1.2. Функции официального документа

Существует около 60 видов управленческих документов. Служебные документы делятся на несколько больших групп по своему функциональному значению:

1. личные – заявление, автобиография, резюме, доверенность, расписка и др.;

2. директивные и распорядительные документы – приказ, распоряжение, решение;

3. административно-организационные – устав, положение, должностная инструкция;

4. информационно-справочные – акт, справка, докладная записка, протокол;

5. деловые письма – письмо-запрос, письмо-напоминание, письмо-отказ и др.;

6. финансовые и учетные документы – платежные ведомости.

Все официальные документы подразделяют на:

1. управленческие;

2. научные;

3. технические;

4. технологические;

5. производственные и др.

Управленческие документы составляют основу документации организации и являются объектом делопроизводства.

В состав управленческой документации входят следующие :

1. организационная;

2. распорядительная;

3. информационно-справочная;

4. по личному составу;

5. плановая.

Как уже было сказано, любой официальный документ одновременно выполняет несколько функций. Среди функций выделяют общие и специальные. К общим функциям документа относятся:

1.2.1. Информационная функция

Определяется потребностью запечатления информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа – необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности. Информацию, содержащуюся в документах можно подразделить на ретроспективную (относящуюся к прошлому), оперативную (текущую), перспективную (относящуюся к будущему). Существуют и другие классификации информации. Например, разделение на первичную и вторичную; по жанрам; видам; носителям и прочие. Каждый документ имеет информационную емкость (или информационный потенциал), т.е. количество и качество информации.

Информационная емкость характеризуется такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, её полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ;

1.2.2. Социальная функция

Документ является социально значимым объектом, поскольку порождён той или иной социальной потребностью. Документ также сам может влиять на социальные отношения в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причём может не только стимулировать развитие социальных процессов, но и тормозить их;

1.2.3. Коммуникативная функция

Документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между учреждениями. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться.

Можно выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная функция:

1. документы, ориентированные в одном направлении (законы, указы, распо­ряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.);

2. документы двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.);