2.3. Робота з існуючим документом
Створені документи зберігаються у файлах і відповідних папках. Через деякий час може виникнути потреба у продовженні роботи над вже існуючим документом.
Поки Excel ще не завантажено, для виклику існуючого документа користуються одним із способів:
• У папці знайти документ і двічі клацнути на його піктограмі.
• На робочому столі Windows двічі клацнути на ярлику документа, який бажано створити при багатоденній роботі з ним.
• Виконанням команди «Пуск» <=> «Документы» О [назва документа], якщо його назва є у списку серед 15 інших.
В усіх випадках відбудеться завантаження Excel, після чого на його екрані автоматично з'явиться вибрана електронна таблиця, щоб продовжити з нею роботу.
Якщо з великим документом працюють протягом багатьох днів, краще створити його ярлик і розмістити його на робочому столі Windows.
При використанні ярлика операція пошуку і завантаження відповідної таблиці буде виконуватися автоматично.
При завантаженому Excel відкрити потрібний документ можна одним із способів:
• Відкрити меню «Файл» і у списку файлів, з якими працювали останнім часом, клацнути на потрібному імені.
• На панелі інструментів клацнути на значку «Открыть ...».
• Відкрити меню «Файл» і виконати команду «Открыть ...».
У першому випадку завантажиться вибраний документ. Для двох останніх випадків відкриється діалогове вікно «Открытие документа».
Щоб знайти свою папку, треба у цьому вікні клацнути у полі «Папка». Відкриється вікно вказаного вигляду, у якому треба пройти шлях до файла документа, який вас цікавить.
Робиться це так:
• встановити курсор на потрібний диск і клацнути - відкриється вікно диска;
• у цьому вікні двічі клацнути на відповідній папці - відкриється вікно папки,
• далі двічі клацнути на назві потрібного документа.
Через деякий час вибрана таблиця з'явиться на робочому полі Excel.
У заголовку вікна з'явиться текст: X Microsoft Excel - [назва вибраного документа]
Тепер можна продовжити роботу з документом: редагувати, доповнювати або на його основі створювати інший.
Документ електронної таблиці може бути досить великий і весь не вміщатися на екрані. Вікно Excel має дві смуги прокрутки: горизонтальну для переміщення вліво-вправо у випадку широкого листа документа і вертикальну для переміщення вгору-вниз у випадку довгого листа.
Щоб перейти на новий лист, необхідно внизу екрана Excel клацнути на потрібній кнопці {«лист 1», «лист 2» ...).
Створення нового документа на основі існуючого
Коли є потреба створити новий документ на основі існуючого, залишивши його у незмінному вигляді, виконуються такі дії:
• Відкрити документ, що вас цікавить.
• Виконати команду «Файл» > «Сохранить как ...» - з'явиться діалогове вікно «Сохранение документа».
• Набрати з клавіатури нове ім'я в полі «Имя файла».
• При необхідності вибрати нову папку в полі «Папка».
• Клацнути на кнопці «Сохранить». Попередній файл закриється, а на екрані залишиться файл з новим іменем.
• Новий файл можна редагувати і не боятись пошкодити попередній документ.
• Зберегти новий файл звичайним способом.
Запозичення чужого документа
Можна створити новий документ на основі чужого документа, для чого потрібно його знайти і відкрити.
При використанні запозиченого документа треба командою «Сохранить как ...» попередньо записати його у власній папці з тим або новим іменем, щоб ненавмисно не пошкодити чужий документ..
Меню «Вікно»
В Excel можна відкрити зразу кілька електронних таблиць і працювати по черзі з одною із них. Список відкритих
документів буде показано у відкритому меню КНИГИ «Окно», назва активного документа позначена £ заказ
зліва S. В будь-який момент можна перейти до к-вггаава-2-1
роботи з іншим документом, клацнувши на його назві в меню «Окно». Тоді на місці поточного ІК-вправа-3-1
документа в робочому полі програми Excel 5, Книга і
з'явиться новий документ із списку.
Відкриті документи будуть також показані на панелі задач, ярлик активного документа буде світліший за інші. Для переходу на інший відкритий документ досить клацнути на його ярлику на панелі задач.
Збереження документа
Щоб зберегти доповнений або відредагований документ, її * виконуються дії для його збереження: _Ш1
• Клацнути на значку «Сохранить» або у меню «Файл» виконати команду «Сохранить», і змінений текст документа запишеться у файл з тим же ім'ям і у тій же папці, звідки він був взятий на редагування. В обох випадках ПОПЕРЕДНІЙ ТЕКСТ ДОКУМЕНТА БУДЕ ВТРАЧЕНО.
• У меню «Файл» виконати команду «Сохранить как ...», і змінений текст документа можна записати у файл з новим іменем в тій самій або у будь-який папці. ПОПЕРЕДНІЙ ТЕКСТ ДОКУМЕНТА ЗАЛИШИТЬСЯ БЕЗ ЗМІН під тим же ім'ям і у тій же папці.
Команду «Сохранить как ...» використовують ще тоді, коли є потреба зберегти документ в іншому форматі. Наприклад: вам потрібно пере-
дати файл, створений в середовищі Ехсеl 2000, для подальшої обробки або використання на комп'ютері, на якому встановлено Excel 5.0/95 тощо. Робиться це так:
• Відкрити файл, що вас цікавить.
• Виконати команду «Файл» <=> «Сохранить как ...» - з'явиться діалогове вікно «Сохранение документа».
• Відкрити поле
«Тип файла», З'ЯВИТЬСЯ Книга Microsoft Excel
ВІКНО «Тип файла». Книга Microsoft Excel ; .
Web-страница
• У вікні вибрати шаблон
потрібний формат І Текстовые файлы (с разделителями табуляции) > Текст Юникод
клацнути на ньому. Вибраний формат відобразиться в полі «Тип файла».
• Клацнути на кнопці «Сохранить», щоб зберегти файл у вибраному форматі.
Питання для самоконтролю:
1. Як відкрити файл існуючого документа ?
2. Як знайти потрібну папку і потрібний файл у вікні «Папка»?
3. Як у Excel організована робота з кількома документами?
4. Для чого використовуються смуги прокрутки?
5. Як гортати листи великого документа ?
6. Як зберегти файл з новим іменем і в іншу папку?
7. Які дії виконати, щоб на основі одного документа створити інший? в. Як зберегти файл з новим іменем і в іншому форматі?
2.3.1. Вправа 2-3 «Роботе з існуючим документом»
На екрані робочий стіл Windows, виконати такі дії:
1) Засобами Windows створити ярлик власної папки і розташувати його на робочому столі.
2) 3 робочого столу за допомогою ярлика відкрити власну папку.
3) У власній папці відкрити існуючий Файл Вправа 2'2.
Прізвище Ім’я Професія Телефон Адреса Бояр Тетяна психіатр (03840)-5-18-07 м. Київ Кирдяга Микола слюсар (06122)-65-77-98 М.Запоріжжя Наумець Богдан перукар нема телефону м. Шепетівка Кубенко Анжеліка актриса (03840)-6-98-07 смт. Білогір'я Бисов Валентин студент (03840)-5-20-19 м. Шепетівка Печериця Арнольд тракторист (03840)-7-00-49 с Городище |
4) У відповідних місцях вставити два нові рядки.
5) У відповідному місці вставити новий стовпчик.
6) Доповнити відкриту таблицю до наведеного змісту.
7) Командою «Сохранить как ...» зберегти файл документа з новим іменем Вправа 2-3.
8) Закрити програму Excel.
9) У власній папці відмітити файл Вправа 2-3.
10) Виконати команду «Свойства» <=£ «Общие».
11) Назвати для файла Вправа 2-3 об'єм і дату створення.
12) Закрити власну папку.