Тема 4 Визитная карточка в деловом мире

1 Функции и виды визитных карточек, применяемых в деловой практике. Этика составления и вручения визитной карточки

Визитная карточка - важный атрибут делового обще­ния, важный, но не обязательный. Тем не менее это бо­льше, чем белый кусочек бумаги с буквами.

НЕМНОГО ИСТОРИИ

Прототип визитной карточки изобрели в XVII веке фран­цузы. У каждого вельможи при французском дворе бы­ла собственная этикетка, на которой указывалось, кто он и что должен делать на том или ином дворцовом ме­роприятии.

Среди просвещенных кругов царской России визитная карточка была в ходу вплоть до 17-го года и использо­валась весьма своеобразно - по сути, вместо телефона.

На визитной карточке того времени стояли фамилия, имя, отчество человека, его ранг или основное занятие. По углам были разбросаны четыре буквы: П, О, Ж, В. «П» означало - поздравления, «О» - ответ, «В» - воз­вращение, «Ж» - желание осведомиться о здоровье. Приехав навестить приятеля и не застав его дома, че­ловек оставлял свою визитную карточку, загнув пред­варительно уголок с той буквой, которая соответство­вала цели его визита.

Сегодня визитная карточка - вновь незаменимый ат­рибут общения, но уже делового. И хотя как массовое явление она имеет хождение на необъятных российских просторах чуть больше десятка лет, у дипломатов визитная карточка была известна все­гда.

Функции современных визитных карточек:

1) представление деловых партнеров;

2) подтверждение заинтересованности в последующих дело­вых контактах;

3) информирование о фирме, направлениях ее деятельности;

4) осуществление деловых контактов между партнерами (на­пример, при сопровождении подарка, цветов и т.п.).

Протокольным отделом МИДа было установлено це­лых шесть видов визитных карточек:

1. Фирменная (корпоративная) визитная карточка используется в основном в рекламных целях компани­ями или торговыми организациями. На ней указывают­ся только название фирмы, ее адрес и телефоны.

2. Деловая визитная карточка предназначена для де­ловых встреч. На ней следует указать имя, отчество, фа­милию владельца, занимаемую должность, логотип и название фирмы, которую он представляет, служеб­ные адрес, телефон, факс, e-mail и путь к web-странице, если она есть. Представители творческих профессий (и только они) могут поместить на деловой визитной карточке и домашний телефон, если они работают дома.

3. Визитная карточка для коротких (по времени) встреч или «представительская» используется пре­имущественно на переговорах. На ней стоят только фа­милия, имя и отчество владельца. За столом перегово­ров мы располагаем эти визитные карточки перед собой в том же порядке, в каком рассаживаются партнеры. Далее следуют личные или светские визитные карточки.

4. Личная мужская визитная карточка (также как и лич­ная женская, используется при более близком знаком­стве. В ней наряду с фамилией, именем, отчеством и занимаемой должностью можно указать все свои рега­лии и научные степени, а также домашние координаты.

5. Личная женская визитная карточка от личной муж­ской отличается только тем, что в ней допускается ис­пользование курсива (в других - нет).

6. Семейная визитная карточка (или гостевая) реко­мендуется для знакомства на отдыхе. На ней пишут фа­милию, имена и отчества супругов, их адрес, телефон, а на обратной стороне - как к ним добраться. Такую же визитную карточку, но с логотипом и названием фирмы советуют иметь бизнесменам, если они учатся, прохо­дят стажировку либо отдыхают за счет фирмы за гра­ницей.

Примечание.Следует отметить, что служебные визитные карточки жен­щин не отличаются от визитных карточек мужчин. Однако, если визитная карточка женщины содержит только ее имя, фамилию и телефон (иногда в карточке может быть и фотография), следует отнестись к ее владелице с осо­бой осторожностью, так как это представительница первой древнейшей про­фессии. Хотя в последнее время фирмы, пользующиеся услугами "леди-эскорт", иногда позволяют им указывать на своей визитной карточке назва­ние фирмы либо сама фирма "Эскорт" печатает на карточке все полагаю­щиеся атрибуты, с той лишь разницей, что название отдела, в котором ра­ботает предполагаемая сотрудница, обычно в карточке не указывается, что и служит мягкой подсказкой о роде занятий владелицы карточки.

Задача любой визитной карточки - информировать о существовании ее хозяина, но чаще - о наличии той или иной фирмы, которую этот человек представляет. Поэтому она должна производить благоприятное впе­чатление.

Считается, что чем сдержаннее по виду визитная кар­точка, тем достойнее она выглядит. При условии, что... Бумага должна быть дорогая!

Стандартный размер - 90x50 миллиметров, и не стоит его увеличивать, иначе она не войдет в стандартную «визитницу». Исключение можно сделать лишь для фирменной визитной карточки, увеличив ее размер до 105x75 мм, но опять-таки не более. При изготовлении визитной карточки лучше не экспе­риментировать с цветом. Хотя и не обязательно при­держиваться классической черно-белой гаммы (ни в коем случае не золотого, не красного или еще какого-либо экзотичес­кого оттенка, без цветных или золотых напылений, объемных изображений и тому подобных "украшательских" элементов). Впол­не допустимы темно-синий и темно-серый цвета для шрифта - они приняты в деловом мире. Для основного фона подойдут белый или очень легкие оттенки с налетом серого или кремового). Также при оформлении деловой визитной карточки избегайте помещать цветной фон за логотипом.

По центру деловой визитки принято указывать фами­лию, имя и отчество ее владельца. По дипломатиче­скому протоколу сначала пишется имя и отчество, за­тем - фамилия. Ниже - занимаемую должность и мес­то работы. Это классический вариант. В деловом мире принято писать сначала фамилию, потом имя и отчест­во, а также помещать название организации сверху. По деловому протоколу логотип фирмы размещают в левом верхнем углу, служебный адрес - в левом нижнем, служебные телефоны и факсы - в правом нижнем углу, сюда же помещаются e-mail и путь к web-странице.

Обмениваться визитными карточками рекомендуется при первом знакомстве. При встрече деловые люди устанавлива­ют зрительный контакт, потом здороваются, представ­ляются, обмениваются рукопожатиями и только после этого - визитными карточками. Обмен визитными карточками принято сопровождать легким поклоном. Причем если руку первым протягивает старший по рангу либо по возрасту, то визитную карточку первым подает младший, но особой строгости тут нет. Кто больше заинтересован в продолжении знакомства, тот и инициатор. Однако в любом случае в ответ на протя­нутую визитную карточку Вы должны поделиться своей: будет очень не по-деловому, если у Вас вдруг ее не окажется. Получив визитную карточку, не забудьте поблагодарить партнера, прочтите вслух его имя, от­чество и фамилию, чтобы быть уверенным в их произ­ношении. К тому же это поможет сразу наладить кон­такт - люди любят, когда их называют по имени. Если Вы не кладете визитную карточку перед собой, а хотите убрать (в присутствии владельца), то положите ее в достойное место. Ни в коем случае не засовывайте ее в задний карман брюк. Не сгибайте ее на глазах владельца, ничего на ней не записывайте. Относитесь к ней как к частичке пространства человека, который с Вами ею поделился.

Первым вручает свою визитную карточку младший по должнос­ти, если должности равны - младший по возрасту.

Если деловая встреча проходит за рубежом, то первыми вру­чают свои визитные карточки представители принимающей фир­мы, т.е. "хозяева".

Во время деловых переговоров можно положить визитные карточки перед собой в том порядке, в котором сидят деловые партнеры.

Нельзя использовать чужие визитные карточки для записи во время переговоров, мять, складывать их, просто вертеть в руках. Это будет воспринято как знак неуважения к хозяину карточки и, следовательно, ко всем остальным.

Зато со своей собственной визитной карточкой можно делать почти все вышеперечисленное: сгибать, делать приписки и пометки. Более того, такой условный язык еще 5-10 лет назад в официальных случаях широко использовался в международном деловом мире. Для этого существуют общепринятые сокращения на французском языке. Вот наиболее распространенные:

Эти пометки делают в левом нижнем углу либо ближе к левому нижнему углу - по дипломатическому прото­колу. Представители бизнеса если и пользовались та­кой возможностью, то весьма редко и располагали данные сокращения внизу (под фамилией) и по центру, то есть на свободном пространстве между адресом и телефонами. Эксперты российских деловых кругов от­мечают, что эта практика в последние годы практиче­ски полностью вытеснена благодаря полной «мейлизации» нашей страны.

Тем не менее и в «наше время» такие сокращения стоит отправлять с визитной карточкой тем людям, которые их поймут.

Если же Вы в этом сомневаетесь, можно делать припи­ски и по-русски. Но уже не в углу, а ниже своей фами­лии, имени и отчества слева направо в 3-м лице един­ственного числа. Например: «Иванов Иван Иванович (напечатано) поздравляет с тем-то (подписано)». Если к Вам пришла визитная карточка с поздравлением или приглашением, принято поблагодарить своей визит­ной карточкой - в течение двух дней максимум. Получив визитную карточку с пометкой R. S. V. Р. -«прошу подтвердить» (как правило, это приглашение на деловую встречу или прием), ответьте тут же по по­лучении.

Есть еще определенные символы, которые делают ви­зитную карточку «разговорчивой». Например, если у визитной карточки загнут правый верхний угол, знай­те: ее владелец был у Вас лично, но Вас не застал и та­ким образом свидетельствует Вам свое уважение.

Загнутый правый нижний угол визитки также говорит о том, что Ваш партнер восхищен встречей, о чем Вам и сообщает. Визитная карточка, сложенная пополам, символизирует, что человек, приславший ее, готов сделать все для успешного делового контакта, буквально «сложиться пополам». В любом случае, посылая курьера с визитной карточ­кой вместо обычного звонка, Вы демонстрируете осо­бое уважение к партнеру. И это ценится в деловом мире.

Если Вы хотите показать действительно высокий класс в деловом общении, то используйте свою визитную карточку для поздравлений, рекомендаций, приглаше­ний, благодарности, и не забудьте, что приписки дела­ются в третьем лице и единственном числе под фами­лией по центру - русскими словами и в левом нижнем углу - французскими сокращениями. Визитную кар­точку можно прикалывать к подаркам и к документам, которые Вы отправляете. Главное, помните, что обмен визитными карточками происходит как личный обмен между двумя лицами. Это не общественное действие, поэтому в случае личного обмена приложите к визит­ной карточке свою теплоту и дружественность!

Отвечать на посланные с какой-либо целью визитные карточки по телефону не принято, ответ дается также визитной карточкой. Посылаемые карточки запечатываются в обычный конверт.

Уместно вручить свою визитную карточку секретарю в при­емной (при посещении фирмы), если с лицом, которому Вы нано­сите деловой визит, ранее знакомы не были. В этом случае, секре­тарь, представляя Вас, наверняка не перепутает имя и правильно произнесет фамилию.

И еще одна рекомендация: деловым людям, часто имеющим контакты с иностранными партнерами, целесообразно иметь ви­зитные карточки, написанные на разных языках.

В заключение уместно будет напомнить, что визитная карточ­ка в деловой сфере служит для передачи информации, является подтверждением солидности и хорошей репутации фирмы и ее сотрудника.