Задание "Форматирование ячеек"

1. Переименуйте Лист2 книги в лист Форматирование данных.

2. Скопируйте в него содержимое ранее созданного листа Ввод данных.

3. И спользуя средства форматирования данных диалогового окна Формат Ячеек, оформите данные на листе в виде представленной ниже таблицы:

Формы представления чисел в ячейках. Числовые данные, содержащиеся в ячейках или являющиеся результатом расчета по формулам, могут по-разному изображаться в ячейках таблицы. По умолчанию для ячеек используется формат Общий. В большинстве случаев числа в ячейках, имеющих формат Общий, отображаются так, как они были введены. Однако, если ширины ячейки недостаточно, для отображения всего числа, общий числовой формат округляет число или использует экспоненциальное представление для больших чисел. Выбор другого формата позволяет отобразить число в требуемом виде. Управление способом представления чисел в выделенных ячейках осуществляется посредством выбора числовых форматов, представленных на вкладке Число диалогового окна Формат Ячеек:

При форматировании ячеек нужно учитывать следующие особенности:

1. Целесообразно, прежде чем записывать в ячейку данные, предварительно задать формат ячейки.

2. Формат ячейки влияет только на отображение содержимого ячейки и никак не влияет на само содержимое ячейки.

3. Формат ячейки не зависит от содержимого. Формат ячейки не изменяется при изменении содержимого ячейки.

4. Для ячеек с формулами форматируется результат вычисления формулы.

5. Если заданный для ячейки формат не соответствует типу введённого в ячейку данного (например, формат Дата для ячейки, содержащей текст), то заданный формат игнорируется, а содержимое отображается по формату Общий.

Задание "Форматирование чисел"

• Перейдите на новый лист книги и назовите его Форматирование чисел.

• О формите данные на листе так, как представлено ниже. В ячейки с C5 по C11 введите одну и ту же формулу, содержащую единственную ссылку: =C2 (ссылка на ячейку, содержащую вещественное число 12,5). Используя диалоговое окно Формат ячеек, задайте для этих ячеек с формулами форматы, указанные в ячейках, находящихся столбце B в той же строке.

• В результате в ячейках C5  C11 число отобразится в различных формах представления. Проанализируйте полученный результат.

• Введите в ячейку C2 другие числа (по своему усмотрению), включая отрицательные, и проанализируете полученные результаты.

Лабораторная работа № 2 Работа с формулами

Цель - освоение методов и средств использования формул для обработки данных.

Формулы. Для выполнения обработки данных в ячейки электронной таблицы можно вводить формулы - выражения, по которым выполняются вычисления. Результат вычисления формулы является значением ячейки, которое может быть числом или текстом. Формулой Excel считает любую введенную в ячейку строку символов, начинающуюся со знака (=).

Содержимое строки должно удовлетворять определённым требованиям, нарушение которых приводит к сообщению об ошибке в формуле и невозможности её вычисления. В формулу могут входить:

• константы,

• операторы.

• ссылки,

• функции,

Константа - это постоянное (не вычисляемое) значение. Например, число 210 и текст «Квартальная премия» являются константами.

Оператор - это знак или символ, задающий тип вычисления в выражении. Существуют математические, логические операторы, операторы сравнения и ссылок.). В формулах могут использоваться следующие операторы:

Арифметические операторы:

(+) – сложение;

(-) – вычитание;

(*) – умножение;

(/) – деление;

(%) - преобразование в проценты;

(^) - возведение в степень.

Операторы сравнения:

(=) – равно;

(<) – меньше;

(>) – больше;

(<=) – меньше или равно;

(>=) – больше или равно;

(<>) – не равно.

Оператор ссылки:

(;) – объединяет две ссылки в одну, которая адресует объединение двух областей, возможно и несмежных;

(:) – задает интервал смежных клеток (блок клеток), указывая адреса левой верхней и правой нижней клеток.

(пробел) – служит для ссылки на общие ячейки (пересечение) двух диапазонов, например (А1:С2 С2:Е5).

Текстовый оператор конкатенации:

(&) – соединяет воедино две текстовые строки.

Ссылки. В формулах в качестве операндов или в качестве аргументов функций выступают ссылки. Ссылка указывает сведения о расположении на листе значений или данных, которые требуется использовать в формуле. Ссылки могут указывать на одну ячейку или на диапазон ячеек – две или более ячеек листа. Ячейки диапазона могут быть как смежными (полностью занимают прямоугольную область листа), так и несмежными. Диапазон смежных ячеек называют блоком (прямоугольная область листа). Ссылка на блок ячеек представляется указанием двух ячеек - ячейки в верхнем левом углу и ячейки в нижнем правом углу прямоугольной области листа, записанных через двоеточие. Например, ссылка A4:D7 адресует блок ячеек, находящихся в прямоугольной области листа между строками с номерами 4 и 7, и между столбцами с заголовками A и D включительно. Ссылка на диапазон, содержащий несмежные ячейки, формируется путём перечисления через точку с запятой всех несмежных ячеек и блоков диапазона. Например, ссылка A4:D7;C8; L23 указывает на диапазон, который включает в себя один блок и две несмежные ячейки.

Можно задавать ссылки на ячейки других листов той же книги и на другие книги.

Ссылка на другой лист. В формуле, находящейся на некотором листе рабочей книги можно использовать ссылки на другие листы этой же книги. Для этого имя листа и символ восклицательный знак (!) должны предшествовать ссылке. Например, ссылка Лист2!A1 указывает на ячейку A1, находящуюся на листе с именем Лист2.

Ссылка на другую книгу. В формуле, находящейся на листе некоторой рабочей книги можно использовать ссылки на данные, находящиеся в другой одновременно открытой книге. Для этого имя книги в угловых скобках, имя листа в книге и символ восклицательный знак (!) должны предшествовать ссылке. Например, ссылка [Книга2]Лист2!A1 указывает на ячейку A1, находящуюся на листе с именем Лист2 в открытой книге с именем Книга2.

Ссылки могут быть трёх типов: относительные, абсолютные, смешанные. Тип ссылки влияет на результат копирования формулы в другие ячейки.

Относительная ссылка. Если ссылка состоит только из заголовка столбца и номера строки, на пересечении которых находится указываемая ячейка, например A1, то она является относительной. Относительную ссылку в формуле Excel воспринимает как два фиксированных значений смещений - смещение по столбцам и смещение по строкам, определяющих позицию указываемой ячейки по отношению к ячейке, содержащей формулу с этой ссылкой:

	A	B	C
1	= B3
2
3

При копировании формулы вид относительной ссылки в копии формулы автоматически корректируется так, чтобы зафиксированные в исходной формуле значения смещений остались теми же. Например, при копировании формулы =A1 из ячейки B2 в ячейку B3, относительная ссылка A1 в исходной формуле автоматически изменяется в копии формулы на A2, сохраняя при этом фиксированными значения смещений по строкам и столбцам позиции указываемой ячейки относительно ячейки с копией формулы:

А бсолютная ссылка. Если ссылка состоит из заголовка столбца и номера строки, каждому из которых предшествует символ $, то она является абсолютной. Абсолютная ссылка ячейки в формуле, например $A$1, всегда ссылается на ячейку, расположенную в определенном месте. При копировании формулы из одной ячейки в другую абсолютная ссылка в копии формулы не изменяется. Например, при копировании формулы =$A$1 из ячейки B2 в ячейку B3, она остается прежней:

С мешанная ссылка. Смешанная ссылка содержит либо абсолютный столбец и относительную строку, либо абсолютную строку и относительный столбец. Смешанная ссылка с абсолютным столбцом имеет вид $A1, $B1 и т. д. Смешанная ссылка с абсолютной строкой приобретает вид A$1, B$1 и т. д. При копировании ячейки, содержащей формулу со смешанной ссылкой, относительная часть ссылки автоматически корректируется, а абсолютная часть ссылки остаётся неизменной. Например, при копировании формулы =A$1 из ячейки A2 в ячейку B3, она изменяется на =B$1:

Замечание. Для изменения в формуле вида ссылки удобно пользоваться функциональной клавишей F4. Для этого необходимо курсор расположить на ссылке и, нажимая клавишу F4, выбрать необходимый вид ссылки.

Ввод формул. Формула вводится в ячейку как текстовая строка. Числа, знаки операций, скобки вводятся в формулу непосредственно с клавиатуры. Ссылки можно вводить в формулу как вручную с клавиатуры, так и непосредственно с рабочего листа, указывая мышью нужную ячейку. Для этого при вводе формулы достаточно щелкнуть левой кнопкой мыши по этой ячейке и ссылка на неё автоматически вставляется в формулу. Ссылки на диапазоны ячеек также вводятся с рабочего листа выделением мышью нужного диапазона. Ссылка может быть записана как прописными, так и строчными буквами латинского алфавита. В итоге, для единообразия, строчные буквы автоматически заменяются прописными.

Изменение ссылок при перемещении формулы или данных. При перемещении формулы из одной ячейки листа в другую ячейку того же листа (не путать с копированием) ссылки в формуле не изменяются, и формула продолжает вычисляться с теми же данными. Если же формула перемещается на другой лист, то имя листа, на котором остались данные, автоматически добавляется к ссылкам, сохраняя связь формулы с теми же данными.

Если перемещаются данные, то в формулах, в которых эти данные используются, ссылки, не меняя типа, автоматически преобразуются так, чтобы связь формул с этими данными сохранялась.

Ошибки в формулах. При вводе формул в ячейки Excel обнаруживает синтаксические и семантические ошибки и сообщает о них либо краткой пометкой, которая находится в ячейке, содержащей ошибку, либо в специальном диалоговом окне. Для выяснения причины ошибки можно воспользоваться командой меню Справка/Справка: Microsoft Excel вызвать справочную систему и в строку поиска ввести запрос исправление ошибки. Справочная система покажет возможные сообщения об ошибках и их причины. Следует выбрать нужное сообщение об ошибке и выяснить и устранить причины ошибки. Вот наиболее часто встречающиеся сообщения об ошибках:

########	Столбец недостаточно широк для представления результата или дата и время являются отрицательными числами.
#ДЕЛ/О	Делитель в формуле принял значение «Ноль» (попытка деления на ноль)
#ИМЯ?	Указано имя, которое невозможно распознать. Например, неверно указано имя стандартной функции или использовано имя некоторого объекта, которое ранее не было определено
#ЧИСЛО!	Недопустимое значение аргумента в функции (например, извлекается корень из отрицательного числа)
#ССЫЛКА!	Ссылка на ячейку указана неверно
#ЗНАЧ!	Недопустимый тип аргумента функции или операнда формулы (например, вместо числа введен текст)