4.2. Позитивные изменения в организациях, связанные с внедрением систем электронного документооборота

Основной результат внедрения систем электронного документооборота – наведение порядка в работе с документами и повышение эффективности работы организации в целом.

К позитивным изменениям, которые отмечают работники организаций, пользующихся системами электронного документооборота, относится то, что:

• управленческие решения принимаются быстрее, так как ускоряется движение информационных потоков в организации;

• меньше времени требуется на управленческие действия, так как автоматизируется контроль исполнения поручений, сбора аналитики по работе подчиненных;

• руководитель имеет полую картину происходящего, так как автоматизированные процессы становятся прозрачными, позволяют выявлять «узкие места», видеть неисполнительность либо перегруженность сотрудников;

• руководители экономят время на контроле своевременности подготовки решений и документов, устранении негативных последствий задержек в согласовании документов, предназначенных как для руководства, так и для партнеров;

• организация быстрее реагирует на изменения, поскольку информация оперативно поступает к лицам, принимающим решения;

• становится проще оценивать эффективность внутренних производственных процессов и совершенствовать их на основании аналитических данных, которые помогают собирать многие системы;

• формируется положительный имидж организации как делового партнера;

• производительность работы сотрудников становится выше, за счет снижения затрат времени на работу с документами, поиск информации и прочую непроизводительную деятельность;

• происходит сокращение расходов на персонал, обеспечивающий передвижение документов в рамках организации;

• в организации формируется единое информационное пространство, так как все сотрудники работают в единой системе, где все документы и хранятся;

• решается задача автоматизации целого ряда управленческих процессов – механизмов и маршрутов согласования документов, механизмов распространения документов внутри организации, процесса назначения и контроля поручений, сбора отчетности по исполнению, и многое другое;

• различные подразделения и филиалы организации начинают работать более слаженно, так как информация становится быстро доступной, а заложенные в систему правила взаимодействия автоматически вовлекают специ­алистов подразделений в коллективную работу;

• в разы сокращается оборот бумажных документов, не возникает необходимости создавать многочисленные бумажные копии;

• снижается загрузка специалистов, отвечающих за обработку входящей и исходящей документации;

• сотрудники службы документационного обеспечения управления не вовлекаются в процесс передвижения документов внутри организации, так как все передвижения документов автоматизированы в системе;

• специалистам документационного обеспечения управления не приходится контролировать правильность оформления документов, так как сотрудники организации используют шаблоны документов (до 80% документов относятся к типовым), заложенные в систему, и соответствующие корпоративным стандартам;

• переход организации на электронный документооборот практически устраняет вероятность утери документов;

• специалисты экономят время на поиске архивных документов (нужно всего несколько минут), при этом трудозатраты на поддержание архива сведены практически к нулю.