3.19. Попередній облік документів з грифом секретності:

• організація робочого місця працівника, оргтехніка, меблі;

• реєстрація документів попереднього обліку, відсутність підчисток та незавірених виправлень;

• зберігання, розмноження, відправка, знищення та передача документів попереднього обліку в інші підрозділи;

• видача документів попереднього обліку виконавцям;

• проведення перевірок наявності документів попереднього обліку в режимно-секретному органі та виконавців, щоденна перевірка, якість перевірок;

• ведення карток попереднього обліку документів;

• знищення карток попереднього обліку документів;

• зберігання та знищення макулатури;

• оцінка ефективності та якості праці.

3.20. Зберігання та видача спецчемоданів, спецпапок виконавцям:

• організація обліку та зберігання спецчемоданів, спецпапок;

• організація приймання та видачі спецчемоданів, спецпапок виконавцям, виключення можливості несанкціонованого доступу до спецчемоданів, спецпапок;

• доброякісність та надійність спецчемоданів, спецпапок, якими користуються виконавці;

• попередження про недопущення залишення документів з грифом секретності на робочих місцях виконавців та несвоєчасне повернення їх до режимно-секретного органа;

• перевірка наявності документів в спецчемоданах, спецпапках виконавців;

• порядок видачі виконавцям нових спецчемоданів, спецпапок, порядок списання непридатних спецчемоданів, спецпапок;

• оцінка ефективності та якості праці.

3.21. Реєстрація та зберігання справ і документів інвентарного обліку:

• організація робочого місця працівника, оргтехніка, меблі;

• порядок складання та оформлення номенклатури справ;

• приймання документів з грифом секретності для підшивки до справ або взяття на інвентарний облік;

• відкриття та закриття справ, їх реєстрація (своєчасність та правильність проставлення відміток в номенклатурі справ та журналі обліку журналів, карток і завершених виробництвом справ) відсутність підчисток та незавірених виправлень;

• вилучення із справ підшитих документів;

• видача справ виконавцям, наявність на зворотній стороні обкладинки справи списків осіб, які мають право користуватися справою, відповідність списків осіб, які мають доступ до справи зазначених в номенклатурі справ, на зворотній стороні обкладинки справи;

• організація системи пошуку підшитих до справи документів;

• перевірка наявності справ, а також щоденних операцій щодо підшиття документів до справи;

• розмноження документів, підшитих до справи;

• внесення змін до текстової чи креслярсько-технічної документації. Заміна окремих аркушів документів. Знищення замінених аркушів. Перевірка вірності внесення змін в документацію;

• підготовка та знищення справ і документів інвентарного обліку, зберігання і знищення макулатури.

3.22. Облік, зберігання та користування печатками, штампами і дублікатами ключів від сейфів, металевих шаф виконавців, в яких зберігаються документи з грифом секретності:

• правильність обліку та видачі печаток, штампів та дублікатів ключів;

• порядок зберігання печаток, штампів та дублікатів ключів від сейфів, металевих шаф виконавців;

• організація системи оперативного пошуку дублікатів ключів виконавців;

• перевірка наявності печаток, штампів та ключів;

• наявність та правильність відміток в облікових матеріалах про знищення печаток та штампів.