Лабораторная работа № 1 Ввод, редактирование и форматирование данных, редактирование электронной таблицы

Цель - освоение методов выделения ячеек, ввода данных в ячейки электронной таблицы, их редактирования и форматирования, а также редактирования листа и книги.

Выделение ячеек. Для работы с ячейками их предварительно необходимо выделить. Приёмы выделения следующие:

• Выделить одну ячейку - щелкнуть по ней мышью.

• Выделить столбец - щелкнуть мышью по заголовку столбца.

• Выделить строку - щелкнуть мышью по номеру строки.

• Выделить блок ячеек - установить указатель мыши на любую угловую ячейку блока (например, верхнюю левую), нажать левую кнопку мыши и, не отпуская её, установить указатель мыши на ячейку, расположенную по диагонали от первой выделенной ячейки (на правую нижнюю), затем отпустить кнопку мыши.

• Выделить произвольный диапазон ячеек – удерживая на клавиатуре управляющую клавишу Ctrl, в любом порядке последовательно выделить необходимые ячейки, блоки ячеек.

• Выделить весь лист - щелкнуть по чистой ячейке на пересечении заголовков строк и столбцов в левом верхнем углу листа.

Замечание. При выделении блока ячеек первая из выделенных ячеек остается незатененной, а при выделении несмежных ячеек - последняя.

Ввод данных в ячейку. Для активизации нужной ячейки можно просто щелкнуть мышью по этой ячейке. После этого она выделяется на экране жирной чёрной рамкой и можно начинать вводить данные.

В водить данные можно непосредственно в ячейку или в строку формул. Режим ввода включается с вводом первого символа, в ячейке появляется мигающий курсор. Режим ввода можно включить и двойным щелчком мыши по ячейке. Вводимая строка символов отображается одновременно как в ячейке, так и в строке формул окна. Для завершения ввода можно нажать клавишу Enter или просто щелкнуть мышью вне ячейки, в которую осуществлялся ввод данного. Можно также нажать кнопку - Ввод, в строке формул:

После завершения ввода в ячейку любой последовательности символов тип данного определяется системой автоматически. Если MS Excel не может проинтерпретировать введённое данное как число, формула, дата, время, логическое значение или как ошибку ввода, то данное интерпретируется как обычный текст. По умолчанию текст выравнивается по левому краю ячейки (признак обычного текста), а числа - по правому краю (признак числа). Ячейка может вмещать до 255 символов.

В качестве обычного текста ячейка может содержать слова, предложения, произвольный набор символов.

В качестве числа ячейка может содержать числовое данное в диапазоне от ‑1,6710³⁰⁸ до 1,6710³⁰⁸, при этом количество значимых цифр не более 15.

Если введенные текстовые данные превосходят ширину ячейки, то не поместившаяся часть будет отображаться в соседней справа пустой ячейке. Если же соседняя ячейка не пуста, то есть содержит какие-то данные, на экране отобразится столько знаков, сколько поместится в ячейке, остальные обрежутся. При этом сам текст в памяти компьютера сохранится неизменным.

Числа располагаются в пределах ячейки. Слишком длинное десятичное число округляется до требуемого количества знаков. Если этого недостаточно, число представляется в научном формате.

Если же ширина ячейки и для этого мала, ячейка заполняется знаками # (решетка), сигнализирующими о том, что ширина ячейки недостаточна для отображения данных.

В качестве формулы рассматривается символьная строка определённого формата, начинающаяся со знака (=) и интерпретируемая Excel как указание, какие вычисления должны быть выполнены. Заметим, что ячейка хранит формулу, а отображает результат "мгновенного" вычисления формулы. В этот момент сама формула отображается только в строке формул.

В области листа (не в ячейках) можно поместить информационные объекты, созданные другими программами (приложениями). Например, рисунки, диаграммы, графики, объекты документа текстового процессора Word и т.п. Они не являются данными электронной таблицы, а служат для оформления листа.

Заполнение ячеек. Операция заполнения ячеек позволяет быстро занести данные в подряд идущие ячейки, используя содержимое ранее заполненных ячеек. Эта операция значительно упрощает ввод рядов данных (прогрессий) и тиражирование одинаковых данных и формул. Для заполнения ячеек используются команды основного меню Правка/Заполнить►Вниз(Вправо, Вверх, Влево, Прогрессия). Можно также использовать метод автозаполнения блоков по столбцам или по строкам с помощью маркера заполнения, перемещая установленный на нём курсор мыши. Для этого нужно:

• выделить заполненную ячейку(блок);

• поместить указатель мыши на маркер автозаполнения в нижнем правом углу контура выделенной ячейки(блока) так, чтобы указатель мыши принял вид креста - ;

• нажать левую кнопку мыши и тащить маркер до тех пор, пока контур выделения не охватит необходимый блок, после чего кнопку отпустить. Блок автоматически заполнится данными. Если Excel определит, что ранее выделенный блок содержал часть прогрессии, то автозаполнение продолжит эту прогрессию.