Краткая характеристика системы paydox
PayDox — система электронного документооборота и управления бизнес-процессами. Система PayDox изначально создавалась с целью помочь предприятиям структурировать и совершенствовать их бизнес-процессы и работу с документами. PayDox — это реализованный на web-технологиях корпоративный портал позволяющий обеспечить электронный документооборот в организации, оптимизировать управление бизнес-процессами и автоматизировать коллективную работу сотрудников. PayDox позволяет комплексно автоматизировать как подготовку и обработку документов, сопровождающихся задачами, поручениями и работами, так и бизнес-процессы, сопровождающиеся обработкой документов (рисунок 6). Последовательность обрабатываемых документов и задач гибко настраивается имеющим полномочия пользователем и при необходимости может быть дополнена либо изменена по ходу работы.
Рисунок 6. Бизнес-процесс в системе PayDox
Система PayDox позволяет осуществлять сканирование и просмотр бумажных документов одним нажатием кнопки. Также одним нажатием кнопки сканированные документы отправляются на сервер системы и присоединяются к карточке документа. При необходимости может быть организован потоковый ввод документов для сканирования и загрузки на сервер системы.
Кроме собственно функциональности управления документами, поддержки коллективной работы и управления бизнес-процессами, в системе PayDox существует функция управления записями. Она позволяет любому корпоративному документу, или, в более широком смысле, любому требующему учета факту либо событию поставить в соответствие запись (набор информационных реквизитов) в корпоративной базе данных, и далее с помощью стандартных средств системы обеспечить ведение этой информации пользователями и получение необходимой отчетности. Именно функциональность управления записями и позволяет начать структуризацию корпоративной информации и бизнес-процессов на тех участках деятельности, которых автоматизация еще не коснулась — и делать это, используя стандартные, одинаковые для всех пользователей интерфейсы ввода данных, сохраняя полученную информацию в централизованной базе данных системы.
Еще одной важной функцией системы является управление взаимоотношениями с клиентами. Она позволяет вести историю взаимоотношений с партнерами и клиентами, хранить информацию о компаниях-партнерах и клиентах, их сотрудниках и контактных лицах, осуществленных контактах по телефону, факсу или e-mail, осуществлять рассылку информации партнерам и клиентам, предоставлять партнерам и клиентам доступ к некоторым документам и этапам корпоративного документооборота и корпоративных бизнес-процессов для обеспечения их оперативного информирования, (например, о состоянии заказа).
Система PayDox не только может обеспечить совместимость с уже имеющимися на предприятии системами и программами, но может использоваться как средство интеграции как уже существующих на предприятии систем и программ, так и приобретаемых или разрабатываемых в будущем. Такая интеграция может быть обеспечена как на уровне центральной SQL — совместимой базы данных, так и на уровне межпрограммного обмена в режиме реального времени либо файлового обмена. Открытая архитектура PayDox позволяет встраивать в систему любые дополнительные функции. Возможность выгружать и загружать описания документов и бизнес-процессов в XML-формате позволяет осуществлять обмен информацией между PayDox и другими используемыми на предприятии приложениями. Система управления документами PayDox интегрирована с MS Office - пользователь получает из системы на свой компьютер полностью готовые документы MS Word, MS Excel с уже проставленными данными из карточек документов, также получает в MS Outlook Express e-mail уведомления содержащие ссылки на нужные документы. Документ MS Word, MS Excel можно отправить в PayDox простым нажатием кнопки — он сразу попадает в интегрированную СЭД предприятия, что исключает необходимость поиска документов на локальных компьютерах пользователей. В системе PayDox существует сбалансированная система показателей. Она позволяет построить систему мониторинга и анализа информации, содержащейся в обрабатываемых документах.