1. Створення звіту за допомогою майстра:
Звіти
створюються при виборі значка
Reports
(Звіти) у списку Objects (Об'єкти) вікна бази
даних шляхом натиску кнопки New (Створити
новий) на панелі інструментів. На екрані
з'являється діалогове вікно "Новий
звіт", де пропонується вибрати
потрібний майстер.
Рис.1. Діалогове вікно "Новий звіт"
Назва Опис
Design View--------------Режим конструктора
Report Wizard------------Чарівник створення звіту
АutoReport: Columnar----Автозвіт у вигляді бланку
AutoReport: Tabular -----Автозвіт у вигляді таблиці
Chart Wizard ------------Чарівник створення діаграми
Label Wizard-------------Чарівник створення наклейок
Виберіть Чарівник створення звіту і натисніть кнопку OK.
Виберіть таблицю чи запит, що містять дані для звіту.
Рис.2. Майстер звіту. Вибір джерела записів
Виберіть рівні групування.
Рис.3. Майстер звіту. Вибір рівнів групування
Якщо вибраних полів не більше двох, то групування не доступне.
Виберіть порядок записів.
Рис.4. Майстер звіту. Порядок записів
Виберіть спосіб розміщення полів.
Рис.5. Майстер звіту. Розміщення полів
Виберіть стиль звіту.
Рис.6. Майстер звіту.Стиль
Вкажіть назву звіту.
Рис.7. Майстер звіту. Встановлення назви звіту
В результаті майстер створює звіт, який можна змінити його в режимі конструктора.
Рис.8. Звіт створений за даними таблиці
Якщо звіт створюється на основі декількох таблиць або на основі запиту, побудованому на основі кількох таблиць, на другому кроці майстер звіту пропонує вказати вигляд звіту.
Рис.9. Майстер звіту. Вигляд
Дані можуть відображатися у підпорядкованому або в звичайному табличному вигляді.
Рис.10. Звіт на основі запиту
Якщо існують числові або грошові поля, то майстер на етапі визначення порядку записів дозволяє вказати додаткові обчислення для таких полів.
Рис.11. Майстер звіту. Підсумки
Допускається використання функцій Sum (Сума), Avg (Середнє), Min (Мінімальне), Max (Максимальне).
В групі Show (Показувати) встановлюється показ усіх значень полів разом з підсумками (Detail and Summary) чи тільки підсумкових значень (Summary Only).
Установка Calculate percent of total for sums видає відсоток суми від загальної суми.
Рис.12. Звіт з підсумками на основі запиту
2. Відкриття звіту:
У вікні бази даних клацніть значок Reports (Звіти) у списку Objects (Об'єкти).
Виберіть ім'я звіту, що потрібно відкрити.
Натисніть на панелі інструментів вікна бази даних кнопку Design (Конструктор), щоб відкрити звіт у режимі конструктора, чи кнопку Preview (Перегляд), щоб відкрити звіт у режимі попереднього перегляду.
Порада. Можна також відкрити звіт у режимі попереднього перегляду, перетягнувши його з вікна бази даних у робочу область прикладної програми Microsoft Access.