Тема 4. Функции управления (менеджмента). План занятий.

1. Состав функций управления (менеджмента).

2. Подходы и место каждой функции в общем процессе управления.

Актуальность – поиск действий и перечня работ, посредством которых осуществляется, и создаются условия для успешного управления организацией.

Функция – широко распространённое слово, имеющее множество значений, обозначает – обязанность, круг деятельности, назначение, роль.

1. Состав функций управления (менеджмента).

Под функцией управления (менеджмента) понимается набор однородных работ, действия, деятельность - их сущность и содержание в результате выполнения которых, осуществляется успешное управление организацией.

Функциональный подход

В учебной литературе можно встретить утверждение, что к основным функциям менеджмента относятся: планирование, организация, мотивация, контроль, коммуникации, процессы разработки и принятия решений.

К основным функциям менеджмента обычно относят:

• Целеполагание – определение потребностей, формирование целей, формирование видения и миссии, определение ресурсов, определение результатов, информация;

• Планирование – разработка концепции, прогнозов, программ, плана;

• Регулирование – устав или учредительный договор организации, должностные инструкции, положения об оплате труда и другие, регламент, стандарт, норматив, налог, льготы, штрафы, пошлины, лицензия, информация;

• Организация – процесс, система, структура, технология, ресурсы, коммуникации, информация, метод, подбор персонала, принятие решений, представительство организации, ведение переговоров, заключение договоров и сделок и т.д.

• Координация – согласование, сбалансированность, равновесие, страхование, резервирование,

• Мотивация и активизация работы сотрудников – потребность, интересы, мотивы, методы, ожидания, установки, власть, лидерство, стиль;

• Стимулирование – мотивы, стимулы, методы, рычаги, механизм, льготы, штрафы, карьеры;

• Гуманизация – этика, культура, традиции, образованность, правовое сознание, профессионализм;

• Культура организации – ценности, атмосфера, лидерство, убеждения, климат, совместимость, карьера;

• Контроль – устранение отклонений и контроль за работой подчинённых сотрудников – нормы, правила, инструкции, технология, анализ;

• Оценка – показатели, критерии, процедуры, экспертиза.

Весь перечень управленческой работ обозначают как функции управления, которые в организации реализуют менеджеры.

2. Подходы и место каждой функции в общем процессе управления. Процессный подход

Получил распространение в менеджменте с конца 50 годов.

При данном подходе управление рассматривается не как определённый набор работ (функций), а как единый процесс воздействия на организацию. Процессный подход подчёркивает необходимость выполнения управленческих работ в определённой (правильной) последовательности, по цепочке.

Т.е. правильное управление предусматривает следующую последовательность:

первый шаг – планирование,

второй – организация,

третий – мотивация,

четвёртый – контроль.

Приведённые функции управления считаются сложными и в свою очередь являются процессами, т.е. нужно уметь планировать, организовывать, мотивировать, осуществлять контроль. Иногда в процессный подход дополнительно включают умение управлять персоналом, поддержку лидеров, умение накапливать знания.

Основные функции получили именно такое своё наименование потому, что они:

• Служат основой осуществления процесса управления, так как для того, чтобы перевести объект управления из исходного состояния в желательное конечное состояние, необходимо планировать, организовывать, мотивировать, контролировать (координировать и регулировать);

• Являются общими для органов управления любого уровня и компетенции, какими бы объектами они не управляли;

• Реализуются как стадии в контуре каждой конкретной функции. В управлении производством, в управлении финансами, в управлении издержками и т. д.

Подмена управления технологией выполнения работы. (Принципы процессного подхода к управлению).

Процессный подход основан на следующих принципах:

1. Деятельность компании рассматривается как совокупность бизнес-процессов.

2. Выполнение бизнес-процессов подлежит обязательной регламентации или формальному описанию.

3. У каждого бизнес-процесса есть внутренний или внешний клиент и владелец (лицо, отвечающее за результат бизнес-процесса).

4. Каждый бизнес-процесс характеризуется ключевыми показателями, описывающими его исполнение, результат или влияние на итог деятельности организации в целом.

Принципы процессного подхода к управлению определяют основные правила, руководствуясь которыми можно организовать эффективное функционирование бизнеса, нацеленное на конечный результат. Первый принцип определяет видение деятельности компании как совокупности бизнес-процессов. Именно он определяет новую культуру восприятия организации при процессном подходе.

Второй принцип процессного подхода, требующий обязательной регламентации бизнес-процессов, опирается на то, что регламент – это документ, описывающий последовательность операций, ответственность, порядок взаимодействия исполнителей, порядок принятия решений по улучшению бизнес-процесса.

Выделение бизнес-процесса всегда связано с выявлением клиента или потребителя результата процесса, имеющего для него определенную стоимость. Кроме клиента каждый бизнес-процесс имеет владельца – должностное лицо, которое имеет в своем распоряжении необходимые ресурсы, управляет ходом бизнес-процесса и несет ответственность за результаты и эффективность бизнес-процесса. Владелец бизнес-процесса является должностным лицом, формальным лидером, поэтому он имеет необходимые полномочия, располагает требуемыми для реализации процесса ресурсами, управляет ходом бизнес-процесса и несет ответственность за его результат.

Преимущества процессного подхода к управлению

При обсуждении содержания процессного подхода к управлению очевидны его неоспоримые преимущества по сравнению с функциональным подходом. К основным преимуществам процессного подхода можно отнести:

а) нацеленность на удовлетворение требований клиента;

б) освобождение руководства от рутины оперативного управления;

в) возможность выявления узких мест и резервов работы;

г) создание эталонов последовательности действий персонала;

д) появление возможности «тиражирования» бизнеса – открытия новых бизнес-площадок на основе формализованных бизнес-процессов;

е) реализация принципа постоянного совершенствования деятельности.

Эти преимущества гарантируют высокую результативность деятельности организации, управление которой имеет выраженный процессно-ориентированный характер.

Процессно-ориентированное управление позволяет качественно изменить деятельность организации на операционном, межфункциональном и межорганизационном уровнях ее интеграции. Функциональная интеграция перестает быть при этом источником сложно разрешаемых межфункциональных конфликтов. Операционный уровень интеграции получает новое видение благодаря сети бизнес-процессов организации и позволяет:

а) более эффективно разграничить полномочия и ответственность персонала;

б) развить эффективную систему делегирования полномочий;

в) обеспечить стандартизацию требований к исполнителям;

г) минимизировать риск зависимости от отдельного исполнителя;

д) снизить нагрузки руководителей;

е) сократить издержки;

ж) повысить эффективность управления персоналом;

з) выявить источники сокращения издержек и времени на исполнение бизнес-процессов;

и) снизить время принятия управленческих решений.

Как следствие, повышается управляемость организации, снижаются влияние человеческого фактора и себестоимость продукции и услуг. Все это приводит к изменению качества самой организации и формированию процессно-ориентированной организации, в которой весь коллектив является осознанным участником непрерывного процесса деятельности, связанного с конечным результатом производства продукции или оказания услуг.

Развитие процессного подхода к управлению получило широкий резонанс. Как показывает результат рейтинга Fortune 1000, фактически все ведущие организации мира имеют характер процессно-ориентированных организаций.

Исходя из понимания того, какие бизнес-процессы выполняются в организации, можно построить эффективную организационную структуру управления ими. В случае если организационная структура сложилась традиционно, в анализе ее качества может помочь операционная система бизнеса.