§ 6. Первинні та облікові реєстри.

Форми бухгалтерського обліку

Підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, що фіксують факти здійснення господарських операцій. Первинні документи має бути складено під час здійснення господарської опе­рації, а якщо це неможливо — одразу після її закінчення. Для контролю та впорядкування оброблення даних на підставі первинних документів можуть складатися зведені облікові документи.

Інформація, що міститься в прийнятих до обліку первин­них документах, систематизується на рахунках бухгал­терського обліку в реєстрах синтетичного та аналітичного обліку шляхом подвійного запису і на взаємопов'язаних рахунках бухгалтерського обліку. Реєстри мають вигляд паперових аркушів, пристосованих для реєстрації і групу­вання в них даних про наявність активів і операцій з ними, зафіксованих в первинних носіях інформації.

У реєстрах заздалегідь вказують кореспонденцію рахун­ку, що полегшує облікову реєстрацію та забезпечує пра­вильність відображення господарських операцій на рахун­ках.

Операції в іноземній валюті відображуються також у ва­люті розрахунків та платежів за кожною іноземною валю­тою окремо.

Дані аналітичних рахунків мають відповідати рахункам синтетичного обліку на перше число кожного місяця.

Реєстри бухгалтерського обліку повинні мати назву, пе­ріод реєстрації господарських операцій, містити прізвища і підписи або інші дані, що дають змогу ідентифікувати осіб, які брали участь у їх складанні.

Господарські операції відображуються в облікових реє­страх у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені.

Підприємство зобов'язане запобігати будь-якому виправ­ленню записів у первинних документах і реєстрах бухгал­терського обліку та забезпечувати їх належне зберігання протягом встановленого терміну.

Відповідальність за невчасне складання первинних до­кументів і реєстрів бухгалтерського обліку та недостовір- ність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці документи.

Реєстри бухгалтерського обліку класифікуються:

1) за характером бухгалтерських записів:

а) систематичні, що використовуються для записів гос­подарських операцій у систематизованому вигляді за одно­рідними ознаками, тобто в бухгалтерських рахунках; такі записи ведуться в головній книзі, де узагальнюються запи­си за кожним рахунком;

б) хронологічні, що застосовуються для обліку всіх гос­подарських операцій у хронологічному порядку їх здійснен­ня та оформлення (журнали послідовного запису господарсь­ких операцій, касова книга та ін.);

в) комбіновані, в яких одночасно відображуються система­тичні та хронологічні записи ( наприклад журнали-ордери);

2. за змістом:

а) синтетичні, що відображують господарські операції в узагальненому вигляді й тільки у грошовому вимірі;

а) аналітичні, в яких кожна операція записується з не­обхідною повнотою, тобто у двох показниках (натурально­му та грошовому) із пояснювальним текстом;

2. за зовнішнім виглядом:

а) бухгалтерські книги, які використовуються для сис­тематичних і хронологічних записів (касова книга; товар­на книга та ін.);

б) картки, що застосовуються для обліку основних за­собів, товарно-матеріальних цінностей тощо;

в) відомості, які відкриваються до журналів-ордерів для отримання додаткових даних про господарські операції.

Форма бухгалтерського обліку — це комплекс обліко­вих реєстрів різної побудови і взаємозв'язку з певною по­слідовністю та порядком запису. Найпоширенішою формою бухгалтерського обліку в разі ручного оброблення інфор­мації є журнально-ордерна, в разі механізованого — таблич­но-автоматизована.

В основі журнально-ордерної форми обліку лежить прин­цип групування даних первинних документів шляхом ви­користання накопичувальних відомостей. Вона об'єднує такі облікові реєстри: журнали-ордери, відомості, розроб- лювальні таблиці, Головну книгу.

Журнали-ордери побудовано за кредитною ознакою. За кредитом відповідного синтетичного рахунку облікова інформація в журналі-ордері систематизується у відповід­них графах реєстру в розрізі кореспондентських дебетова­них рахунків. Використовуються журнали-ордери як для окремого рахунку, так і для груп взаємопов'язаних між со­бою рахунків. Накопичувальні та групувальні відомості складають додаткові аналітичні показники, їхні підсумки переносять до журналів-ордерів.

Поряд із журналами-ордерами на підприємствах ведеть­ся Головна книга, у якій відображуються місячні підсумки за кожним рахунком з відповідних журналів-ордерів. При цьому кредитовий оборот із журналу-ордеру за певним ра­хунком переноситься загальною сумою, а дебетовий оборот кожного рахунку Головної книги формується із різних жур­налів. Відтак синтетичний облік при журнально-ордерній формі забезпечує інформаційні зв'язки за кожним синтетич­ним рахунком: у журналах-ордерах — у розрізі дебетова­них рахунків, а в Головній книзі — кредитованих. У цьому полягає контрольна функція бухгалтерського обліку за ста­ном об'єктів і змінами в них.

Головна книга впроваджується на рік, при цьому кож­ному місяцю виділяється окремий рядок. Для контролю за правильністю записів у синтетичному обліку здійснюється порівняння даних Головної книги з даними оборотних відо­мостей аналітичних рахунків.

У реєстрах журнально-ордерної форми обліку всі госпо­дарські операції систематизуються в економічні групи, що дозволяє складати періодичну і річну звітність, здійснюва­ти контроль за зберіганням майна і його використанням, уп­равляти економікою підприємства, аналізувати результати господарської діяльності.