4.2 Контроль дотримання умов збереження виробничих запасів та готової продукції

Основна відповідальність за організацію та забезпечення контролю за збереженням виробничих запасів та готової продукції покладається на внутрішньогосподарський контроль. Здійснюють його керівники підприємств, спеціалісти, керівники виробничих підрозділів, обліково-економічна служба, матеріально відповідальні особи. Важливим організаційним питанням є закріплення виробничих запасів за матеріально відповідальними особами, для чого із комірниками, завідуючими складами та іншими матеріально-відповідальними особами укладають договори про повну матеріальну відповідальність.

Оперативний контроль спеціалісти й керівники здійснюють шляхом візуальних спостережень, періодичних обстежень збереження виробничих запасів, сільськогосподарської продукції, проведення інвентаризацій. Працівники бухгалтерії на перше число кожного місяця співставляють залишки даних бухгалтерського обліку із складським обліком матеріально-відповідальних осіб, а також проводять вибіркові перевірки фактичної наявності окремих виробничих запасів, особливо дефіцитних і дорогих. Ефективні тематичні перевірки наявності і збереження виробничих запасів по особливо важливих періодах сільськогосподарських робіт. Так, перед посівною кампанією перевіряють наявність та якість насіння і садивного матеріалу, мінеральних добрив, пестицидів. Перед збиранням урожаю оглядають складські приміщення, токи, овочесховища, з’ясовують їх відповідність вимогам збереження врожаю, перевіряють наявність тари, стан лабораторно-вагового господарства, і вживають дійових заходів по наведенню належного порядку в цих справах. Перед початком зимівлі худоби перевіряють стан тваринницьких приміщень, кормосховищ, наявність та якість кормів, умови їх збереження. У результаті таких обстежень виявляють повноту забезпечення виробничими запасами і розробляють заходи щодо матеріально-технічного постачання насіння, добрив, кормів, палива тощо, реконструкції і ремонту складів, тваринницьких приміщень та ін.

У процесі як внутрішніх, так і зовнішніх ревізій велику увагу звертають на перевірку умов збереження виробничих запасів. При цьому широко використовують контрольні (вибіркові) інвентаризації виробничих запасів та сільськогосподарської продукції. Проводять їх, як правило, на початок ревізії. Перед інвентаризацією виробничих запасів та інших матеріальних ресурсів підготовчу роботу, а саме: обробляють усі документи по надходженню і витрачанню виробничих запасів, роблять записи у картках чи книгах складського обліку і виводять залишки на початок інвентаризації.

Від осіб, відповідальних за збереження довірених осіб їм цінностей, беруть розписки про те, що всі документи по надходженню і видачі останніх здані у бухгалтерію господарства і не оприбуткованих або не списаних на видаток цінностей у них немає.

Після цього перевіряють фактичну наявність виробничих запасів, готової продукції у натурі по кожному місцезнаходженню і матеріально-відповідальній особі при обов’язковій її участі. Фактичну наявність цінностей при інвентаризації визначають підрахунком, зважуванням, обміром тощо. По матеріалах і товарах, що зберігаються у непошкодженій упаковці постачальників, кількість даних цінностей, як виняток, установлюють на підставі документів при обов’язковій перевірці в натурі (вибірково) їх частини.

Визначення маси матеріалів, які зберігаються насипом, допускається на підставі технічних розрахунків, про що в актах роблять відповідні відмітки.

Результати перевірки фактичної наявності виробничих запасів та готової продукції оформлюють проміжними актами.

Для оформлення результатів інвентаризації ревізійні комісії можуть використовувати інвентаризаційні описи та порівняльні відомості (табл.4.1) затверджених форм.

Поряд із перевіркою фактичної наявності матеріальних цінностей у натурі важливим етапом інвентаризації є визначення залишків таких цінностей за даними обліку. По виробничим запасам, готової продукції необхідно встановити - чи всі цінності, що надійшли, оприбутковані.

Для відображення результатів інвентаризації складають порівняльні відомості, але тільки по тих цінностях, по яких виявлено відхилення від облікових даних. При остаточному визначенні лишків та нестач необхідно урахувати взаємне покриття лишків і нестач у результаті пересортиці, яке може бути допустимим, як виняток, за один і той же період перевірки, у однієї і тієї ж матеріально-відповідальної особи та щодо товарно-матеріальних цінностей одного найменування. При цьому різниця у ціні, що збільшує нестачу, підлягає відшкодуванню за рахунок винних. Потім визначають природні втрати виробничих запасів у межах встановлених норм, які застосовують лише при виявленні нестач.

Таблиця 4.1

Порівняльна відомість результатів інвентаризації матеріальних цінностей ПСП «Шевченківське» станом на 1 квітня 2008 р.

Матеріально-відповідальна особа К. М. Бойко

№ п/п	Цінності	Ціна, грн..	Лишки		Нестачі		Відре-гульовано уточ-ненням записів в обліку		Лишки, зараховані на покриття нестач			Нестачі, відшкодовані лишками			Остаточні лишки		Остаточні нестачі
			кількість, кг	сума, грн..	кількість, кг	сума, грн.	лишки	нестачі	кількість, кг	сума, грн..	порядковий номер відшкодованих нестач	кількість, кг	сума, грн..	порядковий номер зарахованих лишків	кількість, кг.	сума, грн..	кількість, кг	сума, грн..
1	Бронза	1430	-	0,2	-	-	-	-	0,2	-	-	-	-	-	-	-	-	-
2	Болти 20х50	450	-	-	70	31,71	-	-	-	-	-	70	31,71	4	-	-	-	-
3	Болти 8х40	370	-	-	50	18,50	-	-	-	-	-	-	-	-	-	-	50	18,50
4	Болти 12х45	450	70	31,71	-	-	-	-	70	31,71	2	-	-	-	-	-	-	-

Розрахунок природних втрат здійснюють згідно з Інструкцією по застосуванню норм природних втрат. Наприклад, природні втрати зерна, продуктів його переробки і насіння олійних культур при збереженні обчислюють за формулою:

У= 0,5н + Оп + 0,5к. (Нкс – Ннс)

100 Кс

де, У – природні втрати продукції за нормою; 0,5н – половина залишку продукції на початок строку збереження; Оп – сума залишків продукції на встановлені дати у середині строку збереження; Кс – фактичний календарний строк збереження (дні, місяці); Нкс і Ннс – норми природних втрат, які відповідають кінцевому та початковому строкам збереження.

Природні втрати картоплі, овочів, плодів при збереженні розраховують за середнім їх залишком за кожний місяць зберігання, який визначають за даними на 1-е, 11-е, 21-е та 1-е число наступного місяця по середній хронологічній.

Відповідно обчислюють природні втрати інших видів сільськогосподарської продукції, палива, будівельних матеріалів тощо. При цьому слід мати на увазі, що норми природних втрат диференційовані за видами продукції та матеріалів способом збереження, кліматичними зонами та ін.

Контролери повинні з’ясовувати, чи оприбутковані виявлені під час інвентаризації лишки, чи правильно відображені в обліку нестачі. Останні у межах норм природних втрат списують на виробництво, а понад норми – підлягають відшкодуванню за рахунок винних осіб, якщо їхня вина встановлена.

Паралельно з інвентаризацією виробничих запасів, готової продукції перевіряють стан і організацію складського господарства: забезпеченість приміщеннями, їх технічний стан, наявність вагових приладів, тари та іншого обладнання, дотримання правил складування і збереження виробничих запасів (підтримання відповідного температурного режиму, вологості, правильність закладання овочів, картоплі та фруктів на тривале зберігання тощо), забезпечення засобами протипожежної безпеки, організація сторожової охорони, наявність і стан машинних дворів, дотримання правил збереження і консервації техніки, закріплення майна за матеріально-відповідальними особами та ін. Однією з форм такого контролю є паспортизація умов збереження матеріалів, сировини і продукції (табл. 4.2). У паспортах відповідь на питання зазначають словами «так» чи «ні» або вказують процент відповідності.

Таблиця 4.2

Паспорт умов збереження картоплі, овочів, плодів у постійних сховищах

Правила зберігання

Відповідність фактичних умов правилам

Технічна справність сховища

Справність електрообладнання

Наявність:

спеціального типового сховища

вихідних вентиляційних каналів

основних і контрольних замків

справних ваг та мірної тари

засіків, тари і контейнерів для збереження продукції

огорожі навколо сховища

нічної сторожової охорони

нормального мікроклімату

Наявність і справність:

електровентиляційного обладнання протипожежного обладнання

транспортерів та інших вантажно-розвантажуваль­них і підйомно-транспортних засобів приладів для визначення вологості, температури та іншої контрольної апаратури

Спосіб збереження

Наявність:

шкідників і хвороб невластивого запаху підморожених плодів загнилих плодів і овочів пророслих бульб

Наявність:

договору про повну матеріальну відповідальність журналу спостережень за умовами збереження закріплення за сховищем матеріально-відповідаль­ної особи Стан первинного складського обліку, його відповідність

інструктивним вимогам

При перевірці складського обліку з’ясовують, чи мають комірники, завідуючі складами інструкції про порядок приймання, збереження та відпуску матеріальних цінностей, зразки підписів посадових осіб, уповноважених підписувати документи на видання матеріалів із складів, чи своєчасно оформляються первинні документи, чи не допускаються випадки видачі матеріальних цінностей без оформлення накладних, доручень.

Контролери можуть простежити за виконанням складських операцій безпосередньо на складах, щоб зробити висновки про дотримання правил оприбуткування і відпуску матеріальних цінностей завідуючим складами, комірниками та іншими матеріально-відповідальними особами.

Перевіряючи книги складського обліку (картки), звертають увагу на цінності, по яких не зафіксовано ніякого руху протягом тривалого періоду.

Це дає підставу зробити висновок про зайві, не використовувані матеріальні цінності. Додатковим тестуванням матеріально-відповідальних осіб та оглядом такого майна в натурі виявляють їх розмір і ставлять вимогу про організацію реалізації, введення в дію чи списання цих цінностей із балансу за непридатністю для дальшого використання. На неліквіди та невикористовувані матеріальні цінності із зазначенням строку без руху скла­дають відомість, яку додають до акта.