ВВЕДЕНИЕ 5
1 ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ 7
1.1 ЗАО «Соединитель» 7
1.2 Автоматизация деятельности предприятия 8
1.3 Электронный документ и электронный документооборот. Системы электронного документооборота. 12
1.4 Классификация СЭД 17
1.5 Жизненный цикл документа 19
1.6 Согласование документов в СЭД 22
1.7 Работа с шаблоном документа 24
1.8 Стандарты в области СЭД 25
1.9 Проблемы при внедрении СЭД 27
1.9.1 Проблемы, связанные с «человеческим фактором»: 27
1.9.2 Проблемы, связанные с объективными факторами: 29
1.9.3 Проблемные задачи начала внедрения 31
а) Придание электронному документу юридической силы 31
б) Взаимодействие с внешним миром 32
в) Миграция существующих документов 33
1.9.4 Особенности внедрения СЭД по отраслям 34
2 ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ 38
2.1 Обзор СЭД на российском рынке 38
2.1.1 Краткие характеристики системы Directum 39
2.1.2 Краткие характеристики системы DocsVision 43
2.1.3 Краткие характеристики системы Globus Profeccional 47
2.1.4 Краткая характеристика системы PAYDOX 49
2.1.5 Краткая характеристика системы «БОСС-референт» 52
2.1.6 Краткая характеристика системы ДЕЛО-Предприятие 54
2.1.7 Краткая характеристика системы Евфрат-Документооборот 57
2.1.8 Краткая характеристика системы «Питерсофт: Управление процессами» 59
2.1.9 Краткая характеристика системы «Мотив» 62
2.2 Сравнение общих характеристик выбранных СЭД 64
2.3 Определение соотношения «цена-функциональность» 73
3 ОРГАНИЗАЦИОННО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ РАЗДЕЛ 75
3.1 Расчет проектно-конструкторских затрат 75
3.1.1 Материалы и ПКИ 75
3.1.2 Расходы на оплату труда 75
3.1.3 Отчисления на социальные нужды 77
3.1.4 Командировочные расходы 77
3.1.5 Накладные расходы 77
3.1.6 Затраты по работам, выполняемым сторонними организациями и предприятиями 78
3.1.7 Структура цены 78
3.2 Расчет ожидаемого годового экономического эффекта от внедрения 79
4 БЕЗОПАСНОСТЬ ЖИЗНЕДЕЯТЕЛЬНОСТИ 81
4.1 Гигиенические требования к ПЭВМ и организации работы 81
4.2 Требования к помещениям для работы с ПЭВМ 82
4.3 Требования к микроклимату, содержанию аэроионов и вредных химических веществ в воздухе на рабочих местах, оборудованных ПЭВМ 83
4.4 Требования к уровням шума и вибрации на рабочих местах, оборудованных ПЭВМ 84
4.5 Требования к освещению на рабочих местах, оборудованных ПЭВМ 85
4.6 Общие требования к организации рабочих мест пользователей ПЭВМ 87
4.7 Требования к организации и оборудованию рабочих мест с ПЭВМ для взрослых пользователей 88
4.8 Режимы труда и отдыха при работе с ВДТ и ПЭВМ 89
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 92
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК 94
ВВЕДЕНИЕ
На сегодняшний день существует несколько подходов к автоматизации предприятия. В данной работе за основу берется «эволюционный подход», т.е. постепенная автоматизация бизнес-процессов предприятия с плавным вовлечением руководства и эволюционным развитием информационной системы. Главным инструментом при выбранном подходе является система электронного документооборота.
Система электронного документооборота (СЭД) — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.
Помимо этого, современные СЭД обладают и другими важными с точки зрения комплексной автоматизации функциями, такими, как моделирование и автоматизация существующих бизнес-процессов, сбор и анализ данных о бизнес-процессах и их оптимизация, расчет показателей эффективности и т.д.
Актуальность темы заключается в том, что в последнее время все больше предприятий сталкиваются с проблемой улучшения управляемости компании: улучшение контроля и ускорение бизнес-процессов, улучшение возможности их отслеживания, оптимизация рабочего времени, экономия трудозатрат, повышение производительности труда и так далее. Эта проблема стоит и перед ЗАО «Соединитель». Наиболее эффективным способом реализации подобных задач является внедрение автоматизированной системы.
При внедрении современной СЭД приобретаются тактические и стратегические выгоды. Тактические выгоды определяются сокращением расходов при внедрении СЭД:
освобождением физического места для хранения документов
уменьшением затрат на копирование и доставку документов в бумажном виде
снижением расходов на персонал и оборудование и др.
К стратегическим относятся преимущества, связанные с повышением эффективности работы предприятия или организации. К ним можно отнести:
Значительное ускорение поиска и выборки документов (по различным атрибутам)
Появление возможности коллективной работы над документами (что невозможно при бумажном делопроизводстве);
Возможность оценки эффективности внутренних производственных процессов и совершенствования их на основании аналитических данных, которые помогает собирать система
Повышение безопасности информации за счет того, что работа в СЭД с незарегистрированной рабочей станции невозможна, а каждому пользователю СЭД назначаются свои полномочия доступа к информации;
Повышение сохранности документов и удобства их хранения, так как они хранятся в электронном виде на сервере;
Улучшение контроля над исполнением документов.
Объектом исследования является ЗАО «Соединитель».
Целью данной дипломной работы является сравнение существующих инструментов автоматизации деятельности предприятия, выбор наиболее подходящей системы для внедрения в ЗАО «Соединитель» по заданным параметрам и определение экономического эффекта от внедрения.
Реализация поставленной цели обусловила необходимость решения следующих задач:
исследование понятий автоматизации, подходов к автоматизации, специфики и способов их проведения
изучение рынка СЭД
классификация, сравнение и характеристика данных продуктов
разработка основных критериев выбора эффективной автоматизированной системы электронного документооборота
выбор и рекомендация к внедрению необходимого инструмента автоматизации
расчет экономической эффективности от внедрения
Теоретическая часть
Зао «Соединитель»
Закрытое акционерное общество «Соединитель» основано в 1993 году. Используя уникальный опыт специалистов-разработчиков и передовые технологии, ЗАО «Соединитель» в настоящее время является одним из ведущих специализированных предприятий России, занимающееся разработкой и изготовлением герметичных электрических соединителей специального назначения.
Основу инженерно-технического персонала предприятия составляют высококвалифицированные специалисты: разработчики, материаловеды, инженеры-технологи, проработавшие в качестве ведущих специалистов на оборонных предприятиях региона: ОАО «ГРЦ Макеева», ММЗ, НПО «Электромеханика». Предприятие постоянно развивается, используя современное импортное оборудование и привлекая молодых специалистов. На сегодняшний день общий штат работников насчитывает более 300 человек.
С 2003 года на предприятии внедрена система менеджмента качества, соответствующая требованиям ГОСТ Р ИСО 9001-2008, стандартов СРПП ВТ и ГОСТ РВ 15.002-2003.
ЗАО «Соединитель» – интенсивно развивающаяся компания, успешно работающая на рынке более 15 лет, тесно сотрудничает со многими приборостроительными предприятиями, машиностроительными заводами, предприятиями ВПК и научно исследовательскими организациями. Предприятие активно ведет разработку новых изделий и освоение новых технологий.
Уникальные разработки регистрируются в Государственном Реестре промышленных образцов и полезных моделей Российской Федерации и защищены авторскими правами.
Автоматизация деятельности предприятия
На сегодняшний день ведется много споров о правильности того или иного подхода к автоматизации предприятий. Наиболее распространенными являются так называемые «западный» и «российский» подходы. Рассмотрим подробнее каждый из них.
За основу «западного» подхода можно взять следующее утверждение: автоматизация процессов предприятия должна вытекать из стратегии развития предприятия и быть эффективной. Другими словами, автоматизировать нужно только те задачи, которые способствуют достижению цели предприятия. При этом каждая задача автоматизации должна быть оценена с позиции цена/эффективность.
Суть его заключается в следующем:
Исходя из целей и стратегии предприятия выделяются бизнес-процессы, требующие качественного улучшения.
Для каждого выделенного бизнес-процесса ставится задача автоматизации, позволяющая повысить эффективность работы процесса.
Предполагаемый эффект от задачи автоматизации оценивается заранее и сравнивается с величиной затрат на ее реализацию.
Реорганизация и автоматизация бизнес-процессов предприятия.
При таком подходе основными задачами, требующими автоматизации на предприятиях, будут те, эффект от реализации которых можно оценить наиболее явным образом:
Задачи планирования ресурсов предприятия (материальных, трудовых, финансовых) – уменьшение затрат, связанных с использованием ресурсов
Управление отношениями с клиентами - привлечение новых и удержание существующих клиентов
Конструкторско-технологические процессы – уменьшение стоимости и повышение качества конструкторско-технологических разработок
При этом подходе задачи учета и контроля будут являться вторичными, поскольку связать их с целями компании и оценить их эффект очень сложно. Задачи учета и контроля в этом случае скорее являются неотъемлемой частью задач планирования и анализа, чем-то, что подразумевается по умолчанию. Именно на этих предпосылках основаны комплексные информационные системы, поддерживающие стандарты ERP (планирование ресурсов предприятия), CRM (управление взаимоотношениями с клиентами), CAD/CAM системы.
Все плюсы такого подхода вытекают из его описания. Теперь рассмотрим минусы этого подхода при применении его на российских предприятиях:
На очень немногих российских предприятиях сформулированы цели и стратегия. Поэтому о согласованности задач автоматизации и целей предприятия говорить сложно. Значит, для применения обозначенного выше подхода к автоматизации на предприятии необходима разработка стратегии, возможно, с привлечением сторонних консультантов, и перестройки всей системы стратегического планирования. Менеджмент и собственники многих российских предприятий к таким преобразованиям пока не готовы.
Реализация задач автоматизации планирования ресурсов, управления отношениями с клиентами на российских предприятиях зачастую требует серьезной перестройки бизнес-процессов предприятия (реинжиниринг), что, опять же, требует серьезных материальных, временных затрат и, конечно же, готовности к преобразованиям персонала и менеджмента предприятия.
Стоимость применения комплексных средств автоматизация, направленных на автоматизацию задач планирования и управления пока что является «неподъемной» для российских предприятий, особенно если учесть, что внедрение таких систем зачастую требуют огромной работы сторонних консультантов по перестройке бизнес-процессов предприятия
Как результат, достаточно небольшое количество проектов автоматизации оказывается удачно завершенными в полном объеме. Большая же часть либо не доводится до конца совсем, либо реализуется не полностью.
Ниже приведены соответствующие многим российским предприятиям проблемы:
Отсутствие стратегического менеджмента
Низкая квалификация менеджмента в области управления.
Отсутствие политики клиентоориентированности
Неразвитость ИТ-инфраструктуры
Отсутствие четких методик планирования деятельности и ресурсов
Зачастую плачевное состояние конструкторско-технологической документации, расхождение ее с реальными технологическими процессами
Задачи автоматизации управления производством (планирования и учета) решены отдельными локальными задачками,
Действительно, внедрение на таком предприятии комплексной информационной системы с большой степенью вероятности обречено на провал, по крайней мере, об ощутимом повышении эффективности работы процессов предприятия говорить сложно.
В этой ситуации более подходящим является «эволюционный», или «российский» подход к автоматизации предприятий, сформулированный в следующих тезисах:
Постепенная автоматизация процессов предприятия
Автоматизация направлена первоначально на более понятные персоналу предприятия процессы – учет и контроль
Вовлечение руководства предприятия в процессы автоматизации
Мягкая и постепенная перестройка бизнес-процессов
Эволюционное развитие информационной системы
Что дает такой подход:
Не нужно сразу выделять огромные средства на комплексную автоматизацию
Постепенная автоматизация и вовлечение в процессы автоматизации руководства позволяет им прочувствовать связь между ИТ-решениями и процессами управления, повышает их квалификацию как управленцев
Повышается квалификация персонала - освоить отдельные участки автоматизации проще, чем комплексную систему
Получение точных и своевременных учетных данных позволяет выявлять проблемы, связанные затратами на использование ресурсов, проблемы в работе с клиентами, что подталкивает руководство к совершенствованию процессов управления и позволяет ставить новые задачи автоматизации, направленные на решение этих проблем
Создается база для последующего внедрения ERP-системы (в случае необходимости)
Главным объектом при таком подходе являются бизнес-процессы предприятия и документооборот, а главным инструментом - автоматизированная система электронного документооборота (СЭД).