Функції Excel

Функції Excel - це спеціальні, заздалегідь створені формули для складних обчислень, в які користувач повинен ввести тільки аргументи.

Функції складаються з двох частин: імені функції і одного або декількох аргументів. Ім'я функції описує операцію, яку ця функція виконує, наприклад, СУМ.

Аргументи функції Excel - задають значення або осередки, використовувані функцією, вони завжди поміщені в круглі дужки. Відкриваюча дужка ставиться без пропуску відразу після імені функції. Наприклад, у формулі "=СУМ(A2;A9) ", СУМ - це ім'я функції, а A2 і A9 - її аргументи.

Ця формула підсумовує числа в осередках A2, і A9. Навіть якщо функція не має аргументів, вона все одно повинна містити круглі дужки, наприклад функція ПІ(). При використанні у функції декількох аргументів вони відділяються один від одного крапкою з комою. У функції можна використовувати до 30 аргументів.

Введення функцій в робочому листі

Ви можете вводити функції в робочому листі прямо з клавіатури або за допомогою команди Функція меню Вставка. Якщо ви виділите осередок і виберете команду Вставка/Функція, Excel виведе вікно діалогу Майстер функцій - крок 1 з 2. Відкрити це вікно можна також за допомогою кнопки Вставка функції на рядку введення формул.

У цьому вікні спочатку виберіть категорію в списку Категорія і потім в алфавітному списку Функція вкажіть потрібну функцію.

Excel введе знак рівності (якщо ви вставляєте функцію на початку формули), ім'я функції і круглі дужки. Потім Excel відкриє друге вікно діалогу майстра функцій, в якому необхідно встановити аргументи функції (у нашому випадку посилання на A2 і A9).

Друге вікно діалогу Майстра функцій містить по одному полю для кожного аргументу вибраної функції. Праворуч від кожного поля аргументу відображується його поточне значення (21 і 33). Поточне значення функції відображується внизу вікна діалогу (54). Натисніть кнопку ОК або клавішу Enter, і створена функція з'явиться в рядку формул.

Д іаграми в Excel

За допомогою Microsoft 2003 можна створювати складні діаграми для даних робочого листа. Діаграма - графічне зображення залежності між величинами. Діаграми є наочним засобом представлення даних робочого листа. Діаграму можна створити на окремому листі або помістити як впроваджений об'єкт на лист з даними.

Представлення даних на діаграмі. Діаграма пов'язана з даними, на основі яких вона створена, і оновлюється автоматично при зміні даних.

Значення осі. Excel створює значення осі на основі вказаних даних. В даному випадку значення осі змінюються від 0 до 70, що відповідає значенням осередків діапазону на листі.

Імена категорій. Як імена осі категорій Excel використовує заголовки стовпців або рядків даних. У наведеному прикладі як імена осі категорій відображуються заголовки рядків, відповідні першому кварталу, другому кварталу і так далі.

Імена рядів даних діаграми. Excel також використовує заголовки стовпців або рядків даних як імена рядів даних. Імена рядів відображуються в легенді діаграми. У наведеному прикладі іменами рядів виступають заголовки рядів планованих і фактичних значень.

Маркери даних. Маркери даних одного кольору представляють один ряд даних. Кожен маркер відповідає одному значенню даних листа. У наведеному прикладі найправіший маркер даних відповідає фактичному значенню за четвертий квартал, рівному 60.

Підказки. При зупинці покажчика над яким-небудь елементом діаграми з'являється підказка з назвою елементу. Наприклад, при зупинці покажчика над легендою з'являється підказка "Легенда".

Створення діаграми. Щоб створити діаграму, необхідно, передусім, ввести дані для діаграми на лист. Потім виділите будь-які осередки, які містять початкові ці діаграми. Далі в меню Вставка виберіть команду «Діаграма» або натисніть кнопку «Майстер діаграм» на стандартній панелі інструментів. У будь-якому випадку Excel виведе на екран перше вікно майстра діаграм. За допомогою чотирьох вікон діалогу майстер діаграм збере усю інформацію, необхідну Excel для побудови діаграми.

Крім того, можна створити діаграму за один крок без використання майстра діаграм. При створенні у такий спосіб діаграми використовуються стандартні тип і параметри форматування, які пізніше можна змінити.

Створення діаграми за один крок. Найшвидший спосіб для створення листа діаграми, що використовує стандартний тип діаграми, виділите необхідні дані і натисніть клавішу F11. В цьому випадку лист діаграми - це лист книги, що містить тільки діаграму.

Крок 1. Вибір типу діаграми. Перше вікно діалогу Майстра діаграм, пропонує вибрати тип діаграми.

Це вікно діалогу містить дві вкладки: одну для стандартних і іншу для нестандартних типів діаграм.

Крок 2. Завдання початкових даних діаграми. У другому вікні діалогу майстра діаграм можна задати дані, використовувані Excel при побудові діаграми.

Друге вікно діалогу Майстра діаграм дозволяє задати початковий діапазон і розташування в нім рядів даних. Якщо перед запуском Майстра був виділений діапазон з початковими даними, то це поле міститиме посилання на виділений діапазон.

Excel виводить рухливу рамку навколо початкового діапазону. Якщо з якихось причин початковий діапазон вказаний неправильно, виділите потрібний діапазон і введіть його прямо у вікні діалогу Майстра діаграм.

Excel зазвичай вибирає орієнтацію рядів, припускаючи, що діаграма повинна містити менше рядів, ніж точок. Переглядаючи зразок при різній орієнтації рядів, можна вибрати найбільш ефективний спосіб відображення даних в створюваній діаграмі.

Друге вікно діалогу Майстра діаграм, як і перше, містить дві вкладки. Щоб переконатися, що Excel використовує правильні імена і діапазони осередків, для кожного ряду даних, можна перейти на вкладку Ряд. Натисніть кнопку. Далі, щоб перейти до наступного кроку.

Крок 3. Завдання параметрів діаграми. Третє вікно діалогу Майстра діаграм містить шість вкладок. Вони дозволяють задати характеристики осей, назву діаграми і заголовки для її осей, легенду, підписи значень в рядах даних і так далі. Усе це можна виконати при створенні діаграми або після її побудови.

Крок 4. Розміщення діаграми. Excel може впровадити діаграму в робочий лист або помішати її на окремому листі, так званому листі діаграми.

Після побудови діаграми її можна відредагувати в режимі редагування діаграми. Для цього треба двічі клацнути кнопку миші на діаграмі або скористатися контекстним меню.