7.2. Формирование дел

7.2.1. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела.

В дела помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается включать в дела черновые, дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.

7.2.2. .Дела в институте формируются децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях лицами ответственными за делопроизводство.

7.2.3. Методическое руководство и контроль за правильностью формирования и оформления дел осуществляет Общий отдел и архив МАИ.

7.2.4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

• помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре дел;

• группировать в дело документы одного учебного года, за исключением переходящих дел;

• раздельно группировать в дела документы постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, также документы по личному составу;

• подшивать в дела ксерокопии;

• в дела не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

• по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т.1», «т. 2» и т.д.

7.2.5. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие по датам поступления, исходящие- по датам отправления), по алфавиту фамилий авторов или корреспондентов.

7.2.6. Распорядительные документы группируются в дела по видам, хронологии с относящимся к ним приложениям:

-уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела;

приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

7.2.7. В МАИ образуются однотипные документы постоянного хранения, отражающие его организационные основы и деятельность (планирование, финансирование, учет и отчетность, экономические, научные и культурные связи, кадровое обеспечение, материально-техническое обеспечение и др.):

- устав МАИ;

- положения о структурных подразделениях и должностные инструкции;

- распорядительные документы (приказы, распоряжения);

- документы коллегиальных органов (протоколы заседаний и документы к ним);

- протоколы совещаний, конференций;

- перспективные и годовые планы, программы;

- годовые отчеты по основной деятельности;

- годовые статистические отчеты;

- справки, аналитические обзоры по основной деятельности;

- контракты, договоры, соглашения об экономических, научных, культурных связях;

- штатные расписания;

- годовые сметы расходов и доходов;

- бухгалтерские отчеты (балансы);

- годовые отчеты по налогам, выплатам в фонды государственного страхования;

- документы о состоянии работы с кадрами (доклады, сводки, справки);

- коллективный договор;

- переписка по основной деятельности МАИ;

- документы постоянно действующих комиссий и советов при МАИ;

- другие документы.

7.2.8. Также в МАИ образуется обязательный комплекс документов по личному составу со сроком хранения – 75 лет, которые являются основанием для выдачи справок социально-правового характера:

- приказы (распоряжения) по личному составу;

- личные карточки;

- личные дела уволенных работников;

- трудовые договора (контракты) и соглашения, не вошедшие в состав личных дел;

- лицевые счета работников или замещающие их расчетно-платежные ведомости;

- акты о несчастных случаях, связанных с производством;

- документы, подтверждающие право на льготы в организациях с вредными условиями труда (табели и наряды работников вредных профессий, списки работающих на производстве с вредными условиями труда, технологические карты и др.);

- подлинные личные документы (трудовые книжки и др.).

7.2.9. В МАИ могут создаваться и другие документы по личному составу, имеющие срок хранения свыше 10 лет (документы о представлении к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий и присуждению премий; списки работников и др.), которые также включаются в опись дел по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в строгом алфавитном порядке по фамилиям работников в пределах календарного года.

Предложения, заявления и жалобы граждан и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от другой переписки.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.