1.5. Запуск системы Эталон

Запуск ЭТАЛОН производится аналогично запуску любого Windows-приложения. В результате на экране появляется заставка, а через некоторое время – и главное окно системы (рис. 1).

Основным элементом работы с системой ЭТАЛОН является список документов, представляющий собой результат поиска. Первый (и основной список) имеет наименование Все документы. Этот список является первоначальным и должен при первом поиске в системе быть в рабочей области. Его можно получить с помощью опции Все документы пункта меню Список или же нажатием соответствующей кнопки панели инструментов

1.6. Общие сведения по технологии работы

Основным назначением системы ЭТАЛОН является поиск правовых документов, содержащихся в информационном массиве. Система позволяет вести поиск как конкретного правового акта, так и поиск правовых документов по определенной тематике.

Поиск. Различают три основных метода поиска в компьютерных справочных системах, в том числе правовых:

• по реквизитам документов;

• по специализированным классификаторам;

• полнотекстовый поиск.

Система ЭТАЛОН имеет возможность применения любого из указанных видов поиска с помощью комплекса встроенных поисковых средств, позволяющих эффективно сочетать различные поисковые методики.

Поиск по реквизитам документов – самый простой и наглядный метод поиска конкретных правовых актов. Этот метод предполагает возможность поиска по номеру документа, его виду, органу и дате принятия и так далее. При этом требуется одно обязательное условие – наличие у пользователя точных сведений о реквизитах документа, что зачастую невыполнимо.

Поиск по специализированным классификаторам позволяет частично снять проблему отсутствия у пользователя точных сведений о реквизитах, поскольку обеспечивает возможность нахождения документов по определенной тематике. Это обеспечивается благодаря тому, что вся информация предварительно проходит предварительную обработку с целью ее отнесения к тем или иным рубрикам используемых классификаторов (рубрицирование). При поиске по тематике применяются способы поиска по поисковому реквизиту Ключевые слова (с применением специального Справочника ключевых слов); по поисковому реквизиту Рубрики документа и отдельного окна Рубрикатора; по Словарю терминов и определений; по реквизиту Текст документа.

Полнотекстовый поиск дает наиболее точные результаты, то есть пользователь уверен, что найдены все документы, содержащие заданный им в качестве поискового критерия текст. Такой поиск основан на предварительной автоматической обработке текста каждого помещаемого в базу данных документа. При этом существуют различные алгоритмы такого поиска – от простого перебора всех документов на предмет наличия искомого слова (при вышеуказанных объемах информации этот процесс может быть достаточно длителен), до быстрых алгоритмов, основанных на предварительном соотнесении каждого слова со всеми документами, где оно встречается – индексирования. Возможны различные технологические приемы, позволяющие отыскивать словосочетания, соединение поисковых слов различными логическими условиями, и даже возможность определять близость расположения искомых слов в тексте. Недостатками такого способа поиска является появление среди найденных документов совершенно не требующихся в конкретной ситуации (то есть, т.н. поисковый шум), а также невозможность отыскать этим способом документы, содержащие синонимы искомого термина или слова.

Списки. После осуществления поиска система выдает список найденных документов (частным случаем такого списка является список Все документы. (См. гл. 4). Каждый документ в списке описывается определенными реквизитами: вид документа, орган принятия, дата принятия, номер и название документа, сведения о статусе документа (в виде пиктограммы слева от названия, например утратившие силу помечены крестиком). Доступной пользователю единицей списка является документ, а указатель списка перемещается по документам. По списку можно передвигаться общепринятыми в Windows способами.

Список можно располагать в требуемом порядке, то есть производить его сортировку. Указание на необходимость такого действия при любом поиске осуществляется путем настройки параметров системы. При этом расположение документов в списке в системе Эталон можно упорядочивать не только по дате, но и по другим критериям, причем по нескольким критериям одновременно.

Документы в списке можно помечать, определяя, таким образом, выборку из списка только требуемых (или наоборот, ненужных) документов.

Полученные списки (подборки документов) могут сохраняться для того, чтобы при следующем сеансе работы с системой можно было сразу же работать с подобранными документами, не проводя в очередной раз поиска.

Система ЭТАЛОН обеспечивает активную работу со списками документов, – выбор из имеющегося списка нужных документов и помещение их в новый отдельный или в другой уже имеющийся список и т.д.

Текст документа. Одной из широко используемых возможностей системы является работа с текстом документа. Текст документа содержит его последнюю редакцию в контрольном состоянии с информацией обо всех изменениях, которые претерпел данный документ. При этом система позволяет просмотреть предыдущие редакции документа. Для этого следует, находясь в тексте документа, щелкнуть правой кнопкой мыши и из появившегося локального меню выбрать опцию Текст с историей или по кнопке Текст с историй (см. гл. 3).

Если в документ вносились изменения, то, во-первых, информация об этом содержится в начале текста, и, во-вторых, части его, претерпевшие изменения, выделены расположением со сдвигом вправо.

Система позволяет осуществить переход по гипертекстовым ссылкам из документа в связанный с ним документ, для чего следует щелкнуть мышью по соответствующей выделенной ссылке.

Одной из ключевых возможностей системы ЭТАЛОН являются междокументные связи, то есть сведения о том, как данный документ воздействует на другие, и как другие правовы акты воздействуют на данный документ. При этом из текста карточки документа можно перейти по гипертекстовой ссылке в интересующий документ, приведенный в междокументных связях.

Для работы с документом имеется контекстный поиск отдельных слов по тексту документа. В дополнительном окне Найти задается слово (или его часть), номер статьи закона и т.п., которое требуется найти. Система отыщет первое вхождение заданного поискового образа в текст, после чего можно продолжить его поиск, для чего нажимается кнопка Найти далее, расположенная на Панели инструментов.

Сохранение и печать. Система ЭТАЛОН позволяет сохранить во внешнем файле и напечатать списки документов, текст и карточку документа. При этом существует возможность не только сохранения документа, но использования его целиком или по частям при работе с текстовым процессором Microsoft Word.

В окно текстового процессора можно поместить документ целиком, либо его фрагмент. При этом очень ценным является то качество, что можно отобразить фрагмент с реквизитами документа (названием, датой принятия, реквизитами опубликования и т.д.), что незаменимо при составлении различного рода юридических документов.

Актуализация информации. Современные правовые информационные системы, в том числе и ЭТАЛОН, обладают и определенным набором сервисных возможностей, обеспечивающих потребности пользователей.

Прежде всего – это проведение периодической актуализации содержащейся в информационном массиве информации. Кроме этого, необходимо постоянно совершенствовать программное обеспечение, применять дополнительные сервисные функции для обеспечения технологических возможностей создания пользовательских подборок нормативных документов и т.п.

Даже наличие самой полной информационной базы не может удовлетворить всех потребностей пользователя. Правовая информация не может быть «второй» свежести. Применение неактуальной (и, соответственно, недостоверной) правовой информации может иметь значительные негативные последствия. Поэтому обновление правовых информационных баз составляет существенную часть сервисных возможностей поставляемых систем.

Существуют несколько способов проведения обновлений информации в системе ЭТАЛОН.

Актуализация информации производится с определенным периодом обновления по желанию пользователя – от разового, квартального, месячного, еженедельного и до ежедневного обновления. При этом сроки появления вновь принятых документов в банке данных обычно составляют не более 3 – 5 дней с момента регистрации документа в Национальном реестре правовых актов Республики Беларусь (для большей части документов). Этот временной период соответствует технологическим затратам на обработку и внесение документа в банк данных.

Обновления могут поставляться в виде компакт-диска, полностью содержащего систему ЭТАЛОН с полным информационным массивом на момент поставки, либо представлять собой небольшие по объему файлы обновлений (специального формата), содержащие изменения информационного массива за прошедший период. Эти файлы могут поставляться на дискетах, а также отсылаться по электронной почте.