2 Техніка та вимоги до оформлення результатів ревізійного процесу

Оформлення та використання результатів ревізії - важливий етап ревізійної діяльності.

Законодавство не містить вимог, яким повинні відповідати ревізорські документи, що складаються в ході ревізії. Воно визначає лише найменування окремих документів (акт, опис, довідка, розрахунок), які ревізор зобов'язаний скласти, але всі документи незалежно від повноти їх регламентації повинні відповідати певним загальним вимогам, оскільки вони фіксують ревізорські дії.

За об’єктивність і правдивість фактів, що наводяться в акті, за точність кожної цифри ревізор несе відповідальність у встановленому законодавством порядку.

Проте, як і в багатьох інших видах праці, де виникає потреба у складанні багатьох однотипових документів, в ревізійній роботі також повинні використовуватися друковані форми - бланки. Це спрощує і прискорює роботу ревізорів.

У загальному вигляді вимоги, які пред'являються до складання ревізорських документів, можна сформулювати так:

а) відповідність ревізорського документа тому нормативному акту, яким передбачено його складання, як за назвою і формою, так і за змістом;

б) логічність, стислість і ясність ревізорського документа. Всі питання в документі повинні викладатися послідовно так, щоб кожне нове речення витікало з попереднього або було логічно пов'язане з ним, щоб не зустрічались несподівані документи, висновки, які не відповідають тексту. В документі необхідно уникати зайвих слів;

в) чіткість тексту і однозначність суджень забезпечать одноманітність розуміння змісту документа;

г) грамотність і культура оформлення ревізорського документа.

При написанні акта ревізор повинен користуватися наступною термінологією: "недостача", "лишок", "перевитрата", "матеріальна шкода", із зазначенням їх розмірів і обставин, за яких вони виникли; "порушення закону, наказу, інструкції"", з поясненням, який пункт або стаття закону, наказу, інструкції порушені.

Одним з найважливіших і найсуттєвіших документів в ревізії є акт ревізії.

За змістом акту можна судити не тільки про результати ревізії, але й про якість роботи самого ревізора. Акт ревізії не тільки є способом відображення недоліків, порушень та зловживань, але і важливим документом, на основі якого вищестоящі органи дають оцінку роботи підприємства, на якому проведена ревізія, роблять висновки про діяльність його відповідальних осіб і розробляють пропозиції щодо покращання фінансово-господарської діяльності підприємства.

На підставі фактів, викладених в акті, виноситься рішення керівника ревізійної організації. Тому акт ревізії слід складати особливо уважно.

Акт ревізії повинен містити:

• загальні дані про окремі основні виробничі і фінансові показники господарюючого суб'єкта;

• виявлені факти порушень законів України, нормативних актів Президента України та Кабінету Міністрів України, а також міністерств та інших центральних органів виконавчої влади, факти неправильних розрахунків з бюджетом, незаконного і не за цільовим призначенням витрачання готівки і матеріальних цінностей та інших порушень фінансової дисципліни, порушень ведення бухгалтерського обліку і складання звітності;

• виявлені факти безгосподарності, недостач, безпідставного списання і привласнення готівки, цінних паперів, товарно-матеріальних цінностей, інших зловживань, нерегламентованих державою виробництва товарів і надання послуг;

• розміри виявленої шкоди та збитків, причини їх виникнення, посади, прізвища та ініціали осіб, які їх допустили.

Акт ревізії повинен ґрунтуватися не тільки на конкретних фактах з посиланням на відповідні документи, але й мати послідовне логічне викладення виявлених в господарстві досягнень, недоліків, порушень чи зловживань. Відображення реального стану справ на підприємстві допоможе усунути недоліки, які виявляються в роботі підприємства, що ревізується.

Акт не повинен відображати особистих поглядів ревізора, суб'єктивної його оцінки дій посадових осіб та не підтверджених документами даних про фінансово-господарську діяльність об'єкта, що ревізується, а також даних із матеріалів слідства та посилань на свідчення посадових осіб, які вони дали правоохоронним органам.

Формулювання в акті повинні мати лаконічний характер і бути тактовними.

В акті повинні бути зафіксовані тільки факти, на підставі яких можна було б зробити відповідні висновки.

Акт повинен забезпечувати об'єктивний виклад фактів, які перевірялись. Викладення ревізійних матеріалів повинно допомагати керівництву швидко і правильно орієнтуватися в дійсному стані подій, сприяти швидкому викриттю та виправленню виявлених ревізією порушень та недоліків. Слід уникати багатослівного, занадто детального опису виявлених фактів порушень. Важливо виділяти те головне, що їх викликало.

Висновки не повинні повторювати зміст акту ревізії. В них дається оцінка основних порушень, встановлених ревізією, і описується, в чому конкретно полягає провина посадових осіб. Висновки повинні бути цілком обгрунтовані матеріалами, діючими законами, інструкціями і постановами вищестоящих організацій. В процесі ревізії слід також усувати виявлені незначні недоліки і порушення в господарсько-фінансовій діяльності і бухгалтерському обліку. Отже, висновки повинні розкривати причини і наслідки основних факторів порушень та зловживань.

Пропозиції по актах повинні бути розгорнутими, давати ясні та досить вичерпуючи положення по встановленню виявлених недоліків із зазначення строку їх виконання і конкретних виконавців.

Пропозиції за результатами ревізії повинні базуватися на висновках, бути конкретними і чіткими. В них слід вказувати, що повинно бути зроблено і яким шляхом, хто є відповідальним і які строки виконання.

Висновки та пропозиції за результатами ревізії надаються керівнику організації, який призначив ревізію. Він розглядає результати ревізії та приймає рішення щодо усунення недоліків та порушень, покриття матеріальної шкоди, притягнення до відповідальності винних осіб. Після підписання і отримання заперечень і пояснень ревізор складає висновки та пропозиції.