0

МИД РОССИИ

федеральное бюджетное учреждение среднего профессионального образования

КОЛЛЕДЖ МИНИСТЕРСТВА ИНОСТРАННЫХ ДЕЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

(ФБУСПО Колледж МИД России)

Кафедра специальных и общепрофессиональных дисциплин

Цикловая комиссия по документационному обеспечению управления и архивоведению

Егорова Полина Владимировна

АНАЛИЗ ПРОБЛЕМ И ПЕРСПЕКТИВ ВНЕДРЕНИЯ СЭД НА ТЕРРИТОРИИ РОССИИ

Выпускная квалификационная работа по специальности 034702 Документационное обеспечение управления и архивоведение студентки 33 группы (очная форма обучения)

Руководитель работы Иванова Наталья Петровна

Москва 2013

ОГЛАВЛЕНИЕ

введение	3
1. системы электронного документооборота. общие сведения	6
1.1. Основные понятия электронного документооборота	6
1.2. Основные принципы электронного документооборота	6
1.3. Классификация систем электронного документооборота	7
возможности систем электронного документооборота	8
преимущества внедрения систем электронного документооборота	9
3.1. Недостатки бумажного документооборота	9
3.2. Позитивные изменения в организациях, связанные с внедрением систем электронного документооборота	10
межведомственный электронный документооборот	12
электронная подпись	13
государственные инициативы вокруг электронного документооборота	14
стандарты в области сэд	15
наиболее распространённые в россии сэд	16
проблемы внедрения систем электронного документооборота	23
практическая часть	27
заключение	38
список источников и литературы	41

Введение

Всемирный прогресс не стоит на месте, а вместе с ним всё быстрее совершенствуется делопроизводство. Совершенствование делопроизводства связано, прежде всего, с заменой традиционных бумажных документов на электронные и внедрением систем электронного документооборота.

В настоящее время электронные документы используются в каждой организации, вне зависимости от направления её деятельности. Практически все офисы оснащены средствами вычислительной техники, позволяющими осуществлять подготовку и выдачу всех типов документов. Большинство организаций предпочитает автоматизировать деловые процессы для более эффективного функционирования.

С течением времени требования к автоматизации деловых процессов растут. И если когда-то ставилась задача автоматизации отдельных участков работы подразделений, что привело к наличию большого количества разрозненных программных продуктов, то теперь основной вопрос – организация комплексной системы оперативного управления. Именно этот подход позволяет наиболее эффективно решить задачу автоматизации.

Документы – это основные информационные ресурсы любой организации, работа с ними требует правильной постановки. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают все бизнес-процессы. Документооборот – это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность организации и позволяющий оперативно ей управлять. Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери времени и информации, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют далеко не полный перечень проблем, возникающих при неэффективном построении документооборота. Всё это может сильно затормозить, а в исключительных случаях – полностью парализовать работу организации.

Подсчитано, что при переходе на электронный документооборот значительно увеличивается производительность труда (на 25–50%), сокращается время обработки документов, существенно уменьшаются площади служебных помещений, предназначенных для хранения документов организации.

Эффективный документооборот является обязательной составляющей успешного управления.

Системы электронного документооборота формируют новое поколение систем автоматизации предприятий. Основными объектами автоматизации в таких системах являются документы (в самом широком их понимании, от обычных бумажных до электронных любого формата и структуры) и деловые процессы, представляющие как движение документов, так и их обработку. Данный подход к автоматизации предприятий является одновременно и конструктивным, и универсальным, обеспечивая автоматизацию документооборота и всех процессов предприятия в рамках единой концепции и единого программного инструментария.

Актуальность выбранной темы заключается в том, что эффективный документооборот является обязательной составляющей успешной деятельности любого учреждения. Правильная постановка документооборота исключительно важна для каждой современной организации.

Объектом исследования данной выпускной квалификационной работы является организация документооборота.

Предмет исследования – системы электронного документооборота.

Цель данной выпускной квалификационной работы: анализ особен­ностей работы с системами электронного документооборота, проблем и перспектив внедрения систем электронного документооборота на территории Российской Федерации.

Для достижения поставленной цели были определены следующие задачи:

1. Собрать всю важную и необходимую информацию о системах электронного документооборота.

2. Познакомиться со стандартами в области систем электронного документооборота.

3. Рассмотреть наиболее распространённые в Российской Федерации системы электронного документооборота.

4. Показать преимущества систем электронного документооборота и перспективы их внедрения на территории Российской Федерации.

5. Проанализировать основные проблемы, связанные с внедрением систем электронного документооборота.

Данная выпускная квалификационная работа будет состоять из двух основных частей: теоретической и практической.

Теоретическая часть состоит из следующих разделов:

Первый раздел даёт общие сведения о системах электронного документо­оборота: основные понятия и принципы электронного документооборота, классификация систем электронного документооборота.

Во втором разделе описаны возможности систем электронного документо­оборота.

Третий раздел поясняет преимущества внедрения систем электронного документооборота.

В четвёртом разделе даётся развёрнутое описание межведомственного электронного документооборота, указаны его основные характеристики.

Пятый раздел повествует об электронной подписи.

В шестом разделе предоставлена информация о государственных иници­ативах вокруг электронного документооборота.

В седьмом разделе перечислены стандарты в области систем электронного документооборота.

Восьмой раздел описывает наиболее распространённые в России системы электронного документооборота.

Девятый раздел посвящён проблемам, связанным с внедрением систем электронного документооборота на территории Российской Федерации.