Лекція 9 Основні відомості про табличні процесори (2 год.)
План
Основи табличного представлення даних. Програми роботи з електронними таблицями, їх характеристика і функціональні можливості.
Типи даних у MS Excel. Комірки, листи і їх адресація.
Введення формул і проведення розрахунків.
Майстер формул MS Excel.
Створення графіків і діаграм в MS Excel. Майстер діаграм.
Знайомство з Excel
Excel - це табличний процесор. Табличний процесор - це прикладна програма, яка призначена для створення електронних таблиць і автоматизованої обробки табличних даних.
Електронна таблиця - це електронна матриця, розділена на рядки і стовпці, на перетині яких утворюються осередки з унікальними іменами. Осередки є основним елементом електронної таблиці, в яких можуть вводитися дані і на яких можна посилатися по іменах осередків. До даних відносяться: числа, дати, час доби, текст або символьні дані і формули.
До обробки даних відноситься:
- проведенння різноманітних розрахунків за допомогою формул і функцій, вбудованих у редактор;
- побудова діаграм;
- обрабка даних у списках (Сортировка, Автофильтр, Расширенный фильтр, Форма, Итоги, Сводная таблица);
- рішення задач оптимізації (Подбор параметра, Поиск решения, Сценарии "что - если" и другие задачи);
- статистична обробка даних, аналіз і прогнозування (інструменти аналіза з надстройки "Пакет анализа").
Таким чином, Excel є не лише засобом автоматизації розрахунків, але і засобом моделювання різних ситуацій.
Сфера застосування Excel : планово - фінансові і бухгалтерські розрахунки, облік матеріальних цінностей, системи підтримки ухвалення рішень (СППР) і інші сфери застосування.
Створення нової робочої книги в Excel
Навчання роботі з Excel необхідно починати з вивчення вікна додатка Excel. При запуску Excel відкривається вікно додатка, в якому відображується нова робоча книга, - Книга 1.
Вікно додатка Excel має п'ять основних областей:
- рядок меню;
- панелі інструментів;
- рядок стану;
- рядок введення;
- зона вікна робочої книги.
Основна обробка даних в Excel здійснюється за допомогою команд з рядка меню. Панелі інструментів Стандартна і Форматування є вбудованими панелями MS Excel, які розташовуються під рядком меню і містять певні набори піктограм (кнопок). Основна частина піктограм призначена для виконання найбільш часто використовуваних команд з рядка меню.
Рядок формул в Excel використовується для введення і редагування значень, формул в осередках або діаграмах. Поле імені - це вікно зліва від рядка формул, в якому виводиться ім'я активного осередку. Піктограми: X, V, fx, розташовані зліва від рядка формул, - це кнопки відміни, введення і вставка функції відповідно.
Рядок стану вікна додатка Excel розташований в нижній частині екрану. Ліва частина рядка стану вказує зведення про стан робочої області електронної таблиці (Готово, Введення, Правка, Вкажіть). Крім того, в лівій частині рядка стану коротко описуються результати виконаної команди. У правій частині рядка стану виводяться результати обчислень (при виконанні автоматичних обчислень за допомогою контекстного меню рядка стану) і відображуються натиснуті клавіш Ins, Caps Lock, Num Lock, Scroll Lock.
Далі необхідно ознайомитися з основними поняттями вікна робочої книги.
Робоча книга (документ Excel) складається з робочих листів, кожен з яких є електронною таблицею. За умовчанням відкривається три робочих листа або три електронні таблиці, перехід до яких можна здійснити, клацаючи на ярличках, розташованих внизу книги. При необхідності в книгу можна додати робочі листи (електронні таблиці) або видалити їх з книги.
Кнопки прокрутки ярличків здійснюють прокрутку ярличків робочої книги. Крайні кнопки здійснюють прокрутку до першого і останнього ярличка робочої книги. Внутрішні кнопки здійснюють прокрутку до попереднього і наступного ярличка робочої книги.
Основні поняття електронної таблиці : заголовок стовпця, заголовок рядка, осередок, ім'я осередку, маркер виділення, маркер заповнення, активний осередок, рядок формул, поле імені, активна область листа.
Робоча область електронної таблиці складається з рядків і стовпців, що мають свої імена. Імена рядків - це їх номери. Нумерація рядків починається з 1 і закінчується максимальним числом, встановленим для цієї програми. Імена стовпців - це букви латинського алфавіту спочатку від А до Z, потім від АА до AZ, ВА до BZ і так далі
Максимальна кількість рядків і стовпців електронної таблиці визначається особливостями використовуваної програми і об'ємом пам'яті комп'ютера, наприклад, в табличному процесорі Excel 256 стовпців і більше 16 тисяч рядків.
Перетин рядка і стовпця утворює елемент електронної таблиці, що має свою унікальну адресу. Для вказівки адрес осередків у формулах використовуються посилання (наприклад, А6 або D8).
Осередок - область, що визначувана перетином стовпця і рядка електронної таблиці, має свою унікальну адресу.
Адреса осередку визначається ім'ям (номером) стовпця і ім'ям (номером) рядка, на перетині яких знаходиться осередок, наприклад А10. Посилання - вказівка адреси осередку.
Активний осередок - це виділений осередок, ім'я якого відображується в полі імені. Маркером виділення називається напівжирна рамка навколо виділеного осередку. Маркер заповнення - це чорний квадрат в правому нижньому кутку виділеного осередку.
Активна область листа - це область, яка містить введені дані.
У електронних таблицях можна працювати як з окремими осередками, так і з групами осередків, які утворюють блок. Блок осередків - група суміжних осередків, визначувана за допомогою адреси.
Адреса блоку осередків задається вказівкою посилань першої і останньої його осередків, між якими ставиться розділовий символ - двокрапка. Якщо блок має вигляд прямокутника, то його адреса задається адресами лівою верхньою і правою нижньою осередків, що входять в блок.
Блок використовуваних осередків може бути вказаний двома шляхами: або завданням з клавіатури початкового і кінцевого адрес осередків блоку, або виділенням відповідної частини таблиці за допомогою лівої клавіші миші.
Приклад завдання адрес осередку і блоків в електронній таблиці:
- адреса осередку, що знаходиться на перетині стовпця F і рядки 9, виражається посиланням F9;
- адреса блоку, утвореного у вигляді частини рядка 1, - B1: E1;
- адреса блоку, утвореного у вигляді стовпця C, - C1: C21;
- адреса блоку, утвореного у вигляді прямокутника, - A3: G10