в дебет рас­шифровываемого синтетического счета относят суммы с креди­та нескольких счетов, указанную расшифровку отражают в од­ном листке-расшифровке.

Записи в листках-расшифровках делают на основе сгруппи­рованных однородных документов итогами за день или за более продолжительный период. В необходимых случаях записи производят по данным отдельных документов с кратким пояс­нением содержания операций. По окончании отчетного месяца заполненные листки-расшифровки используют для соответст­вующих записей в журналах-ордерах, ведомостях или других ре­гистрах. После этого их приобщают к остальным документам, являющимся основанием для,записей в регистры журнально-ордерной формы учета.

Принцип построения регистров

Преобладающее большинство регистров журнально-ордер­ной формы учета построено исходя из двух основных принци­пов, характеризующих собой современную технику бухгалтер­ского учета при ручном его ведении: а) шахматная форма граф­ления учетных регистров; б) линейный способ записи в них хо­зяйственных операций.

Шахматное построение регистров дает возможность записы­вать операции по дебету и кредиту счетов за один рабочий при­ем, при этом сохранятся строгая последовательность отражения операций. Такое построение регистров позволяет также группи­ровать показатели по двум направлениям одновременно.

68

Линейно-позиционный способ записи дает возможность ор­ганизовать аналитический учет параллельно с синтетическим, часто обеспечивает совмещение этих видов учета, устраняет не­обходимость составления оборотных ведомостей, повышает оперативное значение аналитического учета и т. д.

При журнально-ордерной форме учета обобщающим синте­тическим регистром, с помощью которого составляют отчетный баланс, является Главная книга. Форма ее имеет некоторые осо­бенности. В связи с построением журналов-ордеров по кредито­вому признаку дебетовые обороты по каждому синтетическому счету рассредоточиваются по нескольким журналам-ордерам. Чтобы получить дебетовый оборот по счету, необходимо собрать эти суммы в одном месте. Такую функцию и выполняет Главная книга наряду с обычной функцией этого регистра — обобщения оборотов по всем синтетическим счетам.

Порядок записей в регистры

Совокупность регистров журнально-ордерной формы учета предполагает определенный порядок записей в них. Все регист­ры журнально-ордерной формы учета представляют собой лис­ты, изготовленные типографским способом. В некоторых жур­налах-ордерах имеются таблицы для накопления и группировки показателей по синтетическим и аналитическим счетам, что не­обходимо для нужд контроля, анализа и составления отчетности.

Типографское изготовление регистров с заранее предусмот­ренной номенклатурой показателей имеет важное организую­щее значение. Создается возможность для наиболее целесооб­разного распределения труда между отдельными исполнителя­ми и, что самое главное, для ведения учета по строго регламен­тированной системе.

Построение журналов-ордеров и других регистров и снабже­ние их отпечатанной типографским способом корреспонденци­ей счетов обеспечивают контроль за отражением хозяйственных операций и создают условия для предупреждения ошибочных записей. Важно также отметить, что в регистрах журнально-ор­дерной формы учета, где необходимо, приводятся соответст­вующие плановые и нормативные показатели. Это обеспечива­ет возможность использовать данные учетных регистров для контроля и анализа хозяйственной деятельности. Как пра-

69

вило, регистры журнально-ордерной формы учета содержат всю необходимую информацию для составления текущей и годовой бухгалтерской отчетности, а также некоторых форм оператив­но-статистической отчетности.

Основанием для записей в регистры журнально-ордерной формы учета являются типовые первичные документы. При не­большом количестве хозяйственных операций записи в журна­лы-ордера производят непосредственно из документов. Одно­временно для целей аналитического учета можно делать записи в листки-расшифровки. Данные документов, отражающих мас­совые хозяйственные операции, предварительно группируют либо в соответствующих ведомостях, либо в лицевых счетах. В конце месяца в этих регистрах подсчитывают итоги, которые используют для записей в журналы-ордера. После подведения итогов за месяц в журналах-ордерах производят взаимную свер­ку данных журналов-ордеров, а также других регистров. Окон­чательные итоги всех журналов-ордеров переносят в Главную книгу, на основе данных которой составляют баланс.

При журнально-ордерной форме учета важное значение имеет правильная организация труда работников учета и доку­ментооборота. Данная форма учета обеспечивает равномерную загрузку работников бухгалтерии в течение месяца, поскольку она построена на принципах непосредственного отражения со­вершаемых хозяйственных операций в учетных регистрах. При этой форме учета практически устраняется традиционное деле­ние этапов в учете ("проводка", "разноска") и соответственно отставание разноски данных в учетные регистры. Записи в учет­ные регистры вносят в течение месяца по мере поступления и обработки соответствующих документов. В конце месяца дела­ют лишь итоговые записи и перенос соответствующих данных в Главную книгу.

При журнально-ордерной форме учета важно организовать дело так, чтобы все первичные документы поступали в бухгалте­рию своевременно и не допускалась задержка записей в регист­ры. Надо стремиться к тому, чтобы все документы (за исключе­нием тех, которые группируются в соответствующих отчетах) поступали в бухгалтерию ежедневно.

Необходимо предусмотреть своевременное и равномерное поступление сводных_отчетов и особенно отчетов подразделе­ний, составленных по документам, которые предварительно

70

обрабатываются в структурных подразделениях хозяйства. При всех условиях каждый регистр журнально-ордерной формы уче­та в бухгалтерии должен заполняться постепенно на протяже­нии месяца.

Преимущества журнально-ордерной формы учета

В целом преимущества журнально-ордерной формы учета можно свести к следующим.

1. Значительное сокращение повторяемости учетных запи­ сей. Если при мемориально-ордерной форме учета для отраже­ ния данных в регистрах обычно производится 7—8 записей, то при журнально-ордерной форме учета система учетных записей значительно упрощается. Данные первичных документов обра­ батываются и группируются с получением конечной информа­ ции в основном в три этапа. Учетный процесс ускоряется и уп­ рощается, снижается его трудоемкость.

2. Предусмотрено широкое совмещение аналитического с синтетическим учетом, хронологических записей — с система­ тическими. В результате ликвидируется отставание аналитичес­ кого учета от синтетического. Синтетические данные во многих случаях вытекают непосредственно из аналитических записей.

3. Показатели регистров тесно увязаны с показателями от­ четности, что позволяет составлять практически почти все фор­ мы отчетности на основе итоговых данных текущего бухгалтер­ ского учета. Это значительно сокращает сроки составления от­ четности, делает ее более достоверной.

4. Многие регистры учета строятся таким образом, что в них наряду с фактическими данными приводятся и соответствую­ щие плановые показатели. Это значительно расширяет возмож­ ности для оперативного анализа хозяйственной деятельности.

5. Значительно облегчаются возможности текущего контро­ ля. Все первичные документы, относящиеся к какому-либо од­ ному журналу-ордеру, подбирают в отдельные папки и брошю­ руют в порядке последовательности записей в нем, поэтому лю­ бая запись в регистрах сразу же может быть документально про­ верена.

6. Создаются возможности для совершенствования труда счетных работников. Поскольку все учетные регистры строго регламентированы по аналитическим и корреспондирующим

71

счетам, имеются возможности для улучшения документооборо­та, более рационального разделения труда между счетными ра­ботниками и т. п. Все это повышает общую культуру учета и до­стоверность учетных данных.

венно на основе машинной обработки информации. Причем группировка по всем необходимым признакам выполняется также в процессе машинной обработки информации. Общую схему построения автоматизированных форм учета можно пред­ставить следующим образом.