- •Мид россии
- •(Фбуспо Колледж мид России) Кафедра специальных и общепрофессиональных дисциплин
- •Введение
- •1. Теоретическая часть
- •1.1. Понятия и сущность официальных документов
- •1.2. Функции официального документа
- •1.2.1. Информационная функция
- •1.2.2. Социальная функция
- •1.2.3. Коммуникативная функция
- •1.2.4. Культурная функция
- •1.3. Специальные функции документа
- •1.3.1. Управленческая функция
- •1.3.2. Политическая функция
- •1.3.3. Правовая функция
- •1.3.4. Функция исторического источника
- •1.3.5. Функция учёта
- •1.3.6. Познавательная функция
- •1.4. Анализ свойств документа
- •1.4.1. Юридическая сила документа
- •1.4.2. Оригинальность документа
- •1.4.3. Подлинность документа
- •1.4.4. Копийность документа
- •2.Практическая часть
- •«Меридиан–консалтинг»
- •Расписка
- •Расписка
- •«Рубин»
- •Заключение
- •Список использованной литературы
1.3.5. Функция учёта
Функция, которая необходима не только для решения многообразных хозяйственно-экономических задач, но также и для управления в целом социально-политическими, демографическими и другими процессами в обществе. Эта функция находит отражение прежде всего в бухгалтерской, статистической, плановой, отчётной документации, она дает не качественную, а количественную характеристику информации;
1.3.6. Познавательная функция
Функция, которая отражает связь документированной информации с социальным познанием. Эта функция присуща прежде всего научной документации, поскольку целью научного познания является получение новой информации. При этом фиксация знаний на материальном носителе производится не ради самого знания, а прежде всего в практических целях, в частности, для понимания и успешного решения многообразных проблем развития общества;
В последнее время весьма актуальной стала проблема защиты информации. В результате некоторые документоведы не без оснований включили в состав функций официального документа также и функцию защиты информации.
Указанные функции имеют интернациональный характер и определяют основные правила составления и оформления документов. Автор документа, как правило, наделяет его какой-то одной функцией, объективно же этот документ несёт и иные функции, и с течением времени удельный вес той или иной функции изменяется. Перечисленные функции можно подразделить на функции оперативного характера, время действия которых ограничено, и на постоянно действующие функции.
1.4. Анализ свойств документа
Вопрос о свойствах документа – один из самых сложных в его анализе. Поэтому, прежде чем приступить к такому анализу, необходимо уточнить значение понятия «свойство». Толковый словарь определяет свойство как качество, признак, составляющий отличительную особенность чего-нибудь.
В различных подходах к решению данного вопроса к свойствам документа относят форму и размеры, физический и информационный объем, информационную ёмкость, информативность, «социальные качества», унификацию, оперативность и ретроспективность5.
Исследование свойств документа, преимущественно, сводится к анализу свойств информации. Документ же являет собой единство носителя, информации и формы её записи, которая определяет цель создания, назначение и функционирование документа. Поэтому надо изучать свойства документа как целостного объекта: информационного, материального и социального. Принято выделять несколько основных свойств документа, которые характеризуются соответствующими признаками: юридическая сила, оригинальность, подлинность, копийность.
1.4.1. Юридическая сила документа
Это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления. Это значит, что орган управления, выпускающий документ, обязан соблюдать при его подготовке: действующие нормы законодательства; издавать документы только в пределах своей компетенции; соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.
Юридическая сила документа – это свойство быть подлинным доказательством тех фактов, событий и действий, которые отражены в документе.