3.4. Майстер функцій

Функцій настільки багато і їх застосування настільки різноманітне, що без допомоги і пояснень користування ними буде занадто складним. Щоб полегшити цю роботу, Excel надає засіб «Автосумма» і «Вставка функций» (відповідні кнопки є на панелі інструментів). І Т~

Авто сума '---------'

Нехай є необхідність підрахувати суму чисел, що знаходиться в комірках від А1 до А6, і помістити її в комірку А7. Для цього необхідно зробити активною комірку А7 і клацнути на кнопці «Автосумма», що на панелі інструментів. В комірці А7 з'явиться формула СУММ(А1:А6), комірки, для яких буде нарахована сума, окресляться пунктирною рамкою. Якщо натиснути клавішу Enter, то сума окреслених комірок з'явиться в комірці А7. При бажанні із стовпчика можна вибрати комірки, сума яких вас цікавить (наприклад, АЗ:А6). Необхідно встановити курсор «товстий плюс» на першу комірку, натиснувши і утримуючи ліву кнопку, провести

60

курсор до останньої комірки інтервалу. Пунктирна —__-----------1_____

рамка стане на комірках, відмічених таким чином. —-------—-----1.... Н-|

Тепер досить натиснути клавішу Enter, і сума ----- І

окреслених комірок з'явиться в комірці А7. ~х—\----------т,

Майстер функцій _4J 15! 1

І Excel пропонує більше 200 різноманітних _5_J 1^J I

функцій, але немає потреби їх всі пам'ятати. Excel JLi_____ЇІ\ , і > надає можливості для введення функцій і засоби L? І=СУММ(АЗ:Абр , зручного користування ними. їх завдання -запобігти типових помилок, давати по ходу запису формули підказки, пояснення, обчислювати проміжні результати. З використанням майстра функцій формула будується у два кроки: • 1-й крок - вибір функції; І • 2-й крок - внесення аргументів. Щоб вибрати і вставити функцію, треба виконати такі дії: • Зробити активною комірку, куди буде вставлена функція. • Викликати «Мастер функций», зліва вибрати категорію.

А І В 1 1 12 | 2 І 13 і ~ЗТ Ї4! і ТІ 16Ї 6 І І7І' і ТТ=СУММ(АЗ:АВ[| \

ін£ііІі9ив£Х!!в!шшш1аи ■ ■' ' Категория: Функция: ІЗНі Полный алфавитный перечень ОКРУГЛ Финансовые ЕСЛИ Дата и время И Математические СЕГОДНЯ f Статистические СУММ j Ссылки и массивы ИЛИ ' : Работа с базой данных SIN Текстовые COS * Логические 1 ГИПЕРССЫЛКА , Проверка свойств и значений у 1 у 1 СРЗНАЧ(число1;число2;...) Возвращает среднее (арифметическое) своих аргументов, которые могут быть числами или именами, массивами или ссылками на ячейки с числами, іШІ | OK 1 Отмена J

• У списку «Функция», що справа, вибрати потрібну функцію.

• Нижче подивитися пояснення про застосування вибраної функції.

• Клацнути на кнопці «ОК», відкриється вікно добудовника формул для встановлення аргументів (чисел і адрес комірок).

Вибрана функція запишеться у верхньому віконці добудовника фор­мул разом з необхідними розділовими знаками.

61

Добудовник формул

Після вибору функції з'являється діалогове вікно добудовника фор­мул, який допоможе без помилок дописати у формулу потрібні аргументи. Послідовність дій така:

• У відповідних полях записати аргументи, які автоматично роз­містяться у формулу 3 ПОТРІбнИМИ ПОЧЛІгтппими чиаь-ow,.

• Одночасно із записом аргументів показуються результати про­міжних і загальних обчислень.

• Якщо результат викликає довіру, клацніть на кнопці «ОК», і він запишеться в активну комірку.

Коректор Формул

При введенні формул Excel здійснює їх перевірку і редагування, вико- ' ристовуючи можливості режиму «Автозамена»:

• Чи починається формула із знака = (дорівнює)?

• Чи стоїть : (двокрапка) в іменах діапазонів?

• Чи немає зайвих пропусків?

• Чи не пропущені " (лапки)?

Якщо Excel знайде одну із таких помилок, він запропонує зробити „.._, виправлення і за допомогою коректора формул порадить, як це зробити.

На малюнку, наприклад, у формулі =СРЗНАЧ(А1:А6)) зайва закри­ваюча дужка. Коректор формул виявив цю помилку і нижче пропонує виправлену формулу. Якщо у користувача вона не викликає сумнівів, досить клацнути на кнопці «ОК», щоб ввести її у поточну комірку.

62

Перевірка даних при вводі

При введені даних можна організувати їх попередню перевірку. Наприклад, оцінка не повинна бути більшою за 5 (12) балів, ообочих днів в місяці не менше 19 і не більше 24 тощо.

Для перевірки даних при вводі необ­хідно виконати такі дії:

• Виділити ко­мірки, для яких встанов­люється перевірка.

• Виконати ко­манду «Данные» ■=> «Проверка», з'явиться вікно «Проверка вводи­мых значений».

• На вкладці «Параметры» вибрати тип даних (на малюнку «Целое число»).

значення даних (на малюнку «между»).

• У відповідні поля ввести мінімальне (у нас 19) і максимальне (у нас 24) значення даних, що будуть вводитися.

• Перейти на вкладку «Сообщение для ввода», де встановити прапорець «отображать подсказку...», а також ввести текст заголовка (наприклад, «Робочих днів в місяці») і повідомлення

(наприклад, «не менше 19, не більше 24»).

• Перейти на вкладку «Сообщение об ошибке», де встановити прапорець «Выводить сообщение об ошибке», вибрати вид повідом­лення (на малюнку «Предупреждение»), а

також ввести текст заголовка (наприклад, «Помилка») і повідомлення (наприклад, «Виправте дані, повторіть введення»).

• Натиснути кнопку «ОК».

Тепер при встановленні курсору таблиці на оброблену таким чином комірку з'являтиметься повідомлення «Робочих днів в місяці не менше 19 і

63

не більше 24». При спробі введення даних, що не відповідають встановленим вимогам, з'являється повідом­лення із заголовком «Помилка» і текстом «Виправити дані, повто­рити введення» (див. ^малюнок).

Повідомлення про помилки

При введенні формул і аргументів можуть виникати помилки. Excel допоможе їх знайти і виправити своїми повідомленнями: #ДЕЛ/0! - спроба поділити на нуль; #Н/Д - відповідь неможлива через неповноту даних;

#ИМЯ? - незрозуміла формула, помилка в назві функції або

адресі комірки;

#ПУСТО! - незрозуміла адреса комірки; #ЧИСЛО! - проблема з числом у формулі; #ССЬІЛКА! - стерта комірка, на яку посилається формула; #ЗНАЧ! - можливо, текст замість числа або пуста комірка; #### - число не поміщається у комірку по довжині.

Питання для самоконтролю:

1. Як викликати засіб «Автосума» і знайти суму вмісту вибраних комірок?

2. Що дає використання кнопки-команди «Вставка функций»?

3. Де подивитися пояснення до застосування вибраної функції?

4. Коли з'являється добудовник формул, як з ним працювати?

5. Коли з 'являється і які можливості надає коректор формул ?

6. У чому полягає перевірка даних при вводі?

7. Як виглядатиме введення даних при вставленій їх перевірці?

8. Які повідомлення виводяться при помилках у формулах?