4. Окно базы данных

Окно базы данных представлено на рисунке 2. В этом окне осуществляются все операции обработки входящих в базу объектов. Их перечень отражен в правой части окна базы данных. При создании новой базы данных список объектов в каждом объекте пуст. Закрытие окна БД приводит к закрытию самой базы.

Рис. 2. Окно базы данных

В базе данных Access можно создавать различные объекты. Различают следующие типы объектов:

Таблица — набор данных по конкретной теме. В БД Microsoft Access все данные хранятся в виде таблиц, которые являются основным объектом в базе данных. Данные таблицы хранятся в записях (строках), состоящих из отдельных полей (столбцов). Для каждой таблицы можно определить первичный ключ (одно или несколько полей, имеющих уникальные для каждой записи значения) и один или несколько индексов, ускоряющих доступ к данным.

Запрос позволяет выбрать из БД только необходимую информацию, т.е. ту, которая соответствует определенному условию и нужна для решения определенной задачи.

Форма предназначены, в основном, для ввода данных, отображения их на экране или управления работой приложения и представляет собой бланк, подлежащий заполнению, или маску-формуляр, позволяющую ограничить объем информации, доступной пользователю.

Отчет предназначен для форматирования, вычисления итогов и печати выбранных данных. Перед выводом отчета на принтер его можно предварительно просмотреть на экране.

Страницы предназначены для создания эффективных страниц доступа к данным (Web – страницы).

Макрос автоматизирует выполнение конкретной операции БД без программирования.

Модуль содержит программы на языке Visual Basic, применяемые для настройки, оформления и расширения БД.

Таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули - это самостоятельные объекты, сохраняющиеся в общем файле базы.

5. Этапы проектирования базы данных

Прежде чем приступить к созданию таких объектов базы данных, как таблицы, формы и отчеты, нужно разработать их проект. Главное назначение проекта – выработка четкого пути, по которому нужно следовать при его реализации. База данных – достаточно сложный объект, и время, затраченное на ее планирование, может значительно сократить сроки ее разработки. Отсутствие продуманной структуры базы данных приводит к необходимости постоянной переделки и перенастраиванию объектов базы данных.

Проектирование базы данных целесообразно начать с разработки эскиза объектов, которые потребуются для получения результата. Затем необходимо определить связи между объектами и сформулировать более конкретные требования, налагаемые на эти связи.

При разработке эскиза необходимо ответить на следующие вопросы:

• Какими данными мы располагаем?

• Какие таблицы необходимо создать?

• Какой тип данных должны иметь поля таблиц?

• Как эти таблицы будут связаны друг с другом?

• Какую информацию необходимо получить из форм и отчетов?

• Какие запросы необходимы для создания форм и отчетов?

• Нужны ли в запросах вычисляемые поля?

• Какие макросы могут быть созданы для автоматизации работы с базой данных?

Законченный план должен содержать подробное описание каждого отчета, формы, таблицы и запроса, а также связей между ними.

В процессе создания отдельных объектов следует каждый объект тщательно протестировать с проверочными данными. В качестве тестовых данных лучше использовать короткие имена и целые числа. Это позволит определить ошибки на более ранних стадиях разработки базы данных. Общее проектирование предусматривает этапы создания проекта базы данных от концепции до реального воплощения.

Следуя теории Кодда (создатель теории реляционных баз данных), который доказал, что при создании таблиц и связей между ними необходимо следовать только немногими формальными правилами, это позволит обеспечить простоту манипулирования данными. Его методика получила название нормализация данных. Поэтому таблицы должны отвечать для небольших баз данных трем нормальным формам.

Первая нормальная форма. Таблица находится в первой нормальной форме, если значения всех ее полей атомарные, и в ней отсутствуют повторяющиеся группы полей. Например, если в базе данных есть поле Ф.И.О., то его нужно разбить на три поля: Фамилия, Имя, Отчество или поле Адрес нужно разбить на поля: Улица, Дом, Квартира. Кроме того, для названий улиц лучше создать отдельную таблицу – таблицу-справочник, которая может иметь следующий вид:

Таблица 1

Код улицы	Название	Признак адреса
111	Воронежский	проезд
112	Воронежское	шоссе
155	Карла Маркса	улица

Тогда в основной таблице, вместо названия улицы в поле будет вводиться код улицы. Это позволит избежать различные варианты записи названий улиц. Например, К. Маркса, Карла Маркса, КАРЛА МАРКСА и т.д. А это приведет к невозможности правильного выбора. например, по запросу, проживающих по улице Карла Маркса. Кроме того, эта таблица-справочник легко позволит быстро изменить название улицы при ее переименовании во всей базе данных. Для этого нужно изменить ее название только в одной таблице – таблице-справочнике.

Вторая нормальная форма. Таблица находится во второй нормальной форме, если она удовлетворяет условиям первой нормальной формы и любое неключевое поле однозначно идентифицируется полным набором ключевых полей. Понятие ключевого поля будет рассмотрено далее в разделе 7.1.2.

Третья нормальная форма. Таблица находится в третьей нормальной форме, если она удовлетворяет условиям первой и второй нормальной формы и ни одно из неключевых полей таблицы не идентифицируется с помощью другого неключевого поля.