2. Возможности систем электронного делопроизводства

Системы электронного делопроизводства обладают следующими возмож­ностями:

• ввода, подготовки и редактирования документов;

• составления документов на основе типовых шаблонов, хранящихся в памяти компьютера;

• ввода и обработки сведений о документах (их регистрации);

• осуществления контроля исполнения документов;

• систематизации документов, формирования папок (дел);

• хранения и поиска документов;

• обмена документами с руководителем и сотрудниками;

• пересылки документов адресату (абоненту);

• экспертизы ценности документов и их архивирования;

• составления отчётных данных о работе с документами;

• создания единого архива электронных документов.

Хорошо спроектированная и правильно используемая система автоматизации офисной работы помимо облегчения труда при выполнении рутинных процедур делопроизводства позволяет получить дополнительные возможности:

• централизованного отслеживания прохождения документа на каждом рабочем месте всех исполнителей документа;

• систематизации и анализа результатов контроля исполнения документа с целью выявления недостатков в работе исполнителей и организации документооборота на предприятии;

• уменьшения потерь документов;

• более полного и точного обоснования принимаемых решений за счёт оперативной и обширной информации;

• повышения исполнительской дисциплины и производительности труда сотрудников за счёт эффективной организации технологии работы с документами и централизованного контроля их исполнения на каждом рабочем месте.

3. Преимущества внедрения сэд

Документы, как и деньги, требуют строгого учета. Документооборот – информационная основа всех бизнес-процессов в компании любого масштаба и рода деятельности.

О недостатках бумажного документооборота специалисты говорят уже не один десяток лет. Это и ошибки, обусловленные человеческим фактором, задержки с согласованием и отправкой, длительное время поиска нужного документа и т.д. Системы электронного документооборота, основная задача которых – автоматизировать полный цикл движения и хранения документов внутри компании, а также документооборот с внешними респондентами, существуют и развиваются уже много лет.

Автоматизация документооборота необходима в любой организации, независимо от масштаба и типа собственности. Причин этому много. Во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее, подчас информационные потоки не менее важны, чем материальные. Во-вторых, утеря информации, её задержка или попадание в чужие руки может обойтись весьма дорого.

3.1. Недостатки бумажного документооборота

Можно выделить ряд проблем, общих для тех, организаций, где работа с документами ведется традиционным способом:

• документы теряются;

• документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки;

• тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;

• создается несколько копий одного и того же документа – на бумагу и копирование документов тратиться немало средств;

• на подготовку и согласование документов тратится много времени;

• накапливаются документы, назначение и источник которых неясны.