Коммуникации организационного характера

Внутренние

Формальные

Неформальные

Горизонтальные

Вертикальные

Межуровневые

Руководитель –

подчиненный

Рис.5.1. Схема коммуникаций организационного характера

5.3. Процесс коммуникаций

Основная цель коммуникационного процесса — обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т. е. сообщений. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей. Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и условия его эффективности, следует иметь представление о стадиях процесса, в котором участвуют двое или большее число людей. Итак, под коммуникационным процессом понимают обмен информацией между двумя или более людьми. Процесс коммуникации осуществляется следующими субъектами:

---отправитель – лицо, рождающее информацию и передающее ее;

---сообщение – информация, закодированная отправителем;

---канал связи – средство передачи закодированной информации;

---получатель – лицо, которому предназначена, передаваемая информация.

Процесс передачи информации состоит из нескольких этапов:

---зарождение сообщения (идеи). В организациях источником коммуникации обычно являются сотрудники со своими идеями, намерениями, информаци­ей и целью коммуникации.

---кодирование. Это перевод идей источника коммуникации в систе­матический набор символов, на язык, выражающий его цели. функ­ция кодирования — обеспечение формы, в которой идеи и цели могут быть выражены как передача сигналов.

---передача сигнала. Цель источника коммуникации выражена в виде сигнала, форма которого зависит в значительной мере от используе­мого канала.

---канал связи. Каналы относятся к передаточным механизмам от источ­ника коммуникации к получателю информации. В организациях это может быть устное обращение друг к другу, телефонные разговоры, неформальные связи, групповые собрания и др.

---прием-расшифровка. Чтобы процесс коммуникации был завершен, необходимо, чтобы сигнал был расшифрован. Каждый получатель информации интерпретирует (расшифровывает) сигнал, используя опыт и предлагаемые рекомендации. Чем ближе закодированный сиг­нал к цели, поставленной источником, тем более эффективна комму­никация.

---обратная связь. Источник коммуникации надеется, что его сиг­нал будет иметь высокую степень точности. Поскольку точность сиг­нала редко совершенна, желательно обеспечение обратной связи в коммуникационном процессе. Односторонняя связь является более оперативной, чем двусторонняя. Однако двусторонняя связь гораздо более точная. С помощью обратной связи ру­ководитель может оценить, насколько эффективно он осуществляет коммуникацию, а также повысить точность сигналов в будущих ком­муникациях.

---«шум». В деятельности организации к шумам относятся: отвлечения; неправильная интер­претация со стороны получателя или источника; раз­личные значения, придаваемые одной и той же информации различными людьми; статусное различие между ру­ководителями и подчиненными в восприятии организационной дис­танции, вследствие чего расширяется коммуникационный разрыв между ними; получатель информации слышит только то, что хочет услышать.

Проблемы, снижающие эффективность процесса коммуникации, часто связаны с различием в восприятии сотрудниками одной и той же информации. Эти различия часто носят психологический характер. Наиболее существенными межличностными коммуникационными барьерами являются:

---преграды, обусловленные восприятием;

---семантические барьеры (разные символы кодировки имеют разное значение для различных людей);

---невербальные преграды;

---плохая обратная связь между отправителем и получателем информации;

---неумение слушать;

---субъективная оценка;

---слабые навыки делового общения.

Коммуникационные проблемы возникают вследствие следующих обстоятельств, сложившихся в организации:

---слабая мотивация сотрудников;

---плохая взаимная информированность работников о состоянии дел, как у отдельных сотрудников, так и в организации в целом;

---низкий морально – нравственный климат в организации;

---безответственность работников.

Помимо проблем в межличностных контактах, имеющих психологическую природу, часто приходится сталкиваться с трудностями организационного характера. К ним относятся:

---необходимость фильтрации информации (упрощение и т.д.);

---перегрузка каналов связи;

---нерациональная организационная структура управления (лишние уровни, дублирование функций и т.д.).

Наличие проблем в коммуникационных отношениях ведет к следующим негативным последствиям, влияющим на эффективность работы организации в целом:

---нечеткость постановки целей и задач развития организации;

---неудовлетворительный контроль за процессом управления;

---плохая координация деятельности организации в целом;

---низкая эффективность хозяйственной деятельности.