§4 Функция контроля: сущность, виды, этапы, поведенческий аспект и возможные ошибки, контроллинг

Управленческий контроль – это заключительная функция процесса управления, которая включает процесс наблюдения и регулирования разных видов деятельности организации с целью облегчения выполнения организационных задач.

Контроль является действенной функцией управления, средством обеспечения всех других функций управления как отдельно взятых, так и единой системы управления организацией. Поэтому функция контроля осуществляется с момента создания организации и формулирования целей и задач.

Функция контроля в системе организации решает следующие задачи:

1. Заблаговременное обнаружение во внутренней или внешней среде неблагоприятных факторов, которые могут ухудшить положение организации.

2. Выявляет отклонения в текущей деятельности и позволяет осуществлять корректировку без негативных последствий.

3. Отслеживание недостаточно чётко выраженных тенденций в развитии организации, на основании чего можно осуществлять перспективное планирование и выработку стратегии.

4. Результаты контроля служат основой оценки работы за определённый период, как всей организации, так и её персонала.

Процесс контроля состоит из установления стандартов, измерения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок, в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Сущность контроля в том, что он позволяет выявить проблемы и скорректировать соответственно деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис.

Основными видами контроля являются следующие.

Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работы по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

В области человеческих ресурсов контроль - это тщательный анализ деловых, личностных, профессиональных качеств, опыта и навыков кандидатов на должность с помощью минимально допустимого уровня этих показателей, обеспечивающих эффективность работы.

В области материальных ресурсов контроль позволяет избежать брака, экономит время и деньги. Осуществляется путём установления минимально допустимых уровней качества и проведения физических проверок соответствия поступивших материалов этим требованиям.

Для финансовых ресурсов контроль осуществляется посредством составления бюджета. Бюджет устанавливает предельные значения затрат каждому подразделению и организации в целом, контролируя тем самым их расходы.

Текущий контроль – это измерение фактических промежуточных этапов деятельности, сравнение с установленными промежуточными стандартами и критериями и корректировка выявленных неполадок, позволяющие наилучшим образом прийти к эффективному конечному результату.

Заключительный контроль осуществляется либо сразу по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении заранее определённого периода, путём сравнения фактически полученного результата с требуемым. Заключительный контроль даёт информацию для планирования аналогичных работ в будущем, позволяя избегать отрицательных моментов, выявленных контролем, а также способствует мотивации: справедливость вознаграждения в зависимости от результата оценивается только в процессе контроля.

Управленческий контроль в общем виде осуществляется на двух организационных уровнях:

- операционный контроль (внутренний), касающийся материальных, трудовых, финансовых и информационных ресурсов; он занимает наибольший удельный вес в системе контроля организации;

- стратегический (внешний) контроль, касающийся воздействия на работу организации конкурентов, потребителей, поставщиков, технологий, госорганов и т.д., т.е. всех факторов внешней среды.

На каком бы уровне не осуществлялся контроль, он является процессом, который нужно организовывать в соответствии с особенностями деятельности конкретной организации.

Организация процесса контроля делится на три этапа: