Министерство иностранных дел российской федерации

№ _________/ДГП

Министерство Иностранных Дел яжопофпшщрф Федерации сукфзпэхфшпрэжщпркуфэщпэдбюч в Российской Федерации.

Министерство пользуется этим случаем, чтобы возобновить Посольству уверения в своём весьма высоком уважении.

Москва, «____» марта 2013 года

Заключение

В работе дано конкретное определение понятия «система электронного документооборота», указаны особенности работы с системами электронного документооборота и рассмотрены перспективы развития и внедрения систем электронного документооборота в Российской Федерации.

Результатом проделанной работы являются следующие выводы:

1. К основным понятиям электронного документооборота относится само понятие «электронный документооборот», а также «электронный документ» и «электронная подпись».

Основными принципами электронного документооборота являются одно­кратная регистрация документов, возможность параллельного выполнения операций, непрерывность движения документов, единая (или согласованная распределённая) база документной информации, эффективно организованная система поиска документов, развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов.

Системы электронного документооборота подразделяются на универсальные «карточные», индивидуально разработанные и комбинированные системы.

2. Системы электронного документооборота обладают большим коли­чеством возможностей, в том числе: ввод, подготовка и редактирование документов, составление документов на основе типовых шаблонов, хранящихся в памяти компьютера, ввод и обработка сведений о документах, хранение и поиск документов, обмен документами и прочее.

Хорошо спроектированная и правильно используемая система автоматизации офисной работы помимо облегчения труда при выполнении рутинных процедур делопроизводства позволяет получить дополнительные возможности.

3. Автоматизация документооборота необходима в любой организации, независимо от масштаба и типа собственности. К главным преимуществам систем электронного документооборота можно отнести ускорение информаци­онного потока в организации, автоматизацию контроля исполнения поручений, сбор аналитики по работе подчинённых, устранение задержек в согласовании документов, а также многие другие процессы, облегчающие управление организацией.

4. Межведомственный электронный документооборот – это взаимодействие федеральных информационных систем электронного документооборота. Организатор межведомственного электронного документооборота – Федеральная служба охраны РФ. Участники межведомственного электронного документооборота: федеральные органы государственной власти, Администрация Президента РФ и Аппарат Правительства РФ.

5. Электронная подпись является средством придания юридической силы электронным документам в виртуальном пространстве Российской Федерации.

Электронная подпись – ответственная подпись в документе, аналог собственноручной подписи и печати. Электронная подпись используется в системах электронного документооборота различного назначения: организационно-распорядительного, кадрового, законотворческого, торгово-промыш­ленного и прочего. Электронная подпись позволяет осуществлять контроль подлинности информации в электронном виде, обеспечивает целостность электронных данных, а также подтверждает их авторство и актуальность.

6. На государственном уровне определены правила и порядок работы с документами, есть требования по обеспечению безопасности к информацион­ным системам. К первым важным шагам на пути реализации идеи «электронного правительства» можно отнести утверждение перечня государственных услуг, предоставляемых населению через интернет, и утверждение положений о системе межведомственного документооборота.

Однако в законодательстве до сих пор не определён правовой статус электронного документооборота, поэтому вопрос о правовой базе электронного документа до сих пор остаётся открытым.

7. Развивая программные продукты и реализуя проекты по внедрению, разработчики и поставщики в той или иной степени опираются на следующие нормативные и правовые документы: Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите инфор­мации», Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных», Федеральный закон от 06 апреля 2012 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи», Постановление Правительства РФ от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота», ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», ГОСТ Р ИСО 15489–1–2007 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», ГОСТ Р ИСО 23081–1–2008 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы», ГОСТ Р 53898–2010 «Национальный стандарт Российской Федерации. Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению».

8. В Российской Федерации наиболее распространены следующие системы электронного документооборота: Directum, DocsVision, Globus Professional, PayDox, 1С: Документооборот, Босс-референт, ДЕЛО, ЕВФРАТ, МОТИВ.

9. К основным проблемам внедрения систем электронного документооборота на территории Российской Федерации относятся: непростое финансовое и техническое состояние большинства российских предприятий и организаций, общее отставание по уровню проникновения информационных технологий в жизнь страны, неготовность общества полностью заменить привычные бумажные документы на электронные, противоречия в механизме использования электронной подписи и её проверки на законодательном уровне и, как следствие, невозможность полноценного применения электронной подписи в практической деятельности.

В работе решены все поставленные задачи, таким образом она достигла поставленной цели.

Тема работы раскрыта.