2.4. Редагування таблиці

До засобів редагування електронних таблиць належать:

• Перевірка орфографії. Після заповнення таблиці можна виконати перевірку орфографії кожного слова, що записані у комірках, на відповідність внутрішньому словнику. Для слів з помилками буде запропонована заміна на одне із найбільш близьких слів із списку. Можна створити і використовувати словники із скороченнями і термінами, характерними для визначеної області діяльності.

• Знайти і замінити. Завдяки цим засобам можна знайти у великій таблиці потрібне слово (число або набір символів) або замінити його на інше. Наприклад: замінити в усьому документі одну ціну на іншу, одне ім'я на інше тощо.

Перевірка орфографії

При перевірці орфографії можливі такі дії:

«Пропустить» - Пропустити слово з помилкою і продовжити перевірку. «Пропустить все» - Пропустити всі такі слова. «Добавить» - Додати слово у поточний словник. «Варианты» - Пропонуються варіанти для заміни з основного словника. «Автозамена» - Додає слово з помилкою і правильний варіант у список автозаміни для виправлення помилок. «Отменить последнее _,. - Відміняє останнє виправлення. исправление» _ «Отмена» - Припиняє перевірку орфографії.

Щоб перевірити орфографію виділеного діапазону комірок або всього робочого листа, необхідно виконати такі дії:

• Виконати команду «Сервис» ^ «Орфография», або натиснути кла­вішу F7, з'явиться вікно «Проверка орфографии».

• Після напису «Нет в словаре» з'явиться перше слово з помилкою (у нас «тксту»), у вікні «Заменить на:» пропонується найбільш близьке слово без помилок.

• Щоб замінити помилкове слово на пропоноване, досить клацнути

на кнопці «Заменить».

• Щоб замінити помилкове слово по всьому документу, досить клацнути на кнопці «Заменить все ...».

• Можна вибрати для заміни інше слово у вікні «Варианты» і виконати попередні дії.

• Щоб залишити знайдене слово без змін і перейти до розгляду наступного, досить клацнути на кнопці «Пропустить» або «Пропустить все...».

Створення додаткового словника

Щоб при перевірці орфографії Excel не «чіплявся» до слів, у правиль­ності написання яких нема сумніву, треба створити додатковий словник. При перевірці орфографії Excel спочатку звертається до основного словни­ка і, якщо там нема такого слова, скористається додатковим словником.

Додаткових словників може бути скільки завгодно, але з основним словником може взаємодіяти лише один, вибраний із списку.

Щоб створити додатковий словник, треба виконати такі дії:

• Відкрити робочий лист, де є слова, які треба внести у додатко­вий словник.

• Клацнути на кнопці «Орфография», що на стандартній панелі інструментів.

• Коли Excel знайде слово, яке треба внести у словник, увести ім'я нового словника у полі «Добавить слова в».

• Клацнути на кнопці «Добавить».

Засоби автоматизації

Крім режимів автоматизованої перевірки орфографії і граматики, Word пропонує ще такі засоби автоматизації:

• Автозаміна - автоматична заміна із підготовленого списку слів з

типовими помилками, скороченнями на правильні або повні (напри­клад, компутер -> комп'ютер).

Щоб ввести нові пари слів в Автозаміну, треба виконати такі дії: • Виконати команди «Сервис» => «Автозамена».

• У вікні «Автозамена», що відкриється, у полі «Заменить» написати неправильне (тут комп’юутер) або скорочене слово, у полі ««а:» записати його правильне (тут комп'ютер) або повне написання.

• Натиснути кнопку «Добавить».

Щоб відключити автозаміну, треба у вікні «Автозамена» зняти прапорець «Заменять при вводе». Щоб автоматично не робилися літери великими після крапки (і т. Д.), треба зняти прапорець «Делать первые буквы предложений прописными».

Знайти і замінити

Нехай виникла потреба знайти у виділеному діапазоні комірок або на всьому робочому листі якесь визначене слово, число, дату або набір сим­волів. Буває також потреба замінити у таблиці слово, число, дату або набір символів на інші.

Засіб «Знайти і замінити» дозволяє знайти потрібні фрагменти у великому документі або провести їх заміну на потрібні.

Засіб «Знайти і замінити» працює тільки у поточному робочому листі. Щоб знайти або замінити дані на другому листі, треба перейти на нього і виконати новий пошук або заміну.

Щоб знайти потрібний текст, необхідно виконати такі дії:

• Виділити діапазон комірок, у яких буде проведена заміна (для проведення заміни на всьому робочому листі зробити активною комірку А1).

• Подати команду «Правка» <=> «Найти ...», з'явиться діалогове вікно «Найти».

• У полі «Что:» ввести текст-зразок.

• Клацнути на кнопці «Найти далее» або натиснути клавішу F7, через деякий час курсор таблиці зупиниться на комірці з вказаним текстом-зразком.

• Щоб продовжити пошук, знову клацнути на кнопці «Найти далее» або натиснути клавішу F7.

• Щоб повернутися до попередньої появи тексту, натиснути клавіші Shift+F7.

• Після закінчення пошуку клацнути на кнопці «Закрыть». Для заміни одного тексту на інший виконати такі дії:

• Виділити діапазон комірок, у яких буде проведена заміна, або зробити активною комірку А1.

• Виконати команду «Правка» <=> «Заменить ...», з'явиться наведене вікно «Заменить».

• У полі «Что:» ввести текст-зразок, натиснути клавішу Tab.

• У полі «Заменить на:» ввести новий текст.

• Щоб знайти текст-зразок, клацнути на кнопці «Найти далее». У таблиці буде знайдено цей текст, і він стане у чорній рамці.

• Щоб провести заміну, клацнути на кнопці «Заменить». Щоб провести заміну по всьому документу, клацнути на кнопці «Заменить все...».

• Щоб пропустити заміну і знайти у таблиці наступне слово, клац­нути на кнопці «Найти далее».

• Після закінчення заміни клацнути на кнопці «Закрыть».

Питання для самоконтролю:

1. Що входить до засобів редагування електронних таблиць ?

2. Які можливі при перевірці орфографії?

3. Як провести перевірку орфографії всього документа ?

4. Як виправити знайдену помилку?

5. Як створити додатковий словник?

6. Що дає використання засобу «знайти і замінити»?

7. Як знайти у таблиці визначений текст ?

8. Як провести заміну одного тексту на інший ?