16. Обмен данными

MS Access позволяет осуществлять обмен данными с другими СУБД и с другими базами данных MS Access, с программами paботы с электронными таблицами (Excel и Lotus), а также импортировать и экспортировать данные из текстовых файлов. Kpoме того, с помощью этих средств можно копировать объекты из одной базы данных MS Access в другую.

16.1. Экспорт данных

Экспорт данных позволяет использовать информацию, сохраненную в Access-базе данных при работе с другой программой;

1. В окне базы данных выберите из списка таблицу, которую предполагается экспортировать.

2. Выберите команду Файл > Сохранить как > Экспорт или команду Файл из контекстного меню.

3. В открывшемся окне Сохранение объекта выберите опцию Во внешнем файле или базе данных.

4. Нажмите ОК.

5. В открывшемся окне диалога Сохранение объекта: Таблица и укажите тип файла, выберите устройство и папку, в которую предполагается поместить таблицу, а также имя таблицы.

6. Нажмите кнопку Экспорт.

7. В открывшемся окне диалога укажите необходимые опции.

8. Нажмите ОК. Таблица будет сохранена в новом файле указанного типа.

16.2. Импорт данных

MS Access может считывать данные, представленные в другом формате, и сохранять их в новой таблице данных:

1. В окне базы данных, в которую предполагается импортировать таблицу, перейдите на объект Таблицы и нажмите кнопку Создать. Для того, чтобы приступить к импорту или связыванию, можно выполнить команду Файл > Внешние данные с последующим выбором опции Импорт или Связь с таблицами.

2. Выберите Импорт таблиц и нажмите кнопку ОК.

3. В окне диалога Импорт в поле «Тип файлов» выберите тип импортируемых данных MS Access, укажите папку с БД MS Access, из которой будет осуществлен импорт таблицы.

4. Выберите Файл и нажмите кнопку Параметры. При импорте могут быть скопированы связи, установленные между таблицами. Укажите, следует ли копировать всю таблицу или только ее структуру.

5. Выделите одну или несколько таблиц для импорта.

16.3. Связь с таблицами

Для установления связи между исходным файлом и таблицей, к сохраненной во внешних по отношению к MS Access форматах, используется специальная связь с таблицами. Связанные таким образом таблицы можно одновременно обрабатывать как в MS Access, так и во внешних приложениях.

1. В окне базы данных, с которой предполагается связать таблицу, перейдите на объект Таблицы и нажмите кнопку Создать.

2. Выберите Связь с таблицами и нажмите кнопку ОК.

3. В открывшемся окне диалога укажите тип связываемых файлов (например, Microsoft Excel для установки связи с электронной таблицей) и папку, в которой находится файл для связи.

4. Выберите файл и нажмите кнопку Связь. MS Access запустит Мастер связывания таблиц.

17. Вывод на печать таблиц, запросов, форм и отчетов

17.1. Предварительный просмотр

Для выполнения предварительного просмотра:

1. Выберите команду Файл > Предварительный просмотр или кнопку Просмотр панели инструментов.

2. Нажмите кнопку Закрыть панели инструментов, для выхода из режима просмотра.

17.2. Запуск процесса печати

Для запуска процесса печати:

1. Выберите команду Файл > Печать. или командную кнопку Печать панели инструментов.

2. Если необходимо, укажите диапазон печатаемых страниц и желаемое число копий в текстовом поле «Число копий». Запустите печать кнопкой ОК.

18. Использование справочной системы

MS Access включает в себя систему справок, доступ к которой может быть осуществлен несколькими способами (рис. 9):

Чтобы получить справку по данной теме или функции	Нужно в меню Справка выбрать команду Вызов справки
во время работы в окне или в диалоге	нажать клавишу <F1> или выбрать кнопку Справка в диалоговом окне
о конкретной команде, инструменте или другом элементе экрана	щелкнуть на кнопке с вопросительным знаком Справка панели инструментов, а затем на команде, инструменте или другом элементе экрана

Рис. 9. Доступ к системе справок

Упражнение 5

1. Создайте еще одну БД.

2. Используя импорт данных, поместите в нее таблицу «Товары1», форму, созданную в результате выполнения четвертого задания предыдущего упражнения и запрос на обновление сезонных скидок.

3. Создайте макрос, позволяющий при каждом новом открытии этой БД открывать форму с данными о телевизорах.

4. Откройте БД, содержащую информацию о товарах и их поставщиках.

5. Используя экспорт данных, поместите таблицу «Поставщики» в созданную в этом упражнении БД и перейдите в нее.

6. Создайте запрос на отображение данных о названиях товаров, их марке, ценах и названиях фирм, поставляющих эти товары.

7. На основе этого запроса создайте простую форму.

8. Создайте макрос, позволяющий в созданной форме фильтровать записи по названиям товаров.

9. Поместите в созданную простую форму кнопку, при нажатии на которую будет выполняться этот макрос.

Вопросы для самопроверки

1. Из каких объектов может состоять БД MS Access?

2. В каком виде хранятся все данные в БД MS Access?

3. Из чего состоит таблица БД?

4. Из каких основных этапов состоит создание таблицы БД?

1.1Я каких целей служит каждый из них?

5. Какую роль выполняет ключевое поле в таблице?

6. Каким образом можно добавить поле (столбец) в таблицу?

7. В каком режиме осуществляется ввод записей?

8. Для каких целей используются формы?

9. Можно ли изменить порядок следования записей, например, по алфавиту?

10. Для каких целей используется фильтрация данных?

11. В каких случаях может быть применена команда Скрыть столбцы?

12. В каких случаях может быть применена фиксация столбцов?

13. Для каких целей используются отчеты?

14. Каким образом устанавливаются связи между таблицами?

15. Какие существуют типы связей между таблицами?

16. Для каких целей используются запросы в БД?

17. Какие типы запросов позволяет выполнять MS Access?

18. Какие преимущества по сравнению с обычным запросом на выборку предоставляет запрос с параметром?

19. Какие типы запросов позволяют получить новые данные на основе базовых таблиц?

20. Какие типы запросов приводят к изменению данных в базовой таблице?

21. В каких случаях следует использовать запрос на создание таблицы?

22. В каких случаях следует использовать запрос на обновление данных?

23. В каких случаях следует использовать запрос на добавление?

24. В каких случаях следует использовать запрос на удаление описей?

25. На основе какого количества таблиц или запросов можно создать форму?

26. На основе какого количества таблиц или запросов можно создать отчет?

27. Какие элементы может содержать окно формы или отчета?

28. В каком режиме осуществляется создание элементов окна?

29. Могут ли в формах или в отчетах содержаться данные, основанные на вычисляемых выражениях?

30. В каком режиме создаются вычисляемые поля?

31. Для каких целей используется Построитель выражений?

32. Для каких целей используются макросы?

33. Может ли макрос содержать более одного действия (макрокоманды)?

34. Какие существуют методы выполнения макросов?

35. Какие способы обмена данными существуют в MS Access?

36. Какие способы получения справочной информации существуют в MS Access?