4.1.3. Как формировать списки документов

Система Эталон позволяет формировать любые списки документов. Вы можете:

• из списка найденных по запросу документов выбрать нужные Вам и поместить их в новый (отдельный) список;

• перенести информацию из списка в список, в том числе поместить документы из одного списка в список, сохраненный как подборка документов;

• скомбинировать существующие списки документов(например, объединить) и т.д.

Рассмотрим основные приемы работы при формировании списков документов.

Формирование нового списка

В результате проведенного поиска Вы получили список документов. Из этого списка требуется один или несколько из них поместить в новый (отдельный) список.

Для этого нужно пометить эти документы:

• если переносится один документ, то достаточно просто сделать его текущим, т.е. щелкнуть по нему в списке левой клавишей мыши;

• если переносится несколько документов, то следует по очереди делать их текущими и в окне контекстного меню, открывающемуся по щелчку правой клавиши мыши, выбрать пункт Пометить документ либо использовать клавишу F8 (на клавиатуре).

Затем, опять же по щелчку правой клавиши мыши, вызываете на экран выпадающее меню и выбираете пункт Список в новое окно (либо воспользоваться командой Главное меню – Список – Список в новое окно).

Перенос информации из списка в список

Если Вы хотите поместить один или несколько документов из одного списка в другой (уже существующий):

• помечаете нужные Вам документы (например, клавишей F8);

• по щелчку правой клавиши мыши вызываете на экран контекстное меню и выбираете пункт Копировать документы (в этом случае отмеченные Вами документы сохранятся как в первоначальном списке, так и скопируются в нужный Вам список) или Вырезать документы (в этом случае отмеченные Вами документы не сохранятся в первоначальном списке, а будут присутствовать только в нужном Вам списке);

• обращаетесь к тому списку документов, куда Вы хотите их поместить (для этого следует воспользоваться кнопками панели инструментов - Предыдущий список);

• по щелчку правой клавиши мыши вызываете на экран контекстное меню и выбираете пункт Вставить документы.

В сохраненную подборку документов также можно копировать или вставлять, используя выше описанные приемы. Однако, после того как Вы изменили список подборки документов, необходимо опять сохранить эту уже измененную подборку с новым именем.

Функция "перетащить и отпустить" при формировании списков

Очень удобно при формировании списков использовать эту функцию.

В этом случае Вы делаете текущим интересующий Вас документ (или отмечаете несколько из них) и перетаскиваете его(их), удерживая левую клавишу мыши, либо на пустое место Главного окна системы для создания нового списка, либо в уже существующий список документов.

Если Вы пометили несколько документов, также можете воспользоваться функцией «перетащить и отпустить» для создания нового списка из помеченных документов, либо для копирования их в существующий список.

Важное замечание. Если Вы пометили ряд документов и, забыв об этом, пытаетесь вставить в новый список еще один, который сделали текущим, то в результате, во вновь созданном списке будут присутствовать и все ранее помеченные документы. Поэтому следует помнить, что ненужные пометки всегда следует убирать.

Комбинирование списков документов

Для создания списка документов из двух (и более) существующих списков, найденных в результате поиска, необходимо воспользоваться режимом Скомбинировать список…, находящейся в пункте Список Главного меню системы.

В результате активизации режима Скомбинировать список… на экран выводится окно Комбинирование списков (рис. 35).

Рис. 35. Окно Комбинирование списков

В поле Списки документов Вы должны установить курсор на тот список, который требуется скомбинировать с Вашим активным списком (активный список в этом поле не отображается, он участвует в комбинировании списков по умолчанию).

В зависимости от того, какой список правовых актов Вы хотите получить в результате комбинирования списков, Вы должны отметить соответствующую операцию в области Операция.

Если Вы хотите получить список документов, состоящий как из активного, так и комбинируемого списка (без дублирования совпадающих документов), Вам необходимо указать операцию объединение (ИЛИ) (см. рис. 35).

Если Вы хотите получить список документов, состоящий только из дублируемых, т.е. тех документов, которые присутствуют как в активном, так и в комбинируемом списке, то Вам необходимо указать операцию совпадение (И) (см. рис. 36).

Если Вы хотите получить список, состоящий из тех документов комбинируемого списка, которые не совпадают с документами активного списка, то Вам необходимо указать операцию вычитание (НЕ) (см. рис. 37).

После указания способа комбинирования списков, следует нажать клавишу OK.

Р ис. 36. Комбинирование списков в режиме совпадение (И)

Рис. 37. Комбинирование списков в режиме вычитание (НЕ)

Скомбинированный список откроется в новом окне.

Рассмотрим работу команды Скомбинировать список на примере.

Создадим два списка документов следующим образом. Для первого списка найдем все документы, принятые Министерством юстиции за период с 01.01.1998 по 19.11.1999, которые отрубрицированы по ключевому слову Правовая информация. Назовем список «Минюст – правовая информация». Список «Минюст – правовая информация» состоит из 7 документов со следующими регистрационными номерами:

• W09802434

• W09802863

• W09802836

• W09802393

• W09802639

• W09900209

• W09900043.

Для второго списка найдем все документы, регламентирующие деятельность Национального центра правовой информации Республики Беларусь (НЦПИ) за период с 01.01.1998 по 19.11.1999, которые также отрубрицированы по ключевому слову Правовая информация. Назовем список «НЦПИ – правовая информация». Список «НЦПИ – правовая информация» состоит из 2 документов со следующими регистрационными номерами:

• W09802863

• W09802836.

Теперь выполним команду Скомбинировать список.

В нашем примере активным списком на момент выбора режима комбинирования является список «НЦПИ – правовая информация». Выберем курсором список для комбинирования – «Минюст – правовая информация».

Создадим список, который объединяет документы двух списков «НЦПИ – правовая информация» и «Минюст – правовая информация». Для этого выберем операцию объединение (ИЛИ) и нажмем OK. Результатом объединения будет список, совпадающий со списком «Минюст – правовая информация», т.к. список «НЦПИ – правовая информация» состоит из двух документов, принятых НЦПИ совместно с Министерством юстиции.

Теперь рассмотрим действие операции совпадения (И). Результатом комбинирования этих же двух списков при выборе операции совпадения является список, состоящий из 2 документов (W09802863, W09802836), которые приняты совместно Министерством юстиции и НЦПИ.

Соответственно, теперь легко понять, что при выборе операции вычитание (НЕ), результатом комбинирования списков «НЦПИ – правовая информация» и «Минюст – правовая информация» является список из 5 документов (W09802434, W09802393, W09802639, W09900209, W09900043), принятых только Министерством юстиции.