110. Организационная структура и обязанности подразделения pr. Pr-отдел фирмы (организации). Консультативная pr-фирма: преимущества и недостатки.

PR-отдел

Штат служащих, занимающихся ПР. Отдел связей с общественностью может состоять лишь из ПР-менеджера и секретаря, но может иметь и большую численность, т.е. состоять еще из помощников менеджера. Существуют также организации, которые не имеют штатного ПР-специалиста, а ответственность за это направление лежит на менеджере по маркетингу, менеджеру по продажам или менеджеру по рекламе. Следовательно, большая часть работы сотрудника, занимающегося ПР проходит без обращения к консалтинговым структурам.

Структура ПР-отдела большой производственной компании

Должность ПР-менеджера. Руководителю ПР-отдела может даваться любое должностное название от директора по делам с общественностью до менеджера по коммуникациям. Руководителя, который управляет в компании связями с общественностью, называют ПР-менеджером, а если ПР-менеджер является членом Совета директоров компании, он может называться ПР-директором.

Существует более широкий термин ПР-специалиста, который можно применять к любому человеку, занимающемуся вопросами ПР.

Обязанности ПР-менеджера:

1. Формулирование целей или определение задач для ПР-действий.

2. Оценка рабочего времени и других ресурсов, затраченные на эти операции.

3. Определение приоритетов, которые будут влиять на выбор групп общественности, с помощью которых будет обеспечиваться выход на эти группы, время проведения ПР-действий, а также лучшее использование рабочей силы и остальных ресурсов.

4. Определение выполнимости поставленных задач с учетом имеющихся фондов, персонала и оборудования.

5. Взаимодействие ПР-менеджера и руководства организации.

Следовательно, для эффективного взаимодействия с остальными членами организации ПР-менеджер должен быть подотчетен руководству высшего уровня и работать со всеми отделами. Идеально если ПР-менеджер член Совета директоров.

6. Полный перечень работ ПР-отдела.

1. Определение общей ПР-политики.

2. Написание и распределение новостных релизов, подготовка и рассылка фотографий и статей в прессу.

3. Организация пресс-конференций, приемов посетителей по вопросам, связанным с ПР.

4. Организация проведения интервью руководителей в прессе, на радио и на телевидении.

5. Редактирование и выпуск журналов и газет для персонала организации и создание иных форм внутренних коммуникаций.

6. Редактирование и производство изданий, предназначенных для внешнего пользования, в первую очередь для дистрибьюторов, агентов по продажам, пользователей и потребителей.

7. Подготовка и печать текстовых материалов.

8. Заказ и подготовка аудио и видеоматериалов, используемых при презентациях и поддержание этих материалов в рабочем состоянии.

9. Присутствие по согласованию с руководством на заседаниях Совета директоров и совещаниях по вопросам производства, маркетинга, продаж и других функциональных направлений.

10. Посещение конференций по продажам.

11. Представление компании на заседаниях торговых ассоциаций.

12. Обучение сотрудников своего отдела.

13. Благотворительность, спонсорство.

14. Контроль за рекламой, связь с рекламным подразделением.

15. Установление связей с политиками и чиновниками.

16. Обеспечение обратной связи, т.е. сбор газетных вырезок, записи на магнитофон и видеомагнитофон радио и телепередач и других сообщении, поступающих из-за пределов организации.

17. Анализ обратной связи и оценка результатов усилий в зависимости от поставленных целей.

18. Координация и интегрирование всех направлений ПР-работы компании в целом и ее отдельных подразделений.

Все эти разнообразные действия входят в запланированную на год программу ПР-деятельности и проводятся в рамках выделенных денежных средств.

Преимущества ПР-отдела:

1. Принадлежность к одной команде.

2. Знание организации – означает глубокое понимание всех тонкостей текущего момента, доступное лишь членам коллектива.

3. Экономия средств возможно благодаря тому, что не приходится расходовать дополнительные ресурсы на консультантов со стороны, а также вследствие эффективной интеграции действий ПР-менов с жизнью организации. Содержание постоянных ПР-менов менее убыточно, нежели обращение к внешним консультантам.

4. Доступность в общении – когда возникает проблема специалисты всегда под рукой для личных консультаций. Как заместителям руководителя организации им можно полностью доверять при обсуждении деликатных вопросов. Доступность означает также своевременное или постоянное присутствие ПР-специалистов во всех отделах, подразделениях или отдаленных филиалов организации.

Недостатки ПР-отдела:

1. Утрачивается способность объективно оценивать ситуацию.

2. Дискредитация роли и миссии штатного ПР-мена в жизнедеятельности организации.

Консультативная ПР-фирма

Пять ситуаций, обуславливающих необходимость обращаться в ПР-фирмы за консультациями.

1. Руководство организации и отдел ПР никогда ранее не реализовывали масштабных или особенных по содержанию ПР-программ и поэтому не имеют соответствующего опыта их осуществления.

2. Организация или ее центральный офис расположены вдали от столицы, финансовых центров или городов, где есть редакции влиятельных СМИ и не могут без специализированной ПР-фирмы или отдельных консультантов провести тут запланированные ПР-мероприятия.

3. Организация планирует одновременно осуществить большое количество ПР-контактов или акций, не имея возможности своевременно сделать это собственными силами.

4. Организация, имеющая в своей структуре ПР-отдел, нуждается в услугах особого содержания, с которыми она не в состоянии справиться самостоятельно или подобные услуги носят временный или одноразовый характер.

5. Для выполнения дел особой важности необходимо узнать мнение независимого от организации авторитетного и высококвалифицированного ПР-специалиста.

Преимущества ПР-фирмы:

1. Внешние консультанты имеют, как правило, более широкий диапазон знаний, необходимых для разрешения нестандартных ПР-проблем. Владеют практическими навыками такой специфической деятельности, с которой редко приходится сталкиваться штатным ПР-менам организации.

2. Внешние консультанты обычно стоят в стороне от всяческих распрей и групповых противостояний, часто существующих внутри организации, а поэтому независимы и более объективны в оценке проблем.

3. Опыт внешних консультантов более разнообразен, нередко накоплен благодаря работе в других географических регионах.

4. Если организации срочно требуются контакты со СМИ после перемещения в новые географические районы, то внешнее консультирование позволит легко преодолеть языковые барьеры.

5. Внешние консультанты, работая вместе со штатными ПР-менами организации, могут стать стимулом и источником более полного применения способностей последних и роста уровня их квалификации.

6. Высокая гибкость – ПР-фирма для выполнения заказа организации в пределах стоимости контракта может обратиться за помощью к квалифицированным исследователям, работникам СМИ, людям искусства, наладить связи с лоббистами, известными политическими деятелями и т.д.

7. Авторитет ПР-консультантов, который завоевывается годами, а также факторы его высокой репутации как специалиста.

Препятствия, возникающие в отношениях между организацией и ПР-фирмой:

1. Внутреннее сопротивление (психологический фактор);

2. Сопротивление новым идеям, взглядам, подходам;

3. Вопрос стоимости услуг (самая большая проблема);

4. Непонимание сути ПР;

5. Отсутствие руководства в тот момент, когда необходимо принять ответственное решение.