7.3. Оформление дел

7.3.1. Дела МАИ подлежат оформлению при их заведении и по завершении года (календарного или учебного).

Оформление дел проводится работниками структурных подразделений, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива МАИ.

7.3.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает:

- оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;

- нумерацию листов в деле;

- подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле;

-составление листа-заверителя дела (Приложение № 19);

-составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (Приложение № 20);

-внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации; индекса и заголовка дела, даты дела и др.).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению; допускается дела хранить в скоросшивателях; не проводить систематизацию документов в деле, листы не нумеровать, заверительные надписи не делать. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом .

7.3.3. Обложка дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме (Приложение № 21).

Обложка личного дела дана в Приложении № 22.

После наименования вышестоящего учреждения указывается наименование МАИ полностью в соответствии с Уставом, в именительном падеже..

Наименование структурного подразделения указывается в соответствии с утвержденным штатным расписанием.

Индекс дела: проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел МАИ.

Заголовок дела переносится из номенклатуры дел МАИ.

В заголовках дел, содержащих копии документов, указание на копийность делается словом – Копия.

Дата дела: арабскими цифрами указывается год (ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

На обложке обязательно должно быть указано цифрами количество листов в деле в соответствии с заверительной надписью.

Срок хранения переносится на обложку дела из номенклатуры дел МАИ. На делах постоянного срока хранения пишется «Хранить постоянно»,на делах других сроков хранения пишется срок хранения в годах «Хранить 75 лет», «Хранить 5 лет» и т.д.

Все надписи на обложке выполняются черными водостойкими чернилами.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, виды и формы отчетности).