4.3 Контроль виробничих запасів

У сільськогосподарських підприємствах виробничі запаси поділяються на наступні класифікаційні групи (рис.4.1)

Рис. 4.1 Класифікаційні групи виробничих запасів

Починаючи проведення контролю ревізор звертає увагу на: своєчасне оформлення первинних документів на всі операції, пов’язані з надходженням, збереженням і витрачанням виробничих та інших запасів; точне та своєчасне оприбуткування, збереження і економне витрачання матеріальних цінностей у процесі виробництва, додержання встановлених норм витрат матеріалів; можливість одержання на будь-яку дату точних даних про кількість виробничих запасів, які є в коморах, на складах, виробничих підрозділах та інших місцях збереження і використання; систематичний контроль за рівнем транспортно-заготівельних витрат під час придбання запасів на стороні; вживання своєчасних заходів виявлення виробничих запасів, які не використовуються в господарстві і які можна реалізувати для мобілізації внутрішніх резервів.

Основним питанням при проведенні контролю виробничих запасів є правильність їх оцінки як при надходженні, так і при вибутті.

Витрати, які формують первісну вартість або не належать до її складу, наведені на рис. 4.2.

Рис. 4.2 Порядок формування первісної вартості запасів

Після перевірки складу витрат, що формують первісну вартість запасів, з’ясовують джерела їх надходження, якими можуть бути: придбання за плату, виготовлення власними силами, внесок до статутного капіталу, безоплатне одержання (дарування), придбання в результаті обміну на подібні та неподібні запаси. Надалі перевіряється правильність визначення первісної вартості запасів в залежності від джерела надходження (табл. 4.3)

Таблиця 4.3

Формування первісної вартості запасів, в залежності від джерела їх надходження

Джерела надходження запасів	Формування первісної вартості запасів
Придбано за плату	Первісною вартістю запасів є собівартість, яка складається з фактичних витрат (п.9)
Виготовлено власними силами підприємства	Первісною вартістю запасів визначається собівартість їх виробництва, згідно з Положенням (стандартом) бухгалтерського обліку 16 «Витрати» (п.10)
Внесено до статутного капіталу підприємства	Первісною вартістю запасів визначається погодженням засновниками (учасниками) підприємства за їх справедливою вартістю (п.11)
Одержано безоплатно (дарування)	Первісною вартістю запасів визначається їх справедливою вартістю (п.12)
Придбано в результаті: обміну на подібні запаси обміну або частковому обміну на неподібні запаси	Первісна вартість запасів дорівнює балансовій вартості переданих запасів. Якщо балансова вартість переданих запасів перевищує їх справедливу вартість, то первісною вартістю отриманих запасів є їх справедлива вартість. Різниця між балансовою і справедливою вартістю переданих запасів включається до складу витрат звітного періоду (п.13) Первісна вартість запасів визначається справедлива вартість отриманих запасів (п.13) та доповнення (п.2)

Перевіряючи правильність оцінки запасів при вибутті, необхідно з’ясувати, який метод при цьому застосовується. Відповідно до П(с)БО 9 «Запаси» рекомендується застосовувати наступні методи: метод ідентифікації, метод середньої вартості, метод оцінки запасів за цінами перших закупок. Після цього з’ясовується чи дотримуються на підприємстві застосування того чи іншого методу.

Так, метод ідентифікації передбачає рух матеріальних цінностей з моменту їх придбання і до моменту реалізації або виробничого використання за фактичною їх вартістю, яка склалася на момент придбання.

Метод середньої вартості (середньозваженої собівартості) передбачає витрачені та реалізовані запаси , а також їх залишок на кінець звітного періоду оцінювати за середніми цінами із урахуванням залишку виробничих запасів на початок звітного періоду та їх надходження за звітний період.

Метод оцінки запасів за цінами перших закупок (ФІФО) припускає, що матеріали, які придбані першими, відпускаються на виробництво чи реалізацію, тобто списуються за цінами перших надходжень. На сільськогосподарські підприємства виробничі запаси надходять в основному від постачальників, взаємовідносин з якими регулюються на підставі договорів на постачання.

Повноту оприбуткування придбаних виробничих запасів установлюють порівняння товарно-транспортних накладних, рахунків-фактур, залізничних накладних, специфікацій, дорожніх листів із записами у книгах (картках) складського обліку. Крім того, товарно-транспортні документи доцільно зіставляти з платіжними та випискою банку, а звіти про виробничих запасів – із даними журналу-ордера 3 В с.-г. і відомістю 3.3. або відповідними машинограмами. Таке детальне дослідження записів у документах і бухгалтерських регістрах дозволяє виявити недооприбуткування виробничих запасів, заміну дефіцитних цінностей малоцінними, порушення умов договору про ціну, якість, номенклатуру поставок тощо. Особливо уважно слід проаналізувати операції, за якими матеріальні цінності зразу ж після їх оприбуткування списують на виробництво або якщо вони придбані за готівку чи в результаті обміну. При виявленні недовантаження цінностей постачальниками або розкрадання їх в дорозі з’ясовують, чи пред’являються претензії для відшкодування збитку.

Поточний внутрішній контроль за витрачанням виробничих запасів здійснюють відповідно до затверджених норм, лімітів і фактичних обсягів робіт, для виконання яких відпускають паливо, будівельні матеріали, добрива тощо на підставі лімітно-забірних карток, чеків, накладних, накладних внутрішньогосподарського використання та ін. Щоб забезпечити контроль за витрачанням виробничих запасів зі складів, комор, важливо організувати належним чином пропускну систему.

Ревізію витрачання виробничих запасів доцільно почати з аналізу витрачання палива, кормів, насіння і т. ін. В аналітичній таблиці визначають економію або перевитрати конкретних видів матеріальних ресурсів та вплив різних факторів на відхилення. Поглиблену перевірку спрямовують на виробничі запаси, по яких допущені значні перевитрати. Методику перевірки витрачання виробничих запасів зазначимо на прикладі окремих їх видів. Так, перевірку достовірності даних про списання насіння і садивного матеріалу здійснюють у такому порядку. Підраховують усю кількість насіння, виданого за накладними (чеками-накладними) або лімітно-забірними картками, і зіставляють із фактично списаним на сівбу по актах (ф. № 119). На практиці бувають розбіжності між цими показниками: списано менше, ніж видано зі складу (у таких випадках залишок насіння повинен бути повернутий на склад або рахуватися у підзвіті в бригадира і в наявності); списано більше, ніж одержано зі складу (у таких випадках може бути безпідставне списання насіння на сівбу).

Загальну кількість насіння, витраченого на сівбу, за актами (ф. № 119) порівнюють із нормативною, визначеною множенням фактично засіяної площі (ф. № 4-сг) на норму висіву (табл. 4.4 )

Наведені дані свідчать, що 100 ц зерна, фактично одержаного зі складу, не використано на сівбу. Крім того, порівняно з нормативом списано зерна на 600 ц більше, тобто понад 20 % норми. Встановлені факти вказують на можливе його розбазарювання. Тому ревізійна комісія по­винна взяти пояснення у агронома, бригадира чи іншого працівника про причини перевитрат.

Таблиця 4.4

Контрольно-аналітична таблиця витрат насіння на сівбу

Видано насіння за накладними (ф.№ 87), ц	Списано насіння на сівбу по актах (ф.№ 119), ц	Посівна площа (ф. №4-сг), га	Норма висіву насіння, ц/га	Загальний норматив витрат насіння, ц	Залишок насіння, ц	Понаднормативне списання насіння на сівбу, ц	Посівна площа за даними облікових листів трактористів-машиністів ( ф№ 67), га
4000	3900	1500	2,2	3300	100	600	1500

Необхідно проаналізувати також достовірність даних про розмір засіяних площ. Із цією метою зіставляють пло­щу, на яку списано зерно за актом (ф. № 119), із площею, - на якій фактично проводились посівні роботи згідно з об­ліковими листами трактористів-машиністів (ф. № 67).

Аналогічно перевіряють достовірність списання насіння на пересівання чи підсівання площ. Крім того, достовірність цих робіт підтверджують співставленням даних облікових листів трактористів-машиністів з актами обстеження посі­вів (довільної форми), а також актами органів страхуван­ня на списання загиблих посівів.

В усіх випадках при перевірці розбіжностей витрат на-сівбу, пересівання чи підсівання необхідно перевіряти до­стовірність даних про базисну (вихідну) якість зерна, йо­го класність відповідно до державного стандарту, а та­кож обґрунтованість розробки і затвердження норми ви­сіву.

Перевіркою витрат зерна на сівбу можна встановити також факти пересортиці його за видами і якістю, своє­часність та правильність оформлення документів на витра­ту зерна для сівби. Аналогічно перевіряють витрачання іншого насіння.

Перевіряючи списання кормів, виявляють, чи правиль­но ведуть первинний облік відпуску і списання кормів. Корми при їх використанні необхідно зважувати із відо­браженням цих даних у журналі вагаря. Фактичне спи­сання кормів по кожному виду у відомості витрати кормів слід порівнювати із записами в журналі вагаря за відпо­відний період.

У відомостях витрати кормів треба звернути увагу на те, чи вказано у них ліміт видачі кормів на 1 гол тварин, зміни в поголів'ї даної групи при їх надходженні чи ви­бутті, як скориговано в зв'язку з цим витрати кормів. Ана­лізують також, за якими цінами списують корми, зокрема зернові відходи, нестандартні овочі, плоди тощо. Переві­ряють дотримання норм випоювання молока телятам, по­росятам— на підставі схеми його випоювання. У цьому випадку списання молока понад норму може свідчити про приписки надоїв, які приховують під приводом викорис­тання його для телят чи поросят. Необхідно виявляти факти списання зіпсованих кормів та їх нестач на відпо­відні галузі тваринництва, а також достовірність даних про списання на годівлю тварин овочів і плодів.

Крім виявлення достовірності списання кормів, велику увагу приділяють дослідженню раціонального їх викори­стання. Для цього вивчають раціони годівлі тварин, схеми випоювання молока молодняку тварин, збалансованість кормів за білком і протеїном, організацію підготовки кор­мів до згодовування, їх переробки, роботу кормоцехів. Звертають увагу на строки списання кормів, особливо си­лосу і сінажу влітку. Це може свідчити про списання зіпсо­ваних кормів та їх нестачу. Особливо детально перевіря­ють реальність використання куплених кормів, насамперед концентрованих. Крім зустрічної перевірки документів, по­трібно практикувати інвентаризацію наявності кормів на складах і фермах а також, витрачання безпосередньо в процесі годівлі. Для цього необхідний ефективний поточний вну­трішньогосподарський контроль, спрямований на запобі­гання розкраданню кормів.

За такою ж методикою перевіряють правильність ви­трачання інших виробничих запасів: палива, будівельних матеріалів, мінеральних добрив тощо з урахуванням особ­ливостей технології їх використання. Але загальний підхід до перевірки витрачання потрібно витримувати, тобто і порівнювати обсяги робіт, норми витрачання, нормативну кількість і співставляти із фактичним списанням виробничих запасів.

Одночасно перевіряють якість виробничих запасів, звер­тають увагу на строки їх придатності. Особливо це сто­сується добрив, пестицидів, медикаментів, окремих видів будівельних матеріалів, малоцінних та швидкозношуваних предметів. Списання на виробництво непридатних, зіпсо­ваних матеріальних цінностей призводить до завищення витрат, про що зазначають в актах ревізій.

У всіх випадках контролери керуються основним зав­данням: виявляти резерви економії та раціонального ви­трачання матеріальних ресурсів, визначати окупність ма­теріальних витрат виходом продукції, порівнювати їх із витрачанням виробничих запасів за передової технології виробництва продукції рослинництва, тваринництва, інших галузей. Якщо під час аналізу окупності кормів, насіння чи добрив виявляють збільшення матеріальних витрат і зниження продуктивності тварин чи урожайності культур, то це свідчить про серйозні недоліки в роботі, безгоспо­дарність, слабкий контроль за збереженням виробничих запасів, їх розкрадання.

Важливим, питанням є перевірка, переоцінки і оцінки списання виробничих запасів, правильності розподілу відхилень від планово-облікових цін та віднесення цих сум на витрати виробництва.