Тема 7 - требование этикета к рабочему месту и служебному помещению

Состояние служебного помещения и рабочего места сотруд­ника влияет на эффективность его работы.

Рассмотрим сначала требования к служебному помещению.

Организация рабочих мест в служебных помещениях бывает двух видов:

- зальная;

- кабинетная.

Зальная структура допускает размещение практически неогра­ниченного числа рабочих мест в одном зале. Между столами или группами столов ставят легкие перегородки; обычно они не дохо­дят до потолка и лишь визуально создают некоторую иллюзию изолированности; сотрудникам приходится работать в условиях "речевого коктейля".

Зальная система организации труда экономически более вы­годна, чем кабинетная. Кроме того, она позволяет менеджеру осу­ществлять визуальный контроль за подчиненными. Однако для тех, кто работает в большом зале, условия труда более тяжелые, чем при кабинетной структуре служебных помещений. Большое количество людей и оборудования, сосредоточенное в одном по­мещении, хотя и достаточно просторном, без сомнения создает вполне ощутимые неудобства для работающих при зальной орга­низации труда. Не все могут справляться с работой в таких усло­виях, это надо иметь в виду как тем, кто нанимается на работу, так и менеджерам и сотрудникам службы управления персоналом, осуществляющим наем.

Еще один способ организации труда в служебном помеще­нии: несколько столов ставятся вместе - четыре или шесть. По­верхность каждого стола является индивидуальным сектором ра­боты, однако специфическая расстановка столов - впритык друг к другу, - во-первых, позволяет экономить место и, во-вторых, дает возможность менеджеру видеть, чем занимаются подчинен­ные, а также, консультируя одного из них, давать одновременно пояснения и другим; сотрудникам, сидящим за такой группой столов, легче обсуждать возникающие вопросы, принимать со­вместные решения. Иногда в помещении с большой площадью (зале) столы ставятся такими группами. Каждая группа сотруд­ников занимается сходными или близкими по содержанию про-блемами.

Однако зальная организация рабочих мест, как и совместное размещение столов, допустимы, если условия работы не предпо­лагают потока посетителей к каждому из сотрудников. Трудно вообразить себе посетителей (клиентов - потенциальных или ре­альных), бродящих в лабиринтах рабочих мест сотрудников.

Но два главных критерия оценки эффективности организации рабочих мест - экономичность (попросту дешевизна) и возможность постоянного контроля за сотрудниками в зале - перевешивают.

Кабинетная система может быть представлена помещениями двух видов.

Первый - в помещении, состоящем из одной комнаты, разме­щаются столы сотрудников, однако, поскольку площадь комна­ты не превышает 25-40 кв.метров, там ставится не более 5-8 сто­лов. В таких условиях каждому из сотрудников удобно работать с посетителями. Однако, чтобы проконтролировать работу под­чиненных, менеджеру надо пройти по ряду таких комнат, выяс­няя, чем заняты его подчиненные. Это приводит к психологичес­кому дискомфорту как для менеджера, так и для подчиненных, чьи рабочие места размещены по кабинетной системе.

Второй вид кабинетной системы — помещение для одного лица - менеджера.

Стандартный кабинет менеджера предполагает наличие трех зон - рабочей, совещательной и зоны неформального общения.

В рабочей зоне находится стол менеджера; рабочий стол мо­жет быть дополнен различными техническими средствами - ком­пьютером, факсом и т.п. Однако техническое оборудование не обязательный атрибут рабочей зоны - чем выше ранг менедже­ра, тем маловероятнее наличие техники в рабочей зоне его каби­нета - для работы с техникой есть секретариат. В совещатель­ной зоне находится достаточно большой стол, так как часто со­вещания проводятся прямо в кабинете менеджера, а не в отдельной совещательной комнате. На столе обычно лежит стоп­ка листов бумаги - для участников совещания, лежат ручки или карандаши - чтобы можно было сделать запись. Иногда на сто-

ле для совещаний находятся схема структуры организации, ка­лендари, транспортная схема и тому подобные информацион­ные материалы. Во время совещания (через 5-10 минут после начала) может быть подан кофе - он не сервируется отдельно, а подается секретарем (это входит в его обязанности) каждому из участников совещания. (Заметим, что к кофе не принято пода­вать выпечку.)

Зона неформального общения - это несколько кресел, журналь­ный столик с пепельницей (если менеджер позволяет курить в своем кабинете), иногда здесь же - бар. Мебель и площадь зоны нефор­мального общения зависят от должностного уровня менеджера, масштаба его деятельности и деятельности организации.

В современном деловом мире принято стены служебных по­мещений разного назначения красить или оклеивать обоями свет­лых нейтральных тонов - светло-серым, бежевым и т.п.

Пол в служебном помещении все чаще стали делать из плит­ки, - во всяком случае, в коридорах, холлах плитка преобладает. Паркет - дорогостоящее покрытие, поэтому паркетный пол - для отдельных кабинетов менеджеров, для парадных служебных по­мещений, в остальных случаях - стандартное напольное покры­тие с меньшим или большим ворсом или, что уже встречается зна­чительно реже, - линолеум.

Вполне уместны украшения в служебных помещениях, однако их допустимый перечень весьма ограничен - это эстампы, карти­ны, гравюры, однако содержание вышеперечисленных предметов изобразительного искусства не должно носить агрессивный или провоцирующий уныние характер. Чаще всего это пейзажи, на­тюрморты, излучающие спокойствие, уравновешенность.

Украшением стен служебного помещения и одновременно официальным "аксессуаром" имиджа организации может служить лицензия, диплом или другой документ, свидетельствующий о высоком уровне исполнения служебных обязанностей или о реа­лизации направлений деятельности.

Прекрасным украшением служебных помещений всех типов могут быть цветы. Они не только украшают, но и создают нефор­мальную атмосферу, смягчают психологическую напряженность, если ситуация близка к конфликту. Но не любое растение умест­но в служебном помещении. Предпочтительны крупнолиственные цветы, хорошо выглядят также небольшие вечнозеленые деревья в кадках (деревянных или керамических), стоящих на полу.

Принято также использовать как украшение небольшие скульптуры - такие предметы обычно присутствуют в кабинетах менеджеров достаточно высокого уровня.

В служебных помещениях для рядовых исполнителей есть по­требность иметь в доступном виде различные информационные материалы; имеет смысл оформить их таким образом (красивая рамка), чтобы они одновременно служили и украшением.

Следует также отметить, что неуместно украшать служебное помещение или отдельное рабочее место различными картинка­ми или открытками, присланными "любимой подругой" (другом) и наклеенными на стену.

Недопустимы на рабочем месте предметы личного характе­ра - фотографии членов семьи (хотя бы и в рамках), всякие уми­лительные фигурки и тому подобные мелкие вещи.

Следует помнить, что украшения в служебном помещении не должны быть в избытке, наоборот, их небольшое количество при­звано оттенять строгость и официальность обстановки. Отдель­ные кабинеты также нельзя превращать в будуар, завешивая сте­ны сплошь картинами, устанавливая повсюду аквариумы н даже мини-фонтаны.

В настоящее время в мировой практике принято оборудовать рабочие помещения организации стандартной мебелью, выпус­каемой сериями, комплектами - на разные вкусы, большей или меньшей стоимости. Частные компании иногда используют для служебных кабинетов менеджеров высшего уровня мебель не стан­дартную, а изготовленную индивидуально, иногда даже вручную, т.е. дорогую мебель, чтобы подчеркнуть должностной ранг хозя­ина кабинета.

Организация служебных помещений, размещение в них ра­бочих мест, расположенность различных отделов и служб орга­низации вблизи или вдали друг от друга (например, на разных этажах или в разных концах длинного коридора) - все это ока­зывает влияние на уровень этичности, проявляющийся в поступ­ках, характере взаимоотношений, поведении отдельных сотруд­ников и всего коллектива в целом. Итак, правильная организа­ция труда повышает уровень этичности в организации, так как способствует уменьшению числа конфликтов, снятию психоло­гической напряженности при служебных контактах в процессе

совещаний, совместных решений различных вопросов и просто в процессе выполнения служебных обязанностей при повседнев­ной рутинной работе.

Для обеспечения сотрудника достойным рабочим местом не­обходимо, руководствуясь организационной схемой предприятия, учитывать"протокольные особенности" данного служебного ме­ста, выделенного для сотрудника данной должности.

В каждой организации существуют ключевые должности, на которых строится система работы всей организации в целом. Вспомним знаменитое высказывание американского классика Эдгара По: "Система - основа любого бизнеса".

Фэн-Шуй на рабочем месте

Наверное, 1/3 жизни мы не только проводим в постели, но и на работе. И от того насколько правильно мы сумеем организовать свое рабочее место, зависит не только наше настроение , но и сам рабочий процесс. В этом деле нам на помощь приходит древняя китайская наука фэн-шуй.

Один из важнейших элементов, на который стоит, прежде всего, обратить внимание при оформлении рабочего места — это его цветовая гамма. Согласно фэн-шуй каждый цвет является выражением определенного вида энергии. Цвет не только действует на наше настроение, но и оказывает влияние на наше здоровье (это изучает цветотерапия).

С этой точки зрения модные сегодня бело-черно-серые офисы совершенно негармоничны, так как в них присутствуют всего три цвета, а точнее не присутствует никаких цветов. Серый цвет является разновидностью черного, который, в свою очередь, не является цветом вообще. Мы видим черное, когда поверхность ничего не отражает, а лишь поглощает свет.

Белый же, как известно, является цветом нейтральным, а поэтому не несет в себе никакой энергии. Неблагоприятно воздействует на состояние организма и многообразие слишком ярких тонов. Пестрая цветовая гамма привлекает внимание только в первый момент, находиться же в такой обстановке длительное время достаточно утомительно.

При оформлении рабочего места старайтесь придерживаться принципа «золотой» середины в буквальном смысле. Золотистые тона — светло-оранжевый, желтый, бежевый, кофе с молоком, а также теплый красный, успокаивающий цвет юной зелени, нежный болотный создадут ощущение безопасности и радости. Ну вот, с цветом определились, теперь надо выбрать благоприятное для вас направление.

Каждый человек имеет четыре благоприятных и неблагоприятных направления, которые определяются годом рождения. Их можно определить так: Для мужчины: Из цифры 100 вычтите две последние цифры года вашего рождения и разделите разность на 9, остаток определит ваше направление. (Год рождения 1954-й, 100-54=46, 46/9=5, остаток 1.) Для женщины: Из двух последних цифр вашего года рождения вычтите 4, разность поделите на 9, остаток определит ваше направление. (Год рождения 1960-й, 60-4=56, 56/9=6, остаток 2.)

Вы относитесь к восточной группе, если остаток равен 1, 3, 4, 9 или остатка нет - вашими счастливыми направлениями будут юго-восток, юг, север, восток. Вы относитесь к западной группе, если остаток равен 2, 5, 6, 7 или 8 - вашими счастливыми направлениями будут северо-восток, северо-запад, запад и юго-запад.

Считается, что если вы сидите в благоприятном для себя направлении, то вам обеспечена удача во всех начинаниях. Какое бы рабочее место вы ни занимали, в отдельном кабинете или общей комнате, нужно, прежде всего, определить, не подвергаетесь ли вы натиску негативной энергии извне. Если на окно направлены "стрелы" отрицательной энергии с крыши соседнего дома, поставьте на окно растение или повесьте жалюзи. Никогда не садитесь под потолочными балками, книжными полками или кондиционерами.

Любая нависающая конструкция может стать источником неудач и болезней. Уберите за панели и стойки все телефонные провода, компьютерные кабели. По фен-шуй, все видимые трубы и провода означают отток денег. Нельзя располагать свое рабочее место, даже если оно ориентировано в благоприятном направлении, напротив двери (особенно если она открывается в комнату). В этом случае вас атакует сильный поток энергии, что может плохо отразиться на здоровье. Не нужно садиться спиной к двери, это очень неуютное и тревожное положение.

Его называют "нож в спину". Считается, что при таком расположении вас могут предать, подставить, обойти при продвижении по службе. Если другой возможности нет, нужно поставить на стол зеркало, чтобы видеть всех входящих в дверь.

Не нужно садиться спиной к окну, вы тем самым лишаете себя поддержки влиятельных лиц, собственных сотрудников и все ваши даже самые гениальные проекты будут обречены на неудачу. Лучше если за спиной будет стена. При отсутствии такой возможности закройте окно плотными шторами. Сидеть нужно лицом к двери, но не напротив нее, а по диагонали от входа.

Ваш рабочий стол должен быть хорошо виден от входной двери, его не должны загораживать сейфы, шкафы, массивные кресла. Считается, что если вас не видно от входной двери, то удача может обойти вас стороной. На рабочем месте очень важно создать благоприятную атмосферу. Хорошо обустроенное рабочее место является залогом здоровья, эмоционального и духовного равновесия. Не втискивайте свой рабочий стол в угол комнаты, и тем более между шкафами.

Всякое физическое неудобство скажется на качестве работы. Вы должны свободно подходить к своему рабочему столу; перед столом и за ним должно быть свободное пространство, которое, по фен-шуй, символизирует возможности и перспективу. В противном случае вас ожидают трудности.

Если вы работаете в кабинке или непосредственно перед вами перегородка, повесьте картину с изображением озера, цветущей долины, то есть визуально расширьте перспективу перед собой. Если в помещении работает большое количество людей или к вам приходит большое количество посетителей, вы можете уставать от суеты. Поставьте на рабочий стол какой-нибудь яркий или любимый вами предмет. Это может быть красивая настольная лампа (необязательно чисто рабочего дизайна), фотография детей, модель любимого автомобиля. Находите любой способ защитить свое личное пространство.

Наиболее неблагоприятным рабочим местом является место у двери. И не важно, какую должность занимает этот сотрудник, отношение к нему посторонних лиц всегда менее почтительное, чем к коллегам в дальней части комнаты. Он всегда больше устает от суеты, так как мимо него постоянно ходят и отвлекают справочными вопросами. Если нельзя перенести рабочее место с прохода, также поставьте на стол яркий или какой-то крупный предмет, который сделает ваше место более заметным и значимым.

Если рабочий стол находится рядом с большим окном, вы можете невольно чувствовать себя в опасности (особенно если офис расположен на верхних этажах здания). Здесь также необходимо защитить себя, поставив у окна какой-либо крупный предмет, например, растение в кадке, напольные полки с книгами. Крупный предмет будет вам защитой, эмоционально и физически отдаляя от опасности.

Если вы работаете в помещении, где много стеллажей и шкафов с рабочей документацией или справочной литературой, пересмотрите эти залежи и выбросьте устаревшее и ненужное, редко используемое уберите в подсобное помещение. Захламленные и забитые шкафы, стеллажи, полки означают неспособность к восприятию нового и ограничение вашего профессионального роста. Удачное освещение - прекрасный способ привлечения положительной энергии.

Хорошо, когда на рабочем столе есть дополнительное освещение в виде настольной лампы. Источник света должен находиться прямо над вашей головой или со стороны нерабочей руки. Если лампочка светит на рабочую руку, то она будет отбрасывать тень на поверхность стола. Если вы работаете за компьютером, свет должен быть направлен прямо на клавиатуру. Яркий солнечный свет может мешать работе, поэтому нужно использовать жалюзи или шторы, однако не следует полностью переходить на искусственное освещение.

Если вам приходится работать в комнате без окон, обязательно повесьте на стену фотографию или репродукцию с изображением природного ландшафта или используйте любой другой элемент природы (маленький аквариум, вазу с цветами, поставьте растение на углу стола). По фен-шуй, хорошо разместить свой рабочий стол "за спиной шефа", но ни в коем случае не лицом к нему. При этом не важно, что кабинет начальника находится в другой комнате или даже на другом этаже. Положение "за спиной" означает его поддержку, "лицом к шефу" - конфронтацию. Если в дальней левой части стола поставить настольную лампу или металлический предмет, привлекается финансовый успех.

Если перед собой поставить свое фото с выступлением на какой-либо престижной конференции, вы активизируете свою удачу в карьере. Зона в дальней правой части вашего стола отвечает за интимные и семейные отношения, и если есть проблемы в этой области, поставьте туда изображение парной фигурки. Как бы вы ни обустраивали офисы, кабинеты, общие комнаты, отдельные кабинки, важно не допускать беспорядка и захламленности.

На территории офиса и перед ним не должно быть грязных участков, свалок, засохших деревьев и небрежно подстриженных кустарников, облупленных стен и скрипящих дверей, засорившихся труб, плохо убранных холлов и вестибюлей. В помещении не может быть хороший фен-шуй, если в комнате затхлый воздух, висят клубы табачного дыма, грязные занавеси и стекла, беспорядочно наставлена мебель, завалы деловых бумаг.

Нельзя допускать беспорядка на рабочем столе, всегда содержите свое рабочее место в чистоте и порядке. Там, где есть беспорядок, - нет циркуляции положительной энергии Ци, а следовательно, не будет удачи и здоровья.

Принципы фэн-шуй помогают привести рабочую обстановку в соответствие с вашими желаниями и наклонностями. В этой статье представлены золотые правила фэн-шуй для рабочего места и советы на тот случай, когда нет возможности в точности соблюсти правило.