Мид россии

федеральное бюджетное учреждение среднего профессионального образования

КОЛЛЕДЖ МИНИСТЕРСТВА ИНОСТРАННЫХ ДЕЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

(Фбуспо Колледж мид России) Кафедра специальных и общепрофессиональных дисциплин

Цикловая комиссия по документационному обеспечению управления и архивоведению

Самойленко Иван Владимирович

АНАЛИЗ ФУНКЦИЙ И СВОЙСТВ ОФИЦИАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА

Выпускная квалификационная работа по специальности 034702 Документационное обеспечение управления и архивоведение студента 34 группы (очная форма обучения)

Руководитель работы Иванова Наталья Петровна

Москва 2013

ОГЛАВЛЕНИЕ

Введение	3
Теоретическая часть	5
Понятия, сущность и виды официальных документов	6
Функции официального документа	9
Информационная функция	10
Социальная функция	10
Коммуникативная функция	11
Культурная функция	11
Специальные функции документов	12
Управленческая функция	12
Политическая функция	12
Правовая функция	12
Функция исторического источника	13
Функция учёта	14
Познавательная функция	14
Анализ свойств документа	15
Юридическая сила документа	15
Оригинальность документа	16
Подлинность документа	17
Копийность документа	17
Практическая часть	19
Заключение	30
Список использованной литературы	31

Введение

Документы используются ежедневно в жизни каждого человека, но лишь малая часть людей знает определение слова «документ», лишь не многие имеют представление об истории создания документов и реформ, которым они подвергались.

Документы являются объектом исследования многих научных дисци­плин. Поэтому содержание понятия "документ" многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется.

Термин «документ» ввел в русский язык Пётр I, он объяснил его понятие как «письменное свидетельство и доказательство». Рассмотрим три опре­деления этого термина. В толковом словаре С.И. Ожегова читаем: «Документ – деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо». Обратимся к словарю В.И. Даля: «Документ – всякая важная деловая бумага». И, наконец, современное определение: «Документ – материальный (электрон­ный) объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве».

Анализ последовательных определений термина «документ» позволяет выделить три основных формулировки:

• «документ» – материальный объект;

• «документ» – носитель информации;

• «документ» – документированная информация.

В экономически развитых странах уделяется большое внимание организации работы с информацией и документами. Например, в США принят и действует "Закон о документе".

В нашей стране принят закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", которым установлены правовые нормы создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и представления информации¹.

Создание законодательной основы использования информации является фактом существенного изменения отношения общества к организации инфор­мационных ресурсов, осознания того, что информация и документ как её носитель влияют на функционирование различных структур и в конечном итоге приводят к достижению экономических результатов.

Актуальность данной работы заключается в том, что документы являются важнейшим носителем информации во многих областях деятельности человека, отраслях знаний, сферах жизни.

Целью выпускной квалификационной работы является анализ функций и свойств официального документа.

Задачи выпускной квалификационной работы:

• дать определение понятию «официальный документ»;

• рассмотреть виды официальных документов;

• изучить функции официальных документов;

• проанализировать свойства официального документа.

Структура выпускной квалификационной работы: введение, теоретическая часть, практическая часть, заключение, список использованной литературы.