Подготовка к проведению деловой беседы

Наши соотечественники, занимающиеся бизнесом, от зарубежных партнеров нередко отличаются непрофессионализмом. Это касается и деловых бесед. Они зачастую оказываются непроработанными, предложения носят общий характер. В результате партнеры вежливо Вас выслушивают, но этим все и ограничивается.

Мы часто удивляемся тому, что деловые партнеры мгновенно реагируют на наши слова, парируют наши замечания, даже в сложной для них ситуации. Обычно мы относим это на счет их интеллекта. Но дело не только в нем. Скорее всего наш партнер тщательно и добросовестно подготовился к беседе, спланировал ее, неоднократно прорепетировал, отработал детали, предусмотрел неожиданности и "сюрпризы". В нужный момент он обращается к отработанным вариантам.

Заботясь о результате, позаботьтесь и о подготовке. Чем важнее предмет беседы, тем тщательнее следует готовиться. Если потребуется, отложите встречу, но потратьте время на изучение вопроса.

Хорошо подготовиться к важной деловой беседе помогает планирование. Российские предприниматели не слишком жалуют эту процедуру. Логика мысли при этом проста: "как можно планировать беседу, когда новый факт или обстоятельство в состоянии разрушить любой план? Импровизация в беседе лучше всякого плана...".

Но именно такой подход и является причиной неудач наших деловых людей в ходе бесед с зарубежными партнерами. Цель планирования как раз и состоит в нейтрализации, смягчении влияния непредвиденных обстоятельств на ход беседы. Подготовка позволяет предусмотреть возможные неожиданности, снизить эффективность выпадов партнера, повысить результативность Ваших заготовок. К тому же приобретается навык быстрой и гибкой реакции на возможные "сюрпризы". Поэтому хороший план сегодня лучше мнимого безупречного завтра.

Планирование деловых бесед — непростое занятие. Один государственный деятель на вопрос о том, сколько времени ему потребуется на подготовку к очередному выступлению по телевидению, ответил: "Если я должен говорить всего десять минут, то на подготовку мне потребуется неделя. Если в моем распоряжении будет один час, то мне нужно два дня. Если же время моего выступления не ограничено, тогда я могу начать хоть сейчас".

При подготовке к деловой беседе составлять следующие планы.

• Генеральный план (указываются виды деятельности, сроки и исполнители).

• Стратегический план — программа действий и пути достижения намеченных задач.

• •Тактический план — перечень способов поэтапного достижения целей, ведущих к решению стратегических задач.

• Оперативный план — программа действий по каждому отдельному пункту беседы.

• План сбора материалов и информации (указываются источники информации, собираемые сведения, исполнители, сроки).

• План систематизации и отбора рабочих материалов (определяет структуру организации собранного материала, критерии его отбора).

• План изложения по времени (определяет рамки следующего, рабочего плана беседы. Время беседы в общих чертах распределяется на отдельные фазы и элементы беседы).

• Рабочий план (устанавливает структуру изложения беседы в целом с учетом имеющегося времени).

• План использования вспомогательных средств (предусматривает включение наглядных и технических средств в ход беседы: графики, проекторы, аудио- и видеосистемы, компьютеры и т.п.).

• План приспособления к собеседникам и обстановке (учитывает потенциальные требования и намерения партнеров, а также особенности обстановки, в которой будет проходить беседа).

• План тренировки — программа репетиций деловой беседы.

Важность беседы является фактором, который определяет, от какого из предложенных планов можно отказаться. Профессиональный подход и корректное отношение к партнеру требуют тщательной подготовки, подгонки деталей и шлифовки беседы в целом, что может иметь исключительное, зачастую решающее значение. Однажды любитель живописи наблюдал, как Микеланджело тщательно подправлял то одну, то другую деталь на своей картине. В конце концов он воскликнул: "Все, что ты сейчас изменил, это мелочи, пустяки!" Гениальный художник ответил: "Конечно, это мелочи. Но эти мелочи всегда ведут к совершенству, а совершенство, конечно же, не мелочь". Таким образом, улучшение мелких, на первый взгляд, деталей беседы означает путь к совершенству беседы в целом. Многие деловые люди не отказались бы начертать в качестве девиза на своем гербе афоризм американского бизнесмена X. Маккея: "Мелочи не играют решающей роли, они решают все".

Для людей нетерпеливых, пренебрегающих тщательностью подготовки к беседе с партнером, а стало быть, и профессионализмом, возможно, небесполезны, будут слова одного европейца, побывавшего на Востоке: "Трудно переоценить значение неторопливого взвешивания деталей и взаимоотношений. Жители Востока усматривают в суете и спешке, с которыми мы выполняем интеллектуальную работу, неспособность современных европейцев привести себя в уравновешенное состояние, что является верным и устрашающим признаком упадка нашей культуры". Разумеется, вопрос "о совершенстве" не носит столь однозначного характера. Если человек будет во всем и все время требовать от себя совершенства, он вообще ничего не сможет добиться. Как заметил М. Твен, "даже вероятная дорога не доведет до нужного места, если топтаться на ней слишком долго".

Чтобы стать действующей, продуктивной и, если хотите, творческой личностью, надо найти в себе мужество, допускающее несовершенство. В школах экономики и бизнеса нередко учат не переходить к действиям, пока не станут известны все факты. В Вашем распоряжении имеется 95 % фактов, и Вы затрачиваете еще шесть месяцев на то, чтобы добыть последние 5 %. К моменту, когда Вы их наконец добыли, оказывается, что они уже устарели, поскольку рыночная ситуация претерпела изменения.

До и во время встречи партнер будет искать Ваши слабые места. Поэтому в ходе подготовки примите следующие защитные меры: о чем возможно — умолчите; заготовьте подходящее объяснение тому, что скрыть нельзя; поговорите с заинтересованными лицами, коллегами, друзьями до того, как это сделает оппонент; проконсультируйтесь с экспертом по вопросам, в которых недостаточно компетентны сами; приучите себя делать паузы — сначала подумайте, а затем говорите.

В ходе подготовки разумно составить сценарий беседы. Пригласите друзей и коллег сыграть в спектакле, где одна из ролей — Ваш упрямый партнер. Вы сможете не только апробировать свои ходы и аргументы, но и потренировать самообладание, умение преодолевать неожиданные препятствия. Репетируйте в незнакомых помещениях — это создаст напряжение и неопределенность, подобные реальным. Не увлекайтесь репетициями — вполне достаточно одной - двух.

Добиться успеха в деловой беседе с партнером позволяют учет и творческое использование следующих качеств, требований и правил:

Профессиональные знания способствуют высокой объективности, достоверности, глубине изложения.

Ясность позволяет логично связать факты и детали, избежать путаницы, двусмысленности, недосказанности.

Наглядность — максимальное использование технических средств, образов, ассоциаций, параллелей — снижает абстрактность изложения.

Постоянная направленность — нацеленность на основные задачи беседы, частичное ознакомление с ними партнеров.

Ритм — повышение интенсивности беседы по мере приближения ее к концу, контроль за проработкой ключевых вопросов.

Повторение позволяет акцентировать внимание на основных положениях и идеях, способствует лучшему усвоению собеседником нашей информации.

Внезапность — продуманная, но неожиданная и необычная для партнера увязка деталей, фактов и выводов.

Интенсивность — наличие в ходе беседы "взлетов", когда информация насыщенна и от партнеров требуется максимальная концентрация, и "спадов", используемых для передышки и "закрепления" мыслей и ассоциаций у собеседника.

Объем передачи информации — оптимальные рамки содержания беседы. Помните выражение французского мыслителя Вольтера: "Секрет быть скучным состоит в том, чтобы рассказывать все".

Чувство юмора позволяет разрядить обстановку, донести до партнера сложные моменты, парировать его выпады.