Глава 4. Дополнительные пользовательские свойства

Глава посвящена ознакомлению с дополнительными пользовательскими свойствами, предоставляемыми системой Эталон. Подробно рассказывается о работе со списками документов: как их сформировать, отредактировать, сохранить тематическую подборку документов, осуществить сортировку. Пользователь имеет возможность узнать, что такое междокументные связи и каким образом можно их просмотреть, изучить особенности вывода списка документов в файл и на печать.

4.1. Работа со списками документов

4.1.1. Общие положения

Система ЭТАЛОН предоставляет широкие возможности по работе со списками документов (как найденных в результате поиска, так и ранее сохраненных подборок документов). Сюда входит как корректировка списка документов (удаление отдельных элементов, дополнение новыми элементами, создание нового на базе уже существующего, комбинирование списков), так и:

• сохранение созданных списков документов с возможностью последующей работы с ними (создание подборок документов). Это позволяет при многократном обращении к документам, составляющим содержание данного списка, устранить необходимость повторного его формирования;

• загрузка ранее созданных пользовательских подборок документов;

• создание объединений списков с помощью логических операций;

• сортировка найденной информации;

• быстрый просмотр текстов документов в списке.

4.1.2. Как отредактировать список

и сохранить тематическую подборку документов

Удаление документов из списка

В результате проведенного поиска на экране появляется окно со списком документов, соответствующих сформированному Вами запросу. Достаточно часта ситуация (особенно при сложном запросе или при поиске по тематике), когда этот список содержит "лишние" документы(«поисковый шум»). Отредактировать список (т.е. удалить ненужные документы) можно следующим образом.

Вначале следует отметить те из них, которые требуется удалить. Для этого:

• установите курсор на удаляемом документе и щелкните левой клавишей мыши (т.е. элемент списка становится текущим);

• щелкните правой клавишей мыши и в открывшемся окне контекстного меню выберите пункт Пометить документ. Если пометить надо несколько документов, особенно если они располагаются подряд в списке, то удобнее для этой цели использовать клавишу F8 (на клавиатуре).

После пометки таким образом всех удаляемых документов, следует щелкнуть правой клавишей мыши и в открывшемся окне контекстного меню выбрать пункт Удалить документы. Данный пункт меню используется при удалении не только нескольких, но и одного документа.

Сохранение списков документов

Если требуется сохранить подготовленный таким образом список документов, чтобы при следующем сеансе работы с системой сразу работать с выбранными, не проводя в очередной раз поиска, следует:

• щелкнуть левой клавишей мыши по кнопке Сохранить список документов ( ), расположенной на стандартной панели инструментов (также можно воспользоваться командой Главное меню – Список – Сохранить список) (см. рис. 32);

• в поле Новый список ввести свое наименование данной подборки документов (наименование подборки может быть любым);

• щелкнуть левой клавишей мыши по кнопке OK.

Такой порядок редактирования списка и сохранения подборки применяется в том случае, если в списке мало удаляемых документов.

Рис. 32. Окно Сохранить список

Если же в результате проведенного поиска получен достаточно обширный список документов, в котором необходима только незначительная их часть, следует поступить иным образом.

Вначале Вы отмечаете нужные Вам документы (клавишей F8), а затем сохраняете их следующим образом:

• щелкните левой клавишей мыши по кнопке Сохранить список документов, расположенной на стандартной панели инструментов;

• в поле Новый список введите наименование данной подборки документов (если Вас не устраивает то наименование, которое предлагает система). Наименование подборке можно давать любое;

• в поле Сохранять документы выберите позицию Помеченные;

• щелкните левой клавишей мыши по кнопке OK.

К сохраненным таким образом спискам документов Вы можете обращаться при последующих сеансах работы с системой ЭТАЛОН.

Переименование списка

Для переименования списка документов используется пункт Переименовать список Главного меню или пункт Переименовать список… контекстного меню. Любая из этих операций приводит к выводу на экран диалогового окна Переименовать список (рис.33)

Рис. 33. Диалоговое окно Переименовать список

В области Новое наименование списка вводится новое название и подтверждается нажатием клавиши ОК.

Загрузка ранее сохраненных списков документов

Чтобы вывести на экран ранее сохраненные подборки документов, следует воспользоваться кнопкой Открыть список документов ( ), расположенной на стандартной панели инструментов (либо воспользоваться командой Главное меню – Список – Открыть список).

В открывшемся окне выбрать наименование требуемой подборки(списка) документов и щелкнуть по кнопке OK (рис. 34).

Рис. 34. Окно Открыть список