Деловая переписка

Что необходимо помнить при составлении деловых писем.

При составлении деловых писем необходимо помнить, что по письму можно судить не только о человеке его написавшем, но и фирме, которую он представляет, В конечном счете письмо может создать или хорошую репутацию человеку или фирме, или напротив., плохую. Поскольку деловые письма обычно подшиваются, то не исключено, что к вашему письму, оставленному без внимания ранее, могут вернуться при просмотре подшивки. Помните, что время, затраченное на составление хорошего письма, - это хорошо вложен­ный капитал.

Существуют определенные ограничения, касающиеся стиля и языка делового письма. Ес­ли говорить в общих чертах, то идеальным письмом считается то, которое сочетает в себе радушие и достоинство. Такие письма сообщают читателю чувство искренности и друже­ского расположения написавшего это письмо. Однако не стоит и злоупотреблять радуши­ем в деловых письмах, что может привести к обратному эффекту и читающий потеряет интерес к письму.

Вежливость и точность - неотъемлемы в деловой корреспонденции, однако общий тон письма может меняться в зависимости от его содержания. Письма, направленные важным государственным деятелям, прошения или заявления о приеме на работу должны иметь более официальный и уважительный тон, чем обычное деловое письмо.

Каждое письмо преследует свою цель, поэтому оно должно быть написано таким языком, который будет способствовать достижению этой цели наилучшим образом. Переписка между людьми, общающимися на протяжении некоторого времени, может быть менее официальной в отличие от переписки между корреспондентами, впервые вступающими в контакт.

Сообщение в письме должно быть изложено простым и естественным языком. Часто в письмах пользуются такими фразами и выражениями, которые давно потеряли всякий смысл. Таких выражений следует избегать, так как они, во-первых, устарели, во-вторых, нарушают четкость стиля.

Форма делового письма: шапка на фирменном бланке учреждения или частного лица, ссылки и дата, внутренний адрес (название, титулы, почтовый адрес). Шапка на фирменном бланке отпечатана вверху листа письма. Она содержит название фирмы и почтовый адрес.

Как дополнение может указываться номер телефона, факса, адрес электронной почты и сайта, телеграфный адрес (он может быть внизу листа),

По законодательству некоторых стан на бланке требуется определенная дополнительная; информация. Например, акционерное общество с ограниченной ответственностью в Бри­тании должно указывать имена своих директоров, адрес своего зарегистрированного офи­са, место регистрации и регистрационный номер. Многие шапки имеют напечатанные место, оставленное для ссылок.

Ссылки и дата

Ссылка состоит из инициалов исполнителя и его контактный телефон. Для ссылок можно

использовать буквы и цифры, обозначающие отдел или сектор пишущего, номер дела и т.д. (в британских письмах ссылка обычно помещена над датой, в американских письмах она указывается в левом нижнем углу листа письма).

Дату можно писать по-разному. В Великобритании обычно порядок таков: день, месяц, год

10 декабря 19... или 10-ое декабря, 19...

Американцы обычно ставят сначала месяц, за которым следует день и год: Декабрь 10, 19... (форма 10 декабрь 19... также широко используется в Соединенных Штатах),

Международная организация по стандартизации (ISO) рекомендует следующую цифро­вую форму в таком порядке - год, месяц и день: 19...-12-10

Другие цифровые формы, как 10-12-19..., 10.12.19..., 10/12/19.,. не должны применяться в деловых письмах, т.к. они легко могли бы внести путаницу. (10/12 означает 10 декабря или 12 октября).