Определение ресурсного окружения процесса. Документирование процесса.
Ресурсы - потребляемые в процессе предметы труда и используемые в процессе средства труда.
В качестве предметов труда в процессе могут выступать сырье, материалы, комплектующие и т.п., а в качестве средств труда - машины, инструменты, оборудование. Также к ресурсам относят труд, информацию, знания и т.д.
К ресурсам принято относить:
1. Персонал.
2. Инфраструктура (здания, сооружения, оборудование, транспорт, связь и т.д.).
3. Производственная среда.
4. Поставщики и партнеры.
5. Информация.
6. Окружающая среда.
7. Финансовые ресурсы.
РЕСУРСНОЕ ОКРУЖЕНИЕ:
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ПРОЦЕССА: Цель документирования процессов- построение адекватной модели деятельности компании, необходимой и достаточной для реализации стратегических задач компании.
Документы:
формы;
схемы;
записи;
устные высказывания.
По аналогии с планированием можно проводить моделирование и описание бизнес- процессов «сверху-вниз» и «снизу - вверх».
В случае моделирования «сверху - вниз» описываются все процессы системы начиная с верхнего уровня, т. е. сначала рассматривается все предприятие в виде комплекса взаимосвязанных функций, а затем раскрываются отдельные функции в виде взаимосвязанных бизнес-процессов.
При моделировании «снизу - вверх» выбирается один процесс (например, «Обработка заказа»), затем производится его описание и дальнейшая оптимизация под поставленные цели. Часто в этом случае описания системы предприятия в целом не происходит, а описывается только часть системы, взаимодействующая с описываемым процессом.
Средства документирования (фиксации информации):
схема организационной структуры (необходима для понимания структуры организации; описывает формальные отношения между отделами – иерархические и функциональные);
общий обзор процессов и схема подразделения (описание модели отношений в рамках данного процесса, включая подразделения, конкретных специалистов);
общая схема процесса (описание компонентов, входящих в бизнес-процесс – основа для последующей маршрутизации);
принципиальная схема бизнес-процесса (схематическое изображение основных элементов бизнес-процесса);
детальная схема процесса (последовательность рабочих инструкций и каналов движения документов);
схема инструкций (предназначена для сотрудников компании – что должны выполнять и каким правилам следовать);
схема управления формами (использование и маршрутизация форм/документов в рамках бизнес-процесса – детальное представление действий для каждой формы в хронологическом порядке);
схема обращения форм (поток форм/документов в соответствии со структурными единицами и отделами);
бухгалтерская диаграмма (дает представление о системе обработки данных бухгалтерского учета компании).
Описываемый бизнес-процесс должен быть предварительно идентифицирован. В ряде случаев это может оказаться непростой задачей, так как не всегда очевидно, в каком именно процессе задействован тот или иной отдел предприятия, имеющего структуру, выстроенную по функциональному принципу.
Для примера, рассмотрим два дополняющих друг друга подхода, предложенных Д. Пеппардом в работе «Benchmarking Business Process: A Framework and Classification Scheme.» In Proceedings of the ESPRIT-COPERNICUS Symposium, Distributed Enterprise, Intelligent Automation, and Industrial Benchmarking. Wroclaw, Poland, 1998.
Первый (простой) подход — составить список всех бизнес-процессов, которые предположительно имеют ключевое значение для организаций.
Второй, более плодотворный и систематический подход — выделение следующей последовательности элементов:
• стратегия предприятия, которая определяется и формируется:
• заинтересованными сторонами (т.е. организациями, институтами или частными лицами, имеющими легитимный интерес к организации ее бизнес-процесса), которые:
• имеют определенные ожидания в отношении продукции или услуг, поставляемых организацией благодаря:
• бизнес-процессам, с помощью которых производят эту продукцию и услуги, а также поддержку и возможность их производства.