3. Определение необходимых в таблице полей

Каждая таблица содержит информацию на отдельную тему, а каждое поле в таблице содержит отдельные сведения по теме таблицы. Например, в таблице с данными о клиенте могут содержаться поля с названием компании, адресом, городом, страной и номером телефона. При разработке полей для каждой таблицы необходимо помнить:

• Каждое поле должно быть связано с темой таблицы.

• Не рекомендуется включать в таблицу данные, которые являются результатом выражения.

• В таблице должна присутствовать вся необходимая информация.

• Информацию следует разбивать на наименьшие логические единицы (Например, поля «Имя» и «Фамилия», а не общее поле «Имя»).

4. Задание индивидуального значения каждому полю

С тем чтобы Microsoft Access мог связать данные из разных таблиц, например, данные о клиенте и его заказы, каждая таблица должна содержать поле или набор полей, которые будут задавать индивидуальное значение каждой записи в таблице. Такое поле или набор полей называют основным ключом.

5. Определение связей между таблицами

После распределения данных по таблицам и определения ключевых полей необходимо выбрать схему для связи данных в разных таблицах. Для этого нужно определить связи между таблицами.

Желательно изучить связи между таблицами в уже существующей базе данных.

6. Обновление структуры базы данных

После проектирования таблиц, полей и связей необходимо еще раз просмотреть структуру базы данных и выявить возможные недочеты. Желательно это сделать на данном этапе, пока таблицы не заполнены данными.

Для проверки необходимо создать несколько таблиц, определить связи между ними и ввести несколько записей в каждую таблицу, затем посмотреть, отвечает ли база данных поставленным требованиям. Рекомендуется также создать черновые выходные формы и отчеты и проверить, выдают ли они требуемую информацию. Кроме того, необходимо исключить из таблиц все возможные повторения данных.

7. Добавление данных и создание других объектов базы данных

Если структуры таблиц отвечают поставленным требованиям, то можно вводить все данные. Затем можно создавать любые запросы, формы, отчеты, макросы и модули.

8. Использование средств анализа в Microsoft Access

В Microsoft Access существует два инструмента для усовершенствования структуры баз данных. Мастер анализа таблиц исследует таблицу, в случае необходимости предлагает новую ее структуру и связи, а также переделывает ее.

Анализатор быстродействия исследует всю базу данных, дает рекомендации по ее улучшению, а также осуществляет их.

28. Субд msAccess. Cоздание таблиц и схем данных

Чтобы создать таблицу, нужно перейти к списку таблиц и нажать кнопку Создать. Появится новое диалоговое окно. Таблицу в Access можно создать: с помощью Конструктора; с помощью Мастера таблиц – специальной программы, предлагающую создать таблицу в пошаговом режиме на базе типовых решений, имеющихся в Access; импортировать таблицу БД из файла какой-либо программы (FoxPro или Excel).

Создание таблицы БД с помощью конструктора. Для этого необходимо в диалоговом окне "Новая таблица" выбрать пункт Конструктор и нажать ОК. Появится окно Конструктора таблиц. Условно это окно можно поделить на две области:

• Область полей таблицы, где вводится название полей, определяется тип данных каждого поля, а также делаются краткие комментарии по поводу того, какие данные находятся в этом поле (графа Описание).

• Область свойств поля, где указываются отдельные характеристики каждого поля, необходимые для определения параметров сохранения данных в поле, их дальнейшего отображения и редактирования. Эта область содержит две вкладки: Общие и Подстановка. Вкладка Подстановка содержит список некоторых дополнительных параметров, необходимых, в частности, для настройки связей с полями других таблиц.

Имя поля задается в столбце Имя поля. Имя может содержать не более 64 знаков, при этом допустимы любые символы, кроме точки, восклицательного знака и угловых скобок. Повторение имен полей не допускается. Для каждого поля необходимо указать тип данных, содержащихся в нем. Тип данных выбирается из списка, который можно вызвать щелчком мыши в столбце Тип данных.Access оперирует следующими типами данных: Текстовый (не больше 255символов). Поле MEMO - текстовая информацию в количестве 32000 знаков. Числовой. Дата/время. Денежный. Счетчик (при добавлении в таблицу новой записи значение этого поля увеличивается на 1 (единицу). Значения в таких полях не обновляются. Поля этого типа очень удобно использовать для ведения каталогов с уникальными номерами.). Логический ( два значения: Да и Нет). Поле объекта OLE - в этом поле могут храниться объекты, созданные в других приложениях (максимум 128 Мбайт). Гиперссылка - могут содержаться гиперссылки на объекты в Internet или Intranet.

Характеристики отдельных полей определяются в области свойств поля (вкладка Общие). Каждое поле имеет определенный набор свойств – в зависимости от типа поля. Ниже перечислены основные свойства полей:

• Размер поля – максимальная длина текстового поля (по умолчанию 50 знаков) или тип данных числового поля. Рекомендуется задавать минимально допустимое значение этого свойства, потому что обработка данных меньшего размера выполняется быстрее.

• Если тип данных – числовой, допустимы следующие значения свойства Размер поля:

• Формат поля – формат отображения данных. Как правило, используется формат, заданный по умолчанию.

• Число десятичных знаков. Определяется число десятичных знаков справа от десятичного разделителя.

• Маска ввода – образец для всех данных, которые вводятся в это поле.

• Подпись – обозначение для поля, которое будет использоваться для отображения поля в таблице, форме или отчете. Если это значение не определено, в качестве подписи будет взято имя поля.

• Значение по умолчанию – стандартное значение, которое автоматически вводится в поле при формировании новой записи данных.

• Условие на значение. Задается выражение, устанавливающее ограничение на содержимое данного поля. Таким образом, допускается контроль над правильностью ввода данных.

• Сообщение об ошибке. Определяется сообщение об ошибке, которое выводится в случае нарушения условия на значение.

• Обязательное поле. Определяется, может ли данное поле содержать значения Null (т.е. оставаться пустым), или нужно обязательно вводить в это поле данные.

• Индексированное поле. Определяется, нужно ли индексировать поле. Индексация ускоряет поиск и сортировку данных, но обновление информации при внесении изменений происходит медленнее. Поля типа MEMO, Объект OLE и Гиперссылка не могут индексироваться.

Редактирование структуры таблицы. На Панели инструментов могут появляться новые кнопки: – кнопка перехода в режим заполнения таблицы. Таблица, как и любой другой объект БД (форма, отчет, модуль или ), может находиться в двух основных режимах – режиме конструирования и режим просмотра. Данная кнопка позволяет переключиться в режим просмотра созданной таблицы для ввода и изменения данных. – кнопка для определения поля первичного ключа. Слева от столбца Имя поля расположен еще один узкий столбец, в котором находится треугольный маркер, который указывает на активную строку. Поместив курсор мыши в область маркировки, можно выделить одну или несколько строк щелчком мыши. Кнопки и соответственно добавляют и удаляют строки в таблице.

После задания характеристик всех полей следует выбрать по крайней мере одно ключевое поле. В качестве ключевых полей указываются поля счетчиков. В любом случае, поле ключа не должно содержать повторяющихся данных. Чтобы определить ключ, необходимо выделить нужное поле (или поля) и нажать кнопку на панели инструментов. Слева от маркера появится изображение ключа.

Перед вводом информации спроектированную таблицу необходимо сохранить. Нажмите кнопку и введите название таблицы. Кнопка изменила свой вид на . Нажав на последнюю, вы снова окажетесь в режиме Конструктора. Это дает возможность при необходимости что-либо подправить в структуре таблицы. Поля заполняются последовательно. Переход от одного поля к другому удобно выполнять клавишей Tab (или Shift+Tab). Если при проектировании таблицы для некоторых полей вы предусмотрели значения по умолчанию, эти значения автоматически появятся в соответствующих полях. Записи в таблице можно перемещать, копировать и удалять теми же способами, что и в электронных таблицах, то есть сначала выделить строки, а потом выполнить необходимую операцию. Столбец можно выделить щелчком мыши по заголовку. Столбцы можно перемещать вправо и влево, пользуясь методом drag and drop.

Связи между таблицами в Access можно устанавливать вручную, пользуясь макетом Схемы данных; с помощью Мастера подстановок – программы, автоматически формирующей связи на этапе проектирования таблицы. Создавая связь вручную, вы можете детально описать свойства связи и тип отношений между таблицами. Однако автоматическое формирование связей предпочтительнее, поскольку Мастер подстановок дополняет связанные таблицы некоторыми удобствами работы. Лучшим решением будет создание связей поручать Мастеру, а дальнейшую настройку выполнять вручную.

Использование Мастера подстановок для создания связи. Перейдите в режим проектирования таблицы. Сначала необходимо выделить поле, которое будет содержать данные из другой таблицы (если такого поля нет, его нужно создать). В столбце Тип данных в качестве параметра выберите Мастер подстановок. Запустится Мастер. Дальнейшие действия происходят в диалоговом режиме.

• Сначала нужно выбрать, что является источником данных для поля подстановки. Чтобы перейти к следующему этапу, нажмите Далее.

• Укажите имя таблицы БД, из которой будут взяты значения для подстановки. Нажмите Далее.

• Далее следует перенести в левую часть окна поля, которые содержат необходимые для подстановки значения. Добавьте в этот список поле Название. Нажмите Далее.

• Задаете ширину полей для списка подстановки. Кроме того, предлагается скрыть столбец первичного ключа. Если вы его не добавляли, Мастер сам его включил в список полей, ведь без ключевого поля не будет никакой связи. Нажмите Далее.

• Задаете параметр Подпись для поля подстановки. Можно все оставить без изменений – Мастер сам догадался, как назвать поле. После нажатия кнопки Готово Access выдаст запрос на сохранение таблицы и сформирует связь. Затем можно переходить в режим заполнения и вводить информацию.