Стадия III. Исполнение договора поставки

Этап 1. Подготовка к поставке продукции.

Объект контроля 1: покупатель

Источник контроля: телефонограмма

Параметр контроля: подтверждение покупателем готовности в приемке продукции ев своих склада

Субъект контроля: техник (начальник) бюро оперативного управления отделом сбыта

Метод контроля: контрольная проверка покупателя посредством связи с ним.

Примечание: при неготовности приемки следует включать механизм пеней

Объект контроля № 2: товаро-транспортная накладная (ТТН).

Источник контроля: выписанные четыре экземпляра ТТН (типовая межведомственная форма № 1-т); заказ; договор по­ставки; регистры учета расчетов с покупателями (где указаны данные по фактическому уровню дебиторской задолженности).

Параметр контроля: все четыре экземпляра каждой ТТН имеют одинаковую учетную серию и номер; все реквизиты заполнены в соответствии с действующими правилами и явля­ются верными; указанные в ТТН сведения (характеристики продукции и т.д.) соответствуют условиям договора (приложе­ний) и взаимоувязаны; цены соответствуют прейскуранту; суммы правильно подсчитаны; лимит дебиторской задолжен­ности не превышен.

Субъект контроля: заместитель начальника отдела сбыта по управлению сбытом (данное должностное лицо санкцио­нирует отгрузку, подписывая ТТН).

Метод контроля: проверка документов.

Примечание: В случае получения от покупателя подтверждения готовно­сти принять продукцию (груз) на своих складах (в установ­ленные дату, время) начальник бюро оперативного управления оформляет товаро-транспортную накладную (ТТН, типовая межведомственная форма № 1-т) в четырех экземплярах, про­ставляя следующие реквизиты:

♦ дату выписки накладной (учетная серия и номер наклад­ной проставляется заранее на незаполненных бланках ТТН, так как ТТН является документом строгой отчетно­сти);

♦ номер и дату договора поставки (и соответствующего приложения к договору);

♦ сведения о поставщике (т.е. об организации), плательщике (заказчике), пунктах погрузки и разгрузки; сведения о гру­зе (характеристики).

Все четыре экземпляра ТТН должны иметь одинаковую учетную серию и номер. Выписанные экземпляры ТТН реги­стрируются в специальном журнале (регистре) или файле тех­ником бюро оперативного управления. Выписанные экземп­ляры ТТН передаются заместителю начальника отдела сбыта по управлению сбытом, в должностные обязанности которого входит санкционирование отгрузки.

Объект контроля № 3: товаро-транспортная накладная.

Источник контроля: выписанные четыре экземпляра ТТН (типовая межведомственная форма № 1 -т).

Параметр контроля: на всех экземплярах ТТН имеется подпись (санкция на отгрузку) заместителя начальника отдела сбыта по управлению сбытом.

Субъект контроля: заведующий складом готовой продук­ции отдела сбыта.

Метод контроля: проверка.

Примечание: Заместитель начальника отдела сбыта по управлению сбы­том методами проверки документов осуществляет контроль выписанных ТТН на предмет правильности их оформления (заполнения реквизитов), взаимосвязи указанных данных, точности подсчета указанных данных (арифметическая про­верка), соответствия указанных цен условиям договора (спе­цификациям, приложениям) и прейскуранту организации, со­ответствия характеристик продукции (артикул, наименования изделий, количество и т.д.) и других указанных данных усло­виям договора (спецификациям) и календарным планам (гра­фикам) отгрузок. Заместитель начальника отдела сбыта по управлению сбытом производит контрольное сличение суммы, указанной в ТТН, с данными по фактическому уровню деби­торской задолженности покупателя (при ее наличии) в целях предотвращения превышения установленного данному поку­пателю критического уровня задолженности. При наличии от­клонения (т.е., если в результате отгрузки превышен лимит за­долженности по причине того, что покупатель имеет просроченные долги) отгрузка санкционируется заместителем начальника отдела сбыта по управлению сбытом только на сумму, в результате добавления которой к фактическому уров­ню дебиторской задолженности данного покупателя не будет превышен установленный ему лимит (барьер) задолженности, а покупатель незамедлительно ставится об этом в известность соответствующим уведомлением договорно-правового бюро. Подписанная заместителем начальника отдела сбыта по управлению сбытом ТТН возвращается в бюро оперативного управления.

На наш взгляд, указанные алгоритмы удобно представить в виде специализированной надстройки к автоматизированной среде бухгалтерского учета организации. Ответственный сотрудник, уполномоченный санкционировать отгрузку продукции путем подписания товарно-транспортной накладной, должен иметь необходимую информацию о состоянии расчетных операций по каждому контрагенту в разрезе заключенных с ним хозяйственных договоров. Установленный лимит дебиторской задолженности фиксируется в программе в качестве справочной информации и не подлежит самостоятельной корректировке сотрудниками отдела сбыта без прямого указания заместителя директора по экономическим вопросам либо иного руководящего работника, уполномоченного регламентировать указанные вопросы. Разработанный учетный регистр позволяет автоматически санкционировать отгрузку, предусмотренную календарным графиком, в случае, если она не превышает установленного для контрагента лимита, в противном случае величина фактического отпуска продукции с предприятия вносится сотрудником службы сбыта в ручную с последующей корректировкой позиций товарно-транспортной накладной. Форма автоматизированного учетного регистра, удобная для практического применения изложенного алгоритма, представлена в таблице.

Таблица

Формирование товарно-транспортной накладной на отгрузку продукции в

соответствии с лимитом дебиторской задолженности контрагента

Покупатель: ООО «Трейдинг»			Лимит задолженности: 250 000 руб.
Первичный документ	Договор № 28-10/н		Договор № 36-10/н		Сальдо расчетов на момент операции		Отгрузка
	дебет	кредит	дебет	кредит	дебет	кредит	по графику	санкционируемая
ТТН № 2856 от 08.04.2010 г.	55000=						55000=	55000=
ТТН № 2862 от 09.04.2010 г.			127000=		55000=		127000=	127000=
Плат. пор. № 630 от 28.04.2010 г.		45000=			182000=
ТТН № 2864 от 29.04.2010 г.			113000=		137000=		212000=	113000=

Несомненная актуальность использования барьерных показателей дебиторской задолженности в разрезе контрагентов определяет необходимость исследования подходов к формированию методологии их расчета. Сложность аналитического обоснования лимита дебиторской задолженности заключается в том, что данные годовой финансовой (бухгалтерской) отчетности покупателя как основного общедоступного источника информации о его финансовом состоянии вряд ли достаточны для решения поставленной задачи. Прежде всего, это связано с тем, что годовая бухгалтерская отчетность становится доступной для внешних пользователей не ранее второго квартала следующего за отчетным года, когда экономическая ситуация на уровне национального хозяйства, отдельной отрасли либо конкретной организации может резко измениться, существенно снижая степень текущей актуальности отраженных в отчетности показателей финансового состояния предприятия. Вторая проблема полноценного применения отчетной информации заключается в недостатках функционирования отечественной системы независимого финансового контроля, реализуемого в процессе аудиторской деятельности.

По устному распоряжению начальника бюро оперативного управления техник бюро посредством телефонограммы в дис­петчерскую автомобильного цеха транспортного отдела осу­ществляет заказ автотранспортного средства для погрузки и транспортировки заказанной продукции покупателю. Пере­данная в диспетчерскую телефонограмма (заказ на автотранс­порт) регистрируется в специальном журнале с указанием точного времени ее передачи, ФИО и должности лица, при­нявшего телефонограмму (заказ). Техником бюро оперативно­го управления принимается ответная телефонограмма, в кото­рой должны быть сообщены реквизиты автомобиля и ФИО водителя-экспедитора (для указания этих сведений в ТТН. Ответная телефонограмма соответственно регистрируется (в том числе фиксируется точное время ее получения в целях по­следующего контроля на предмет своевременности прибытия под погрузку). На основании полученной из автомобильного цеха телефонограммы начальник бюро оперативного управле­ния заполняет соответствующие строки транспортного разде­ла выписанной ТТН. Все экземпляры выписанной ТТН пере­даются на склад готовой продукции. Техником бюро оперативного управления в специальном регистре фиксирует­ся точное время их передачи (в целях последующего контроля на предмет соблюдения нормативного времени на отборку, комплектацию, пакетирование, погрузочные операции и доку­ментирование отпуска груза)3

Получив экземпляры ТТН, заведующий складом готовой продукции проверяет наличие на них соответствующей под­писи (санкции) заместителя начальника отдела сбыта по управлению сбытом. При ее наличии он организует отборку продукции из мест хранения, комплектацию партии отправки (в соответствии с указанными в ТТН характеристиками), фор­мирование грузовых единиц (укладывание продукции в тару, на товароноситель) и их соответствующую маркировку.

Кладовщик телефонограммой оперативно информирует бю­ро оперативного управления о прибытии автомобиля под по­грузку (при несвоевременном его прибытии об этом оперативно ставится в известность заместитель начальника отдела сбыта по управлению сбытом для принятия соответствующих мер).

Объект контроля № 4: транспортное средство (автомо­биль, прибывший под погрузку).

Источник контроля: автомобиль, прибывший под погрузку.

Параметр контроля: надлежащее санитарное состояние и наличие необходимых приспособлений для крепления грузов, обеспечивающих их целостность и сохранность при транс­портировке.

Субъект контроля: заведующий складом готовой продук­ции отдела сбыта.

Метод контроля: экспертная оценка, осмотр, проверка.

Примечание: При прибытии автомобиля в зону погрузки склада готовой продукции заведующий складом (кладовщик), сверяя соответ­ствующие реквизиты путевого листа и транспортного раздела ТТН, осуществляет контроль на предмет соответствия при­бывшего под погрузку автомобиля параметрам данной по­ставки.

Объект контроля № 5: тара и упаковка.

Источник контроля: тара и упаковка.

Параметр контроля: надлежащее (целостность и т.д.) со­стояние тары и упаковки.

Субъект контроля: заведующий складом готовой продук­ции отдела сбыта.

Метод контроля: экспертная оценка, осмотр.

Объект контроля № 6: партия отправки.

Источник контроля: подготовленная партия отправки.

Параметр контроля: подготовленная партия отправки со­ответствует количеству, качеству и комплектности, указанным в ТТН.

Субъект контроля: заведующий складом готовой продук­ции отдела сбыта.

Метод контроля: сравнение.

Объект контроля № 7: затаривание, пакетирование грузов.

Источник контроля: операции затаривания и пакетиро­вания.

Параметр контроля: соблюдение правил затаривания и пакетирования.

Субъект контроля: заведующий складом готовой продук­ции отдела сбыта.

Метод контроля: экспертная оценка, осмотр, наблюдение, проверка.

Объект контроля № 8: маркировка.

Источник контроля: грузовые единицы.

Параметр контроля: надлежащая (четкая, соответствую­щая отгрузочным документам) маркировка грузовых единиц.

Субъект контроля: заведующий складом готовой продук­ции отдела сбыта.

Метод контроля: экспертная оценка, осмотр.

Объект контроля № 9: погрузочные механизмы, вспомо­гательный персонал склада готовой продукции.

Источник контроля: операции погрузки продукции (груза) в автомобиль (для дальнейшей транспортировки покупателю).

Параметр контроля: исправность погрузочных механиз­мов; соблюдение вспомогательным персоналом техники безо­пасности и технологических стандартов (правил) размещения и укладки грузов.

Субъект контроля: заведующий складом готовой продук­ции отдела сбыта.

Метод контроля: экспертная оценка, осмотр, наблюдение, проверка.

Объект контроля № 10: товаро-транспортная накладная.

Источник контроля: второй, третий и четвертый экземпля­ры ТТН, поступившие со склада готовой продукции после осуществления погрузки.

Параметр контроля: соответствующие разделы (графы) ТТН заполнены правильно, имеется подпись заведующего складом готовой продукции и штамп склада.

Субъект контроля: начальник бюро оперативного управле­ния отдела сбыта.

Метод контроля: проверка документов.

Примечание: После осуществления по­грузки заведующий складом в соответствующих разделах ТТН проставляет номер путевого листа, указывает наименования документов, следующих с грузом (паспорт, сертификат и т.п.), вид упаковки, количество мест (товарных мест или грузовых единиц) и скрепляет экземпляры ТТН штампом склада и сво­ей подписью с указанием ФИО и должности. Принявший груз водитель-экспедитор также указывает свои данные и расписы­вается о приемке груза. Первый экземпляр ТТН остается на складе готовой продукции и служит основанием для списания готовой продукции (тары, товароносителей) из подотчета.

На основании ТТН заведующий складом готовой продук­ции делает соответствующую корректировку по списанию продукции (тары) в регистрах (файлах) складского учета. Ежедневно заведующий складом готовой продукции передает первые экземпляры ТТН и других расходных, а также приход­ных документов по реестру сдачи-приемки первичных доку­ментов работнику бухгалтерии (группы учета готовой продук­ции). В бухгалтерию передается отчет (первый экземпляр) о движении и остатках готовой продукции (тары) на складе по каждому наименованию (по каждому номенклатурному номе­ру). Данный отчет составляется в трех экземплярах на основа­нии приходных и расходных документов, т.е. включает только продукцию (тару), по которой было движение. Реестр сдачи-приемки первичных документов составляется кладовщиком в двух экземплярах, первый экземпляр сдается в бухгалтерию под расписку бухгалтера на втором экземпляре, который оста­ется на складе. При передаче все первичные документы скла­дываются в хронологическом порядке, наименования и коли­чество приложенных к отчету документов указывается в реестре прописью. Наличие документов проверяется бухгал­тером сразу же, в присутствии заведующего складом готовой продукции (материально ответственного лица). Правильность составления отчета и его соответствие первичным документам контролируется бухгалтером методами проверки документов непосредственно в день его поступления. В отчете бухгалте­ром делается соответствующая отметка о произведенном кон­троле. Указанные отчеты и приложенные к ним документы хранятся в течении трех лет. Второй и третий экземпляры от­четов (без документов) кладовщиком оперативно передаются в финансовый отдел (для контроля на предмет соблюдения нормативов запасов готовой продукции и тары на складах) и в бюро оперативного управления отдела сбыта (для контроля запасов готовой продукции, а также для учета и контроля от­грузки).

Второй, третий и четвертый экземпляры ТТН передаются водителем-экспедитором в бюро оперативного управления от­дела сбыта. Техник бюро в специальном журнале отмечает время простоя автомобиля под погрузкой, т.е. интервал време­ни между прибытием автомобиля в зону погрузки склада гото­вой продукции и подачей водителем-экспедитором экземпля­ров ТТН с соответствующими отметками склада в бюро оперативного управления после погрузки. Начальник бюро оперативного управления методами документальной проверки осуществляет контроль представленных экземпляров ТТН на предмет правильности заполнения заведующим склада соот­ветствующих разделов (граф) ТТН и на предмет наличия его подписи и штампа склада. На основании представленных во­дителем-экспедитором экземпляров ТТН техник бюро опера­тивного управления по устному распоряжению начальника бюро оформляет заявку в бюро пропусков отдела режима и охраны на выдачу товарного пропуска на вывоз товарно-материальных ценностей (ТМЦ) с территории организации (в рамках обеспечения пропускного режима), а также заявку в бухгалтерию на выдачу доверенности водителю-экспедитору на право сдачи продукции (груза) на складах получателя (в местах разгрузки). После контроля составленных заявок на предмет верности указанных в них данных начальник бюро оперативного управления их подписывает. Заявки регистри­руются техником бюро в специальных журналах (регистрах, файлах) и отдаются водителю-экспедитору для предъявления в бюро пропусков и в бухгалтерию. По заявкам водитель-экспедитор получает соответствующие документы (товарный пропуск и доверенность). На основании данных документов начальник бюро оперативного управления выдает водителю-экспедитору два экземпляра (второй и третий) соответствую­щей ТТН для осуществления транспортировки и отгрузки продукции покупателю. Четвертый экземпляр ТТН остается в бюро оперативного управления.

Последние (четвертые) экземпляры выписанных ТТН хра­нятся (учитываются) в бюро оперативного управления в от­дельной папке и служат для учета и контроля отгрузки продук­ции покупателям (грузополучателям) и подлежат регистрации в специальном журнале по мере ее осуществления.

В целях оперативного уведомления покупателя об отправке продукции техник бюро оперативного управления посредством телефонной (телефонограммой) или факсимильной (факсограммой) связи направляет ему соответствующее уведомление, где указываются номер и дата договора (приложений с кален­дарным графиком поставки) и точное время отправки груза. В специальном журнале (регистре, файле) техник бюро оператив­ного управления регистрирует точное время отправки груза.

Этап 2. Доставка и отгрузка продукции покупателю.

Объект контроля № 1: груз.

Источник контроля: груз при транспортировке и отгрузке.

Параметр контроля: количественная и качественная со­хранность груза.

Субъект контроля: водитель-экспедитор.

Метод контроля: осмотр, проверка.

Примечание: на складе (складах) организации-покупателя приемку про­дукции по количеству, качеству, комплектности и номенклату­ре (т.е. на предмет ее соответствия сведениям, указанным в ТТН, условиям договора и его соответствующих приложений) осуществляют заведующий складом и/или кладовщики отдела снабжения (или другие ответственные (полномочные) долж­ностные лица). При этом у водителя-экспедитора забирается доверенность на право сдачи груза.

В случае выявления отклонений приемка продукции при­останавливается, возникает проблема, расширяется количест­во субъектов контроля. Заведующий складом (кладовщик) обязан вызвать инженера отдела снабжения, который, в свою очередь, обязан созвать комиссию из общественности. В соот­ветствии с инструкциями о порядке приемки продукции про­изводственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству и качеству составляется двусто­ронний акт при участии водителя-экспедитора (как полномоч­ного представителя организации-изготовителя и продавца). В случае отказа организации-покупателя от приемки продукции по причине обнаружения дефектов, некомплектности, несоот­ветствия стандартам, техническим условиям, чертежам или заказу (заказанным изделиям или условиям поставки) в ТТН делается соответствующая отметка об актировании. Акт со­ставляется в пяти экземплярах (один экземпляр акта передает­ся водителю-экспедитору) и только на продукцию, по которой установлены расхождения (отклонения). По продукции, по­ступившей в полном соответствии по количеству, качеству и комплектности с данными ТТН, а также в соответствии с до­говорными условиями, в конце Акта делается отметка: «По ос­тальным товарно-материальным ценностям расхождений нет». Акт должен быть подписан всеми лицами, участвовавшими в контрольной приемке продукции. Лицо, несогласное с содер­жанием акта, обязано подписать акт с оговоркой о несогласии и изложить свое мнение. Акт утверждается руководителем или заместителем руководителя организации-покупателя не позд­нее, чем на следующий день после составления акта. Акт слу­жит юридическим основанием предъявления претензий орга­низации-изготовителю.

При получении претензии (и по возвращении в организа­цию-изготовитель не принятой покупателем продукции) на­чальник отдела сбыта по соответствующей санкции замести­теля организации по коммерческим вопросам организует служебную проверку (расследования) по материалам претен­зии. Материалы (результаты) данной проверки рассматрива­ются и утверждаются заместителем директора по коммерче­ским вопросам.

Подробный анализ причин возврата продукции (изделий) и претензий (жалоб) покупателей (потребителей) может помочь установить симптомы большой проблемы в управлении организацией (например, недостатки производства или недостатки системы внутреннего контроля реализации готовой продукции).

В случае отсутствия расхождений между фактическими данными и данными ТТН (а также договорными условиями) и приемке продукции на складе (складах) покупателя (т.е. ли отклонений по количеству, качеству, комплектности и номенклатуре не обнаружено) на экземплярах ТТН проставляются следующие данные:

♦ номер и дата выдачи доверенности (на право сдачи груза водителем-экспедитором);

♦ штамп склада и подпись материально ответственного лица (заведующего складом, кладовщика или иного должност­ного лица), осуществившего приемку продукции (груза), с указанием его ФИО и занимаемой должности;

♦ подпись и ФИО водителя-экспедитора, осуществившего сдачу продукции (груза);

♦ дата и точное время приемки продукции (указание време­ни фактического осуществления отгрузки необходимо для взаимного контроля выполнения календарных почасовых графиков отгрузки, если договорными обязательствами предусмотрены такие графики).

Один экземпляр ТТН (второй) остается у покупателя и служит основанием для оприходования поступившей продук­ции, другой экземпляр ТТН (третий) отдается водителю-экспедитору и возвращается им в организацию-изготовитель (продавец).

Этап 3. Учет и фактурирование поставки.

Объект контроля №1: отгрузка.

Источник контроля: четвертый экземпляр ТТН (остав­ленный для контроля в бюро оперативного управления при отправке продукции), третий экземпляр ТТН с отметками по­купателя о приемке продукции (т.е. свидетельствующими о фактической величине отгрузки).

Параметр контроля: заданная величина объема отгрузки.

Субъект контроля: начальник бюро оперативного управ­ления отдела сбыта.

Метод контроля: сверка (встречная проверка) докумен­тальных данных.

Примечание: По возвращении в организацию (имеется в виду организация-изготовитель и продавец) водитель-экспедитор предъяв­ит третий экземпляр ТТН (с отметками покупателя о прием­ке продукции) в бюро оперативного управления отдела сбыта.

Техник бюро регистрирует дату и точное время прибытия автомобиля в организацию после осуществления отгрузки (да­та и время прибытия автомобиля учитываются по моменту предъявления водителем-экспедитором соответствующего эк­земпляра ТТН).

Начальник бюро осуществляет документальный контроль на предмет полноты отгрузки, сверяя данные о приемке про­дукции покупателем и данные об отправке продукции со скла­да организации. На основании отметок покупателя, свиде­тельствующих о приемке им продукции, начальник бюро оперативного управления делает соответствующие отметки об отгрузке (о факте отгрузки) в экземпляре ТТН (четвертый эк­земпляр), оставленном в бюро при отправке продукции (т.е. служащем как оправдательный документ для учета отгрузки в отделе сбыта). Техником бюро данный экземпляр ТТН после проставления в нем соответствующей отметки об отгрузке ре­гистрируется и подшивается для хранения в специальном журнале, являющемся частью досье на покупателя.

Экземпляр ТТН с отметками покупателя о приемке про­дукции (т.е. третий экземпляр) возвращается водителю-экспедитору. Водитель-экспедитор предъявляет его в бухгал­терию как оправдательный документ в использовании выдан­ной ему доверенности. Данный экземпляр необходим для вы­писки счета-фактуры и отражения отгрузки на счетах бухгалтерского учета.

Объект контроля № 2: отгрузка (поставка), реализация.

Источник контроля: отчеты об отгрузке следующих ви­дов (по данным бюро оперативного управления): 1) по отгруз­кам продукции каждого наименования, 2) по отгрузкам про­дукции всех видов каждому покупателю в разрезе заключенных с ним договоров, 3) по объему отгруженной продукции по видам отгрузки; данные по расчетам за продук­цию; отчеты о выполнении планов продаж (составленные экономическим бюро отдела сбыта).

Параметр контроля: заданные величины объема отгрузки и реализации (в натуральных и стоимостном измерителях).

Субъект контроля: начальник экономического бюро отде­ла сбыта (экономист по сбыту), заместитель начальника отде­ла сбыта по управлению сбытом, начальник отдела сбыта, за­местители директора по экономическим и коммерческим вопросам, директор организации.

Метод контроля: нормативная проверка.

При получении данных об отгрузке продукции покупателю начальник бюро оперативного управления в журнале (регист­ре, файле) ежедневного учета отгрузки проставляет следую­щие данные:

♦ наименование покупателя;

♦ дата и номер договора поставки (и приложений в части календарных графиков поставок);

♦ дата выписки и номер соответствующей ТТН; дата и вре­мя (при указании точного времени) фактического осуще­ствления отгрузки;

♦ фактические данные по отгрузке (по данным третьего эк­земпляра ТТН) в стоимостном и натуральном выражении по каждому наименованию отгруженной продукции;

♦ дата и время возвращения автомобиля в организацию по­сле отгрузки (дата и время регистрации отгрузки).

По данным вышеуказанного регистра начальником бюро оперативного управления составляются и ежедневно передают в экономическое бюро отдела сбыта отчеты, содержащие сведения по отгрузкам за день и с начала отчетного периода пятидневки, декады или месяца, т.е. соответственно календарным графикам отгрузки). Отчеты составляются по утвержденной форме (системно построенные формуляры) в трех видах:

1) по отгрузкам продукции каждого наименования (в натуральных и стоимостном измерителях) всем покупателям;

2) по отгрузкам продукции всех видов (в натуральных и стоимостном измерителях) каждому покупателю в разрезе за­ключенных с ним договоров (или его разнарядок),

3) по объему (в натуральных измерителях) отгруженной продукции по видам отгрузки (самовывоз, централизованная доставка, доставка транспортом организации-изготовителя) в разрезе транспортных средств и с указанием времени, затра­ченного на погрузочно-разгрузочные работы (т.е. простой транспортных средств под погрузкой-разгрузкой), непосредст­венно транспортировку груза к месту разгрузки и обратный пробег автомобилей (эти данные необходимы для составления отчетности по выполнению планов отгрузок и перевозок).

Начальник экономического бюро отдела сбыта (экономист по сбыту) на основе ежедневных отчетов, полученных из бю­ро оперативного управления, а также данных по расчетам за продукцию, полученных из договорно-правового бюро, подго­тавливает и ежедневно по установленному порядку передает заместителю начальника отдела сбыта по управлению сбытом отчеты (рапорты) о выполнении планов продаж за день и с на­чала отчетного периода (пятидневки, декады, месяца, кварта­ла, года), а также ежедневные отчеты (рапорты) о выполнении оперативно-календарных планов (графиков) отгрузок (по ви­дам отгрузок) и перевозок (по видам перевозок).

Объект контроля № 3: счет-фактура.

Источник контроля: выписанный счет-фактура; ТТН, на основании которой выписан счет-фактура.

Параметр контроля: счет-фактура заполнен в соответст­вии с действующими правилами; реквизиты и дополнитель­ные данные указаны верно.

Субъект контроля: заместитель начальника отдела сбыта по управлению сбытом, главный бухгалтер.

Метод контроля: проверка документов; встречная провер­ка документальных данных.

Примечание: На основании полученного от водителя-экспедитора экзем­пляра ТТН с отметками покупателя о приемке продукции (данные отметки свидетельство отгрузки) работником группы учета расчетов с дебиторами и кредиторами бухгалтерии (при отсутствии в структуре бухгалтерии данного учетного подраз­деления учет расчетов с покупателями осуществляет работник общей группы или расчетной группы - в зависимости от струк­туры бухгалтерского аппарата) выписывается счет-фактура в двух экземплярах, первый из которых не позднее 5-ти дней с даты отгрузки продукции представляется покупателю (если до конца налогового отчетного периода осталось менее пяти дней, необходимо составить и передать счет-фактуру покупа­телю в данном отчетном периоде). Второй экземпляр счета-фактуры подшивается и хранится в составе учетной докумен­тации (в журнале учета выдаваемых счетов-фактур). Перед подписанием счета-фактуры вышеуказанные должностные лица методами проверки документов осуществляют контроль на предмет верного указания реквизитов (в том числе объема сделки в натуральном и стоимостном выражении) и следую­щих дополнительных данных:

♦ серия, номер и дата выписки ТТН;

♦ дата (и, при соответствующих договорных условиях, точ­ное время) отгрузки;

♦ номер автомобиля, на котором осуществилась доставка продукции;

♦ количество грузовых мест (единиц).

Счет-фактура основной документ, по которому объем реа­лизации отражается в бухгалтерском учете. На основе выпи­санных счетов-фактур работник группы учета готовой продук­ции бухгалтерии в соответствующих регистрах (файлах) ведет аналитический и синтетический учет реализации готовой про­дукции.

Построение аналитического учета должно обеспечить по­лучение данных по объемам реализации в разрезе видов про­дукции, географических регионов сбыта, группам покупате­лей (рыночным сегментам).

Выписанный счет-фактура — основа для регистрации де­биторской задолженности покупателей, На его основе работ­ник группы учета расчетов с дебиторами и кредиторами бух­галтерии заполняет регистры (файлы) аналитического учета покупателей. Указанным работником ведется книга продаж, в которой он в хронологическом порядке регистрирует выпи­санные счет-фактуры.

Учитывая отрицательное влияние роста дебиторской за­долженности и в целях совершенствования контроля за со­хранностью активов вместе со счетом-фактурой покупателю целесообразно высылать «напоминание об оплате». В нем ука­зываются:

♦ номер и дата договора и соответствующих приложений и/или дополнений;

♦ общая сумма задолженности (в том числе просроченной) по поставкам, порядок и сроки оплаты;

♦ механизм применения санкций за несвоевременную опла­ту (в том числе начисленная неустойка).

Данное «напоминание об оплате» составляется работни­ком, ответственным за выписку счетов-фактур, и подписыва­ется главным бухгалтером. «Напоминание об оплате» создает дополнительные условия для своевременного погашения де­биторской задолженности покупателя, так как в конкретной форме дополнительно ему напоминает о платежных обяза­тельствах и последствиях их невыполнения.

Этап 4. Погашение дебиторской задолженности покупателей.

Объект контроля № 1: банковские выписки (извещения).

Источник контроля: банковские выписки (извещения); приходные оправдательные документы.

Параметр контроля: суммы по выпискам (извещениям) соответствуют суммам, указанным в оправдательных доку­ментах (свидетельствующих о погашении задолженности по­купателя).

Субъект контроля: работник бюро банковских и кассовых операций финансового отдела.

Метод контроля: встречная проверка документальных данных.

Примечание: Ежедневно работник бюро банковских и кассовых опера­ций финансового отдела получает из банка выписки с расчет­ного счета (банковские извещения), где указаны все данные о движении и остатках денежных средств на счетах организа­ции, в том числе поступившие от покупателей за день денеж­ные суммы в оплату отгруженной продукции. К банковским выпискам прилагаются оправдательные документы (отражае­мые в выписке приходные и расходные документы).

Получив банковскую выписку, работник бюро банковских и кассовых операций финансового отдела осуществляет кон­троль на предмет полноты указания в выписках перечислен­ных покупателями сумм, сверяя поступившие от покупателей суммы по выписке с суммами, указанными в прилагаемых к ней оправдательных документах (в платежных поручениях, спецификациях к ним и т.п.). В случае обнаружения отклоне­ний он оперативно разрешает все возникшие вопросы совме­стно с соответствующими работниками банка.

Объект контроля № 2: оплата продукции покупателями.

Источник контроля: банковские выписки; приходные оп­равдательные документы; уведомления об отказе в оплате; от­четы о выполнении плана поступления денежных средств от покупателей; отчеты о движении денежных средств; регистры (файлы) аналитического учета покупателей.

Параметр контроля: своевременность и полнота оплаты продукции покупателями.

Субъект контроля: экономист по расчетам с покупателя­ми расчетного бюро финансового отдела, начальник расчетно­го бюро, начальник финансового отдела, начальник группы учета расчетов с дебиторами и кредиторами бухгалтерии; главный бухгалтер; заместитель директора по экономическим вопросам.

Метод контроля: сверка документальных данных; норма­тивная проверка.

Объект контроля № 3: дебиторская задолженность поку­пателей.

Источник контроля: акты сверки дебиторской задолжен­ности.

Параметр контроля: подтверждение покупателями чис­лящейся за ними задолженности и порядка ее погашения.

Субъект контроля: начальник расчетного бюро финансо­вого отдела.

Метод контроля: сверка документальных данных.

Примечание: Одновременно с занесением данных по оплате работником группы учета расчетов с дебиторами и кредиторами осущест­вляется бухгалтерский контроль методом сверки оплаченных сумм и числящейся задолженности. Такой контроль позволяет выявить:

♦ уложился ли покупатель в срок, на который ему была пре­доставлена скидка (при ее предоставлении);

♦ полноту и своевременность погашения задолженности; неверные записи по статьям дебиторов (ошибки при вводе данных по дебиторской задолженности покупателей);

♦ неучтенную ранее дебиторскую задолженность покупате­лей (и неучтенные поставки).

Периодический контроль регистров аналитического учета покупателей (дебиторов), проводимый главным бухгалтером организации методами документальной проверки (сверки), позволяет выявить превышение критического уровня дебитор­ской задолженности покупателя, неучтенное при санкциони­ровании отгрузки, а также просроченную задолженность, по которой не приняты меры к взысканию.

В целях повышения эффективности системы контроля за состоянием расчетов с покупателями начальником расчетного бюро финансового отдела ежемесячно производится выверка задолженности покупателей. Для этого всем покупателям по установленному порядку (не позднее 5-го числа каждого ме­сяца) направляются Акты сверки, подписанные начальником финансового отдела и скрепленные печатью организации.

Данные выверки проводятся независимо от выверки деби­торской задолженности, осуществляемой аппаратом бухгалте­рии в целях бухгалтерского контроля в рамках проведения обязательной ежегодной инвентаризации имущества и финан­совых обязательств организации (проводимой перед составле­нием годового бухгалтерского отчета).

Ежемесячная выверка дебиторской задолженности покупа­телей, осуществляемая финансовым отделом (начальником расчетного бюро), — это метод дополнительного оперативно­го упреждающего контроля платежной дисциплины покупате­лей (упреждающего неплатежи). Акты сверки должны содер­жать данные по календарному графику погашения задолженности покупателей на предстоящий период за отгру­женную им продукцию, т.е. суммы оплаты по календарным датам (срокам), с указанием оснований для оплаты (номера и даты заключения договоров (их соответствующих приложений или дополнений); номера и даты выписки отгрузочных доку­ментов; даты (и точное время при почасовых графиках отгру­зок) совершенных отгрузок; номера и даты выписки соответ­ствующих счетов-фактур), а также по согласованию с начальником договорно-правового бюро отдела сбыта данные по просроченной задолженности и суммы неустойки по про­сроченным счетам в соответствии с договорными условиями. Указанные сверки проводятся независимо от хода претензион­ной работы по взысканию просроченной задолженности по­купателей.

В Акте сверки указывается просьба к покупателю рассмот­реть и подтвердить данные по задолженности и по порядку ее погашения в течение 10-ти дней со дня получения Акта, а при наличии разногласий указать их причины. Акт сверки состав­ляется в двух экземплярах: второй экземпляр регистрируется в специальном журнале (файле) и хранится в специальной кар­тотеке в целях последующего контроля своевременности и полноты выверки указанной задолженности. Первый экземп­ляр, подписанный начальником финансового отдела и скреп­ленный печатью организации, отправляется покупателю фак­симильной или почтовой связью (заказным или ценным письмом). Экономист по расчетам с покупателями расчетного бюро регистрирует дату и точное время его отправления.

Покупатель (имеется в виду организация-покупатель) дол­жен в течение десяти дней со дня получения указанного Акта сверки подтвердить числящуюся за ним задолженность и поря­док ее погашения либо представить свои мотивированные воз­ражения. Покупатель должен заверить Акт (или возражения к Акту) своей печатью и подписью уполномоченного лица.

Полученный ответ (подтвержденный Акт сверки либо воз­ражения к Акту) регистрируется экономистом по расчетам с по­купателями с указанием даты и точного времени его получения.

Аналитические аспекты реализации организационной модели внутреннего контроля процесса продаж на практике представляют собой взаимосвязанное решение двух задач: