4.3. Стилі комірок

Для збереження встановленого форматування (формат числа, вирів­нювання, шрифт, рамка, візерунок, захист) одних комірок з метою вико­ристання іншими комірками, потрібно створити стилі.

Нехай для комірки А1 встановили таке форматування: грошовий формат з 2 десятковими знаками; горизонтальне вирівнювання по лівому краю з відступом з лівого краю у 2 символи; верти- ЬлДШЬЦ кальне вирівнювання по центру; шрифт Агіаі Cyr, WH|P™^^^^Sffl| напівжирний, розмір 10 пт; границя - подвійна НЯ^^^^^^^Щ}! лінія; вид - з візерунком. Для розповсюдження

цього форматування на інші комірки треба створити стиль (наприклад, з іменем КУРС).

Створення стилів

Щоб створити стиль, необхідно виконати такі дії:

• Встановити в комірці потрібний стиль.

• Виділити комірку, формат якої хочете зберегти у стилі.

• Виконати команду «Формат» ■=> «Стиль», відкриється діалогове вікно «Стиль».

• Набрати ім'я стилю у вікні «Имя стиля» і натиснути «ОК».

Щоб створити ще кілька стилів, треба виконати попередні дії і запи­сати їх з новими іменами. Коли є набір потрібних стилів, форматування комірок стає приємною і необтяжливою процедурою.

Використання стилів

Щоб скористатися стилем для форматування комірки або діапазону комірок, треба виконати такі дії:

• ВИДІЛИТИ КОМІрку g>---~—^^^^^^SSSjS^^SS^S39

(діапазон комірок). |ааа^^^^^^^^^^^^^^^^^^^~-- .Tj

«Формат» ■=> «Стиль», ШЯЯШШШШШШШШШШШВ/^^^^^Я відкриється діалогове вікно Обычный «Стиль». Процентный

. у вікні .имя ст„ ::™[0]

клацнути на кнопці ^, від- xnj6 криється список стилів.

• Вибрати потрібний І шМ стиль, подивитися його характеристики у вікні «Стиль включает:».

81

• Натиснути на кнопку «ОК», виділена комірка або діапазон комі­рок набудуть формату вибраного стилю.

Редагування стилів

В процесі роботи може виникнути бажання внести зміни в той чи інший стиль. Щоб змінити стиль, треба виконати такі дії:

• Виділити комірку, стиль якої хочете змінити.

• Виконати команду «Формат» => «Стиль», відкриється діалогове вікно «Стиль».

• У вікні «Стиль» клацнути на кнопці «Изменить ...», з'явиться відоме діалогове вікно «Формат ячеек».

• Вибрати відповідну вкладку, встановити потрібний формат і натиснути кнопку «ОК».

/|\ Зміни стилю в одній комірці розповсюджуються на всі

' і комірки, які мають такий же стиль

Об'єднання стилів

Стилі можна застосовувати тільки в робочій книзі, для якої вони створювалися. Стилі зберігаються у файлі робочої книги. Якщо з файлом цієї книги перейти на інший комп'ютер, то всі стилі будуть доступні для користування на новому місці.

Якщо є потреба скопіювати стилі для іншої робочої книги, треба виконати такі дії:

• Відкрити робочу книгу з потрібними стилями.

• Відкрити робочу книгу, для якої копіюються стилі.

• Виконати команду «Формат» ^> «Стиль», відкриється діалогове вікно «Стиль».

• У вікні «Стиль» клацнути на кнопці «Объединить ...», з'явиться вікно «Объединение стилей «, із списку «Объединить стили из списка» вибрати ім'я робочої книги, яка має потрібні стилі.

• Після натискання на копку «ОК» ці стилі будуть доступні і в по- ' точній робочій книзі.

Питання для самоконтролю:

1. Для чого створюються стилі?

2. Як створити стиль ?

3. Як користуватися стилями ?

4. Як змінити стиль ?

5. Як розповсюджується на інші комірки зміна стилю ?

6. Де зберігаються стилі?

7. Як перенести стилі однієї книги в іншу?

82

| 4.4. Комплексна вправа № 3. «Форматування і таблиці»

№

ж! На екрані електронні таблиці Excel, виконати такі дії:

1) Заповнити комірки A1.D4 довільними числами.

2) Встановити для комірки А1 стиль з назвою ГРОШІ - «денежный», два десяткових знаки після коми, курсив, розмір 12.

3) Встановити для комірки В1 стиль з назвою ЦІЛЕ ЧИСЛО -«числовой», ціле число, жирний, розмір 11, подвійна рамка.

4) У комірках А2:А4, С1.С4 використати стиль ГРОШІ.

5) У комірках В2.В4, D1.D4 використати стиль ЦІЛЕ ЧИСЛО.

6) Командою «Формат» & «Стиль» відредагувати стиль ГРОШІ

А 1 В і С ■ D 1 І 235 00 грн і 236 237 00 грн 238 2 236.00 грн. 237 238 00 грн. 239 3 ' 237.00 грн 238 239 00 грн 240 4 238 00 грн. 239 240 00 грн. 241

(зробити жовтий колір заливки). Звернути увагу, що комірки А2:А4, С1.С4, які мають такий стиль, від­повідно змінилися.

7) Зберегти набрану таблицю з іменем К-вправа-3-1А у свою папку.

8) Відкрити файл К-вправа-2-1, доповнити список до 13 осіб.

9) Створити заголовок таблиці..

Щ відомість заробітної плати за січень 2002 року іЛї Робочих, нів 20 Нараховано Утримано Ш Басаврюк 5 320 22 352,00 140,80 52,80 545,60 70 94,67 10,91 5,46 181,04 364,56 Щ Бульбенко 5 320 22 352,00 140,80 52,80 645.Є0 70 94,67 10,91 5,46 181.04 364.58 Ш_ Варенюк 5 320 21 336,00 134,40 50,40 620,80 70 89,71 10,42 5,21 175,33' 345.47і Щ' Вврнигора 10 154 22 169,40 67,76 50,82 287,98 100 43,15 5,76 2,88 151,79 136,19 Р Золотарвнко 13 250 23 287,50 115,00 86,25 488,75 90 83,30 9,78 4,89 187,96: 300,79, Щ Козолуп 10 154 19 146,30 58,52 43,89 248,71 100 35,29 4,97 2,49 142,75 105,96 ' Ь Кривопупенко 12 26017238,00 95,20 71,40404,60 80 66,47 8,094,05158.61 245,99 1 Макогоненко 12 280 24 336,00 134,40 100,80 571,20 80 99,79 11,42 5,71 196,93 374,27 2 Петренко 3 122 20 122,00 48,80 0,00 170,80 70 19,71 3,42 1,71 94.83 75,97 3 Прокопенко 3 122 21 128,10 51,24 0,00 179,34 70 21,42 3,59 1,79 96,80 82.54 .4 Скоробреха 16 164 18 147,60 59,04 44.28 250,92 120 35,73 5,02 2,51 163,26 87.66 S Фоменко 16 164 21 172,20 68,88 51,66 292.74 120 44.10 5,85 2,93 172,88 119,86 6 Фрікаделька 16 164 16 147,60 59,04 44,28 250,92 120 35,73 5,02 2,51163,26. 87,66 7 Всього 2691,48 f в Головний бухгалтер Камак Жвня

10) Встановити шрифти і заливку згідно взірця.

11) Встановити зовнішні і внутрішні границі згідно взірця.

83

12) Підрахувати суму «Всього», в кінці таблиці записати власне прізвище і за допомогою відповідної формули поточну дату. Зберегти відформатовану таблицю з НОВИМ іменем К-вправа-3-ІБу власну папку.

4.5. Форматування робочих листів

Зміна висоти рядків і ширини стовпчиків

У новій таблиці всі рядки мають однакову висоту, всі стовпчики мають однакову ширину. Під час роботи рядки автоматично збільшують (або зменшують) свою висоту при зміні розміру шрифту тексту в усіх комірках рядка. Стовпчик, у комірку якого вводиться велике число, авто­матично збільшує свою ширину. Але при введенні тексту ширина стовп­чика, як правило, не міняється.

Для автоматичної зміни розмірів рядків і стовпчиків відповідно до довжини тексту, що вводиться, потрібно виконати такі дії:

• Виділити діапазон комірок.

• Для рядків вибрати команду «Формат» ■=> «Строка» <=> «Авто­подбор высоты».

• Для стовпчиків вибрати команду «Формат» <=$ «Столбец» ■=> «Автоподбор ширины».

Якщо є потреба примусово змінити висоту рядка або ширину стовп­чика, треба скористатися засобами двонаправлених стрілок. Такі стрілки з'являються, якщо перевести курсор миші в горизонтальному або верти­кальному заголовку на тонку лінію, що розділяє стовпчики або рядки. Далі треба натиснути ліву кнопку миші і, утримуючи її, перетягти курсор, щоб змінити розмір (ширину або висоту).

Якщо виділити кілька рядків (стовпчиків), то встановлений розмір для одного рядка (стовпчика) розповсюдиться на всі виділені. Автоматичне настроювання розміру

Для настроювання ширини стовпчика або висоти рядка відповідно до найширшого або найвищого запису треба двічі клацнути на правій границі заголовка стовпчика або нижній границі заголовка рядка.

Закріплення заголовків робочих листів

Коли таблиця стає великою і не вміщується на екрані, то при просу­ванні вниз верхні рядки зникають, щоб звільнити місце для нижніх. Точно так при просуванні по таблиці вправо зникають з екрана стовпчики, що знаходяться зліва. Це може призвести до помилок при подальшому заповненні комірок. Якщо не бачити заголовків рядків і стовпчиків, можна помилково записати дані не в ті комірки.

Можна закріпити заголовки рядків і стовпчиків, щоб вони зали­шалися на екрані, а інші рядки і стовпчики пересувалися відносно їх.

84

/|Ч Заголовками можуть служити один або кілька рядків

І т\ і(або) один або кілька стовпчиків.

Щоб закріпити заголовки, треба виділити комірку, що знаходиться нижче від рядка (рядків) і справа від стовпчика (стовпчиків), які треба закріпити як заголовки. Наприклад: щоб закріпити як заголовок 1-2 рядки і стовпчик А, треба виділити комірку ВЗ. Далі треба відкрити меню «Окно» і виконати команду «Закрепить области».

Щоб відмінити заголовки, треба відкрити меню «Окно» і виконати команду «Снять закрепление областей». Розбивка вікна робочого листа на області

Щоб мфкна було бачити поруч різні частини робочого листа, треба розділити його на дві або чотири області і переглядати кожну окремо. Для цього необхідно виконати такі дії:

• Щоб розбити вікно робочого листа на верхню і нижню області, треба захватити віху розбивки (сірий прямокутник на вершині вертикальної смуги прокрутки) і з появою двонаправленої стрілки перетягти її вниз.

• Щоб розбити вікно робочого листа на ліву і праву області, треба захватити віху розбивки (сірий прямокутник з правого краю горизонтальної смуги прокрутки) і з появою двонаправленої стрілки перетягти її вліво.

• Одержані області візуально відокремлені одна від одної смугами розбивки, які можна пересувати для збільшення або зменшення тієї чи іншої області.

; • Кожна з областей має свої смуги прокрутки, щоб автономно пере-

суватися по рядках і стовпчиках.

/А Для відміни розбивки робочих листів на області, досить ( *_\ відповідні віхи повернути на своє попереднє місце

Групування робочих листів

Якщо в одній книзі створюються кілька подібних робочих листів, краще об'єднати їх у групу. В цьому випадку внесення даних або фор­матування в одному листі розповсюджується на всі листи групи (внесення даних, наприклад, у комірку А1 першого листа приведе до появи такого ж вмісту в комірках А1 кожного листа групи).

В групу можуть входити робочі листи тільки однієї книги. /|Ч Щоб виділити групу робочих листів, треба по черзі

(t * jp клацнути на їх ярликах при натиснутій клавіші Ctrl.

Створення групи робочих листів дає значну економію зусиль і часу при введенні даних і виправленні робочих листів.

85

Наприклад: назви діапазонів комірок одного листа розповсюджують­ся на аналогічні діапазони інших листів.

Щоб створити групу робочих листів, треба виконати такі дії:

• Виділити потрібні робочі листи (до назви першого листа у рядку заголовка додається слово «Группа»).

• Вводити дані в один із виділених робочих листів. Текст, який вводиться і форматується в поточному листі, з'явиться в інших листах групи у тому ж самому форматі.

• Щоб розділити групу, досить при натиснутій клавіші Shift клацнути на ярлику першого у групі робочого листа.

Робочі листи в окремих вікнах

Після завантаження Excel пропонує роботу з одним робочим листом, який займає весь екран. При переході на інший лист попередній лист зникає з екрана, щоб звільнити місце для нового.

Якщо є потреба розташувати на екрані кілька робочих листів в окре­мих вікнах, необхідно виконати такі дії:

• Відкрити книгу, робочі листи якої треба розташувати в окремих вікнах екрана.

• Виконати для кожного робочого листа команду «Окно» => «Новое». У списку буде з'являтися назва книги і через двокрапку номер листа (наприклад: «Книга 1:4»).

• Виконати команду «Окно» *$ «Расположить ...». З'явиться вікно «Расположение окон» для розташування вікна на екрані.

• Клацнути на кнопці «ОК», вибрані робочі листи розташуються на екрані у вибраному порядку.

• Для переходу на будь-який лист для внесення і обробки даних досить на ньому клацнути.

• Коли вікно робочого листа стає активним, на ньому з'являються смуги прокрутки і кнопки -ПХі

• Щоб розгорнути вікно на весь екран і працювати з одним робочим листом, досить клацнути на кнопці П.

• Щоб зменшити вікно до попередніх розмірів, досить клацнути на кнопці б1.

• Щоб згорнути вікно до значка на панелі задач, досить клацнути

на кнопці - .

• Щоб розгорнути вікно до попередніх розмірів, досить клацнути на його значку на панелі задач.

Об'єднання комірок

Робочий лист може мати в окремих своїх рядках, наприклад, назву документа, підписи посадових осіб, примітки тощо. Це вимагає відповід­них засобів для розміщення тексту на кількох об'єднаних суміж- ^_^_^ них комірках, для чого треба виконати такі дії: ; L ;

• Виділити комірки рядка, в які буде розміщено текст. і—

• На панелі інструментів клацнути на кнопці-команді «Объединить и разместить в центре».

• В об'єднану комірку вноситься потрібний текст, який при необхідності можна форматувати.

Щоб через деякий час відмінити об'єднання комірок, треба виконати команду «Форматирование...» <=> «Выравнивание» і зняти прапорець у віконці «объединение ячеек».

Відмінити об'єднання комірок можна ще так: виконати команду із меню «Правка» <=> «Очистить...» => «Форматы».

Зв'язування комірок на різних робочих листах

Може виникнути потреба зібрати в одному місці дані, що роз­ташовані на різних листах. Наприклад: створити на одному робочому листі зведену річну відомість прибуткового податку працівників, нарахування заробітної плати яким проводилось на 12 різних листах.

Excel допоможе уникнути повторного введення даних. Доведеться всього один раз попрацювати, щоб потім не мати постійного клопоту із створенням зведених документів і відпрацюванням кожної зміни у робочих листах першоджерел. Всі встановлені зв'язки залишаються активними на весь час роботи. Досить в один із робочих листів внести будь-які зміни, як негайно відповідно зміняться і зведені дані. Для встановлення зв'язку між комірками робочих листів однієї книги потрібно виконати дії:

• Відкрити книгу, дані з робочих листів якої буде використано для створення зведеного документа.

87

• Перейти на потрібний лист, виділити потрібні комірки, виконати команду «Копировать».

• Перейти на зведений робочий лист, виділити комірку, починаючи з якої треба помістити інформацію, виконати команду «Специаль­ная вставка...», відкриється вікно.

• У вікні «Специальная вставка» вибрати, що саме вставити {«всё», «формулы», «значения», «форматы» ...) або які дії, операції над даними {«нет», «сложить», «вычесть» ...).

• Клацнути на кнопці «ОК». Питання для самоконтролю:

1. Як закріпити заголовки робочих листів ?

2. Як розбити вікно робочого листа на верхню і нижню (ліву і праву) області?

3. Як створити групу робочих листів ?

4. Як розташувати на екрані кілька робочих листів в окремих вікнах?

5. Як згорнути вікно до ярлика на панелі задач?

6. Як внести текст у кілька суміжних комірок?

7. Як відмінити об 'єднання комірок ?

8. Як створити зведений документ, використовуючи дані з інших листів?

І 4.5.1. Вправа 4-5. «Форматування робочих листів»

На екрані електронні таблиці Excel, виконати такі дії:

1) Відкрити існуючий документ K-enpaea-ЗБ. Закріпити як заголовки рядок 1 і стовпчик А. Пересуватися по рядках вниз і по стовп­чиках вправо. Спостерігати, як змінюється вигляд таблиці. Повернутися на початок робочого листа.

2) Розбити вікно робочого листа на 4 області. У правій верхній і двох нижніх областях пересуватися по рядках вниз і по стовпчиках вправо. Спостерігати, як змінюється вигляд таблиці.

3) Відмінити розбивку вікна на чотири області. Зберегти відфор­матовану таблицю БЕЗ ЗМІНИ її ІМЕНІ.

4) Створити новий документ, створити групу з трьох листів.

5) Розташувати листи групи в окремих вікнах.

6) Перейти у вікно з робочим листом, у назві якого є «Группа». У довільні комірки робочого листа вносити довільний зміст. Спо­стерігати, як міняється вміст інших робочих листів.

88

7) Зберегти набрану таблицю з іменем Вправа 4-5А у свою папку.

8) Створити новий документ. Розташувати робочі листи 1, 2 і 3 в окремих вікнах.

9) Внести дані у комірки А1-А4 листів «Книга 1:1» / «Книга 1:2» згідно зразка.

10) Копіювати дані із комірок А1-А4 робочого листа «Книга 1:1» і вставити спеціальною вставкою «всё» на лист «Книга 1:3», починаючи з комірки А1.

11) Копіювати дані із комірок А1-А4 робочого листа «Книга 1:2» і вставити вставкою «умножить» на лист «Книга 1:3», починаючи з комірки АІ.

12) У комірки А1-А4 робочих листів «Книга 1:1»/ «Книга 1:2» вносити довільні числа. Спостерігати, як змінюється вміст відповідних комірок листа «Книга 1:3». Зберегти набрану таблицю з іменем Вправа 4-5Бу свою папку.