3.2. Правила оформления ссылок

Ссылки применяются во всех случаях, когда автор использует или цитирует данные, взятые из другого источника информации. Обязательно подтверждаются ссылками высказывания исследователей, конкретные факты, цитаты, цифры и иные заимствования. Библиографическая ссылка является частью справочного аппарата и служит источником библиографической информации о документах — объектах ссылки. Библиографическая ссылка содержит сведения о цитируемом, рассматриваемом или упоминаемом в тексте документа другом документе, его составной части или группе документов, необходимые и достаточные для его идентификации, поиска и общей характеристики. Объектами составления ссылки являются все виды опубликованных и неопубликованных документов на любых носителях (в том числе электронные ресурсы локального и удаленного доступа), а также составные части документов. Совокупность библиографических сведений в ссылке должна обеспечивать идентификацию и поиск объекта ссылки. Регламентация оформления ссылки дана в ГОСТе 7.0.5 – 2008. СИБИД. «Библиографическая ссылка. Общие требования и правила составления».

По составу элементов библиографическая ссылка может быть полной или краткой. Полная ссылка содержит совокупность библиографических сведений о документе, она предназначена для общей характеристики, идентификации и поиска документа – объекта ссылки. Краткая ссылка предназначена только для поиска документа – объекта ссылки, ее составляют на основе принципа лаконизма в соответствии с требованиями действующего стандарта.

По месту расположения в документе различают библиографические ссылки:

– внутритекстовые, помещенные в тексте документа;

– подстрочные, вынесенные из текста вниз полосы документа (в сноску);

– затекстовые, вынесенные за текст документа или его части (в выноску).

При повторе ссылок на один и тот же объект различают библиографические ссылки:

– первичные, в них библиографические сведения приводятся впервые в данном документе:

– повторные, в них ранее указанные библиографические сведения повторяют в сокращенней форме.

Повторные ссылки могут быть внутритекстовыми, подстрочными, затекстовыми.

Если объектов ссылки несколько, то их объединяют в одну комплексную библиографическую ссылку.

Комплексные ссылки могут быть внутритекстовые, подстрочные и затекстовые. Они могут включать как первичные, так и повторные ссылки.

Для связи подстрочных библиографических ссылок с текстом документа используют знак сноски, которые приводят в виде цифр. Подстрочная библиографическая ссылка оформляется как примечание, вынесенное из текста документа вниз полосы. При нумерации подстрочных библиографических ссылок применяют единообразный порядок для всего документа: порядковые номера для данной страницы документа.

Совокупность библиографических сведений в ссылке должна обеспечивать идентификацию и поиск объекта ссылки.

В ссылках на документы допускается:

– знак точку и тире, разделяющий области библиографического описания, заменять точкой;

– сокращать отдельные слова и словосочетания всех элементов библиографической записи, кроме основного заглавия;

– указывать вместо общего объема документа, сведения о месте положения объекта ссылки, то есть номер страницы; в ссылке на часть документа указывается начало и конец, необходимой в работе части документа.

Документы, на которые имеются ссылки, следует обязательно включать в список источников и литературы в конце работы.

В библиографической ссылке, допускается опускать отдельные обязательные элементы при условии, что оставшийся набор элементов обеспечивает поиск документа. Так, уже в первичной ссылке на отдельный опубликованный документ допускается упускать издательство и сведения об объеме документа и издательстве.

Например:

Басаков М.И. Документационное обеспечение управления: Делопроизводство. Ростов н/Д., 2012.

Или (более полно):

Басаков М.И. Документационное обеспечение управления: Делопроизводство. – Ростов н/Д.:Феникс, 2012. – 480 с.

В одном документе следует соблюдать единообразие библиографического оформления сносок.

В первичной ссылке на составную часть документа необходимо указывать заголовок, место размещения описываемой части документа в другом документе, года издания, страниц, на которых документ опубликован.

Например:

1. Храмцов А. Б. Городовое положение 1892 года как источник по организации деятельности органов городского управления (на примере г. Тюмени) / А. Б. Храмцов // Тюменский исторический сборник: Вып. VII. Тюмень, 2004. С. 87.

Например:

1. Золотых И. Обзор компьютерных систем автоматизации делопроизводства и документооборота / И. Золотых // Информационные технологии. 1997. № 2. С. 2.

В повторных ссылках на стандарт, патент, нормативный документ приводят обозначение документа, его номер, включающий дату утверждения, страницы.

1. ГОСТ Р 7.0.4–2006. Издания. Выходные сведения. Общие требования и правила оформления. М., 2006. С. 4.

2. Привалов В. Ф. Обеспечение сохранности архивных документов на бумажной основе / В. Ф. Привалов. М., 2002. С. 45.

3. ГОСТ Р 7.0.4–2006. С. 5.

Повторные ссылки на один и тот же документ (группу документов) или его часть приводят в сокращенной форме при условии, что все необходимые для идентификации и поиска этого документа библиографические сведения указаны в первичной ссылке на него.

1. Лунин О. П. К вопросу о государственной собственности / О. П. Лунин // Финансовый бизнес. 2003. № 4. С. 65–69.

2. Там же. С. 65.

В повторной ссылке указывают элементы, позволяющие идентифицировать документ, а также элементы, отличающиеся от сведений в первичной ссылке.

Например:

1. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере / Л. В. Павлюк и др. М., 2004. С. 16.

2. Владимирова В. В. Правовые аспекты использования кадровых инструментов в процессе отбора персонала / В. В. Владимирова // Кадры предприятия. 2006. № 3. С. 40–49.

3. Справочник по делопроизводству, архивному делу …. С. 45.

Если на одной странице встречается только одна публикация или работа одного автора, а ссылки следуют одна за другой, то в последующих ссылках вместо заглавия приводят условное обозначение «Указ. соч.».

Например:

1. Стенюков М. Л. Документы. Делопроизводство / М. Л. Стенюков. М., 2004. С. 45.

2. Указ. соч. С. 29.

В случае использования официальных документов употребляют фразу «Там же»:

1.Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утв. приказом М-ва культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 г. № 5360. М., 2006. С. 4.

2. Там же. С. 5.

В повторных библиографических ссылках на авторский документ приводят заголовок, содержащий имя индивидуального автора (авторов), основное заглавие и соответствующие страницы; в ссылке на документ, не имеющий авторов, — основное заглавие и страницы. Допускается опускать последние слова длинных заглавий, заменяя их многоточием.

Например, в первичной ссылке:

1. Архипова Н. И. Количественные методы в оргпроектировании / Н. И. Архипова, А. С. Аппорьевская. М.,1990. С. 4.

В повторной ссылке (в том числе на другой странице) запись разрешается сократить до уровня, позволяющего идентифицировать данный текст.

Например:

1. Архипова Н. И. Количественные методы… С. 34.

В повторной ссылке на документ, созданный одним, двумя или тремя авторами, приводят заголовок и соответствующие страницы.

Например:

1. Делопроизводство. Организация и технологии документационного обеспечения управления / под ред. Т. В. Кузнецовой. М., 2006. С. 10.

2. Рахманин Л. В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов / Л. В. Рахманин. М.,1997. С. 6.

3. Делопроизводство. Организация и технологии…С. 15.

В повторной ссылке на документ, созданный четырьмя и более авторами, или на документ, в котором авторы не указаны, приводят основное заглавие, или его часть позволяющую провести идентификацию документа и страницы, на которых расположен необходимый текст.

Например:

1. Комментарии к Федеральному закону «О государственной гражданской службе Российской Федерации» и законодательству о гражданской службе зарубежных государств / А. Ф. Ноздрачев, А. Ф. Нуртдинова, Л. А. Чиканова и др. М., 2005. С. 67.

2. Стенюков М. В. Документоведение и делопроизводство / М. В. Стенюков. М., 2006. С. 15.

3. Комментарии к Федеральному закону «О государственной гражданской службе Российской Федерации»… С. 68.

В повторных ссылках на нормативный документ по стандартизации приводят обозначение документа, его номер, включающий дату утверждения, страницы.

Первичная

ГОСТ Р 7.0.4—2006. Издания. Выходные сведения. Общие требования и правила оформления. М., 2006. 43 с.

Повторная

ГОСТ Р 7.0.4—2006. С. 5.

Если объектов ссылки несколько, то их объединяют в одну комплексную библиографическую ссылку. Ссылки отделяются одна от другой точкой с запятой (;).

Например:

Додонова М. И. Исторический опыт организации секретарской службы в России / М. И. Додонова // Секретарское дело. 1997. № 1. С. 123; Она же. Вопросы делопроизводства в литературе 1920-х гг. // Советские архивы. 1974. № 6. С. 45; Илюшенко М. П. Организационные документы и их назначение в регулировании управленческой деятельности / М. П. Илюшенко // Делопроизводство. 2003. № 3. С. 29.

В ссылках на статьи, опубликованные в сборниках статей, периодических и продолжающихся изданиях обязательно указываются: фамилия и инициалы автора, название статьи и источник публикации – название сборника (журнала), год издания, номер издания и номер страницы, на которую сделана ссылка.

Например:

Бахтурина Т. А. Источники информации, сокращения, орфография в библиографической записи / Т. А. Бахтурина // Библиотека. 2004. № 4. С. 70 – 72.

В ссылках на статьи из газеты указываются авторы и заглавие статьи, название газеты, год издания, число и месяц. Страница указывается, если в газете более 6 страниц. В библиографическом описании применяются сокращения названий месяцев.

Например:

Гаврилов А. Трудовой кодекс совершенствуется / А. Гаврилов // Российская газета. 2004. 25 нояб.

Если несколько ссылок на один и тот же источник приводятся на одной странице диплома, то первая ссылка оформляется по общим правилам, а вторая и последующие сокращаются и обозначается фразой «Указ. соч.» или «Там же». Они включают лишь те идентифицирующие показатели, которые отличаются от первой ссылки.

Например:

1. Калинина Г. П. Новый государственный стандарт на библиографическое описание / Г. П. Калинина // Библиотека. 2004. № 2. С. 46.

Повторная ссылка на тот же документ на данной странице:

2. Там же. С. 47.

Библиографическое описание любого документа – объекта ссылки – включают в библиографический список только один раз.

Цитирование законодательства и нормативно-правовых актов осуществляется по официальным публикациям.

Например:

Федеральный закон от 29 марта 2007 г. № 39-ФЗ «О внесении изменений в Кодекс Российской Федерации об административных нарушениях» // Собрание законодательства Российской Федерации. 2007. № 15. Ст. 1743.

Если текст цитируется не по первоисточнику, а по другому документу, то в начале ссылки приводят слова: «Цит. по:» (цитируется по), «Приводится по:», с указанием источника заимствования.

Например:

Цит. по: Калинина Г. П. Альтернативная запятая / Г. П. Калинина // Библиография. 2001. № 1. С. 42– 43.

Иноязычная литература указывается на языке оригинала с соблюдением орфографических норм для соответствующего языка.

Если текст цитируется не по самой публикации источника, а по другому изданию, то ссылки следует начинать словами «Цит. по:»

Знак «точка и тире» (. –) между областями описания заменяют в ссылках точкой (.).

Составление библиографических ссылок на электронные ресурсы имеет специфику. Объектами составления библиографической ссылки могут являться электронные ресурсы локального и удаленного доступа. Ссылки составляют как на электронные ресурсы в целом (электронные издания, базы данных, порталы, сайты, веб-страницы, форумы, отдельные электронные документы), так и на составные части электронных ресурсов (разделы и части отдельных электронных документов, публикации в электронных изданиях, на порталах, сайтах, веб-страницах, форумах).

Пример ссылки на электронные ресурсы:

О жилищных правах научных работников: Постановление ВЦИК, СНК РСФСР от 20 августа 1933 г. (с изм. и доп., внесенными постановлениями ВЦИК, СНК РСФСР от 01 ноября 1934 г., от 24 июня 1938 г.). URL: http:// www.consultant.ru (дата обращения 23.11.2012.)

В примечании приводят сведения, необходимые для поиска электронного ресурса в следующей последовательности: название документа, сведения о доступности, электронный адрес, дата обращения к документу.

Экономический рост // Новая Россия: библиогр. указ. / сост.: Б. Берхина, О. Коковкина, С. Канн. Новосибирск: Отд-ние ГПНТБ СО РАН, 2003. URL: http:// www.prometeus.nsc.ru/biblio/newrus/egrowth.ssi (дата обращения: 22.11.2012).

Если по экранной титульной странице электронного ресурса удаленного доступа невозможно установить дату публикации или создания, то следует указывать самые ранние и самые поздние даты создания ресурса, которые удалось выявить. Для электронных ресурсов удаленного доступа приводят примечание о режиме доступа, в котором допускается вместо слов «Режим доступа» использовать для обозначения электронного адреса аббревиатуру «URL» (Uniform Resource Locator – универсальный указатель ресурсов). Информацию о доступе к сетевому ресурсу и его электронный адрес приводят в формате универсального указателя ресурсов.

Беглик А. Г. Обзор основных проектов зарубежных справочных служб: программное обеспечение и технологические подходы / А. Г. Беглик // Использование Интернет-технологий в справочном обслуживании удаленных пользователей: материалы семинара-тренинга, 23–24 нояб. 2004 г. / РНБ, Виртуал. справ. служба. СПб., 2004. URL: http://vss.nlr.ru/about/seminar.php (дата обращения: 15.11.2012).

В области физической характеристики указывают либо общий объем документа, либо сведения о местоположении объекта ссылки в документе. В практике работы документоведа и архивиста чаще используются подстрочные библиографические ссылки. Подстрочная библиографическая ссылка оформляется как примечание, вынесенное из текста документа вниз полосы.

Для записей на электронные ресурсы допускается при наличии в тексте библиографических сведений, идентифицирующих электронный ресурс удаленного доступа, в подстрочной ссылке указывать только его электронный адрес^..

Например:

URL: http://www.nlr.ru/lawcenter/izd/index.html

Для обозначения электронного адреса используют аббревиатуру «URL» (Uniform Resource Locator — унифицированный указатель ресурса).

В практике работы документоведа и архивиста чаще используются подстрочные ссылка, которые содержат следующие элементы:

- заголовок;

- основное заглавие документа;

- общее обозначение материала;

- сведения, относящиеся к заглавию;

- сведения об ответственности;

- сведения об издании;

- выходные данные;

- сведения об объеме документа (если ссылка на весь документ);

- сведения о местоположении объекта ссылки в документе (если ссылка на часть документа);

- сведения о серии;

- обозначение и порядковый номер тома или выпуска (для ссылок на публикации в многочастных или сериальных документах);

- сведения о документе, в котором опубликован объект ссылки;

- примечания;

- Международный стандартный номер.

Возможно оформление затекстовых ссылок (пристатейных, прикнижных), которые размещают после текста документа. Для связи затекстовых библиографических ссылок с текстом документа используют знак выноски или отсылку, которые приводят в виде цифр, букв, звездочек. Отсылки в тексте документа заключают в квадратные скобки. При необходимости отсылки могут содержать определенные идентифицирующие сведения: имя автора (авторов), название документа, год издания, обозначение и номер тома, указание страниц.

Правилами разрешается оформление и внутритекстовых библиографических ссылок, содержащих сведения об объекте ссылки, не вклю ченных в текст документа. Внутритекстовая библиографическая ссылка может содержать следующие элементы:

• заголовок;

• основное заглавие документа;

• общее обозначение материала;

• сведения об ответственности;

• сведения об издании;

• выходные данные;

• сведения об объеме документа (если ссылка на весь документ);

• сведения о местоположении объекта ссылки в документе (если ссылка на часть документа);

• обозначение и порядковый номер тома или выпуска (для ссылок на публикации в многочастных или сериальных документах);

• сведения о документе, в котором опубликован объект ссылки;

• примечания.

Внутритекстовую библиографическую ссылку заключают в круглые скобки. Предписанный знак точку и тире, разделяющий области библиографического описания, во внутритекстовой библиографической ссылке, как правило, заменяют точкой.

Например:

(Арене В. Ж. Азбука исследователя. М.: Интернет Инжиниринг, 2006).

Пример внутритекстовой первичной ссылки:

(Анастасевич В.Г. О библиографии // Улей.1811.Ч.1.№1.С.14 -28).

Пример внутритекстовой повторной ссылки:

(Анастасевич В.Г. О библиографии …С.15).

Совокупность затекстовых библиографических ссылок оформляется как перечень библиографических записей, помещенный после текста документа или его составной части.

Затекстовая библиографическая ссылка может содержать следующие элементы:

• заголовок;

• основное заглавие документа;

• общее обозначение материала;

• сведения, относящиеся к заглавию;

• сведения об ответственности;

• сведения об издании;

• выходные данные;

• физическую характеристику документа;

• сведения о местоположении объекта ссылки в документе (если ссылка на часть документа);

• сведения о серии;

• обозначение и порядковый номер тома или выпуска (для ссылок на публикации в многочастных или сериальных документах);

• сведения о документе, в котором опубликован объект ссылки;

• примечания;

• Международный стандартный номер.

В затекстовой библиографической ссылке повторяют имеющиеся в тексте документа библиографические сведения об объекте ссылки:

Никонов В. И., Яковлева В. Я. Алгоритмы успешного маркетинга. М., 2007. С. 256—300.

При нумерации затекстовых библиографических ссылок используется сплошная нумерация для всего текста документа в целом или для отдельных глав, разделов, частей.

Для связи с текстом документа порядковый номер библиографической записи в затекстовой ссылке указывают в знаке выноски, который набирают на верхнюю линию шрифта, или в отсылке, кото­рую приводят в квадратных скобках в строку с текстом документа.

В тексте:

Общий список справочников по терминологии, охватывающий время не позднее середины XX века, дает работа библиографа И. М. Кауфмана.

В затекстовой ссылке:

Кауфман И. М. Терминологические словари : библиография. М., 1961.

Комплексная библиографическая ссылка дает сведения одновременно о нескольких документах. Библиографические ссылки, включенные в комплексную ссылку, отделяют друг от друга точкой с запятой с пробелами до и после этого предписанного знака. Если в комплекс включено несколько приведенных подряд ссылок, содержащих записи с идентичными заголовками (работы одних и тех же авторов), то заголовки во второй и последующих ссылках заменяются их словесными эквивалентами «Его же», «Ее же», «Их же».

Подстрочная комплексная ссылка:

Лихачев Д. С. Образ города // Историческое краеведение в СССР : вопр. теории и практики : сб. науч. ст. Киев, 1991. С. 183—188 ; Его же. Окно в Европу — врата в Россию // Всемир. слово. 1992. № 2. С. 22—23.

Затекстовая комплексная ссылка:

Гражданский кодекс Российской Федерации. Часть четвертая от 18 дек. 2006 г. № 230-ФЗ : принят Гос. Думой Федер. Собр. Рос. Федерации 24 нояб. 2006 г. : одобр. Советом Федерации Федер. Собр. Рос. Федерации 8 дек. 2006 г. : ввод. Федер. законом Рос. Федерации от 18 дек. 2006 г. № 231-Ф3 // Парламент. газ. — 2006. — 21 дек. ; Рос. газ. — 2006. — 22 дек. ; Собр. законодательства Рос. Федерации. — 2006. — № 52, ч. 1, ст. 5496. — С. 14803—14949.

Библиографические ссылки на электронные ресурсы составляют в соответствии с ГОСТ 7.82-2001 «Библиографическая запись. Библиографическое описание электронных ресурсов». Ссылки составляют как на электронные ресурсы в целом (электронные документы, базы данных, порталы, сайты, веб-страницы, форумы), так и на составные части электронных ресурсов (разделы и части электронных документов, порталов, сайтов, веб-страниц, публикации в электронных сериальных изданиях, сообщения на форумах).

Например:

Члиянц Г. Создание телевидения // QRZ.RU: сервер радиолюбителей России. 2004. URL: http://www.qrz.ru/articles/article260.html (дата обращения: 21.02.2012).

Или:

Жилищное право: актуальные вопросы законодательства: электрон. журн. 2007. № 1. URL: http://www.gilpravo.ru (дата обращения: 20.08.2012).

Библиографически ссылки на архивные документы активно используются в делопроизводстве и архивном деле, что позволяет определять местонахождение документа, хранящегося в определенном архивохранилище, личном архиве, музее, библиотеке, и таким образом идентифицировать его.

Ссылки на архивные документы могут содержать следующие элементы:

• заголовок;

• основное заглавие документа;

• сведения, относящиеся к заглавию;

• сведения об ответственности;

• поисковые данные документа;

• сведения о местоположении объекта ссылки в документе;

• сведения о деле (единице хранения), в котором хранится документ — объект ссылки;

• примечания.

В качестве поисковых данных документа указывают:

• название архивохранилища;

• номер фонда, описи (при наличии), порядковый номер дела по описи;

• название фонда;

• местоположение объекта ссылки в идентифицирующем документе (номера листов дела).

Все элементы поисковых данных документа разделяют точками:

ОРРНБ. Ф. 316. Д. 161. Л. 1.

Или:

РО ИРЛИ. Ф. 568. Оп. 1. № 196. Л. 18—19 об.

Название архивохранилища приводят в виде аббревиатуры, при этом расшифровка аббревиатуры может содержаться в списке сокращений, прилагаемом к тексту.

Обозначение и номер фонда приводят после названия архивохранилища. Указывают все элементы поисковых данных, принятые в конкретном архивохранилище, необходимые для идентификации документа (например, номер и название части фонда, годы, если они являются элементом поисковых данных). В качестве обозначения архивного фонда, описи, порядкового номера дела, зафиксированного в архивной описи, используют сокращения: «ф.» (фонд), «оп.» (опись), «д.» (дело), «№» (номер), «об.» (оборот).

ОР РНБ. Ф. 416. Оп.1. Д. 26. Л. 1.

ОР РГБ. Ф. 573. Оп. 1. Картон 5. Д. 14. Л. 18—20.

ОАД РНБ. Ф. 1. Оп. 1. 1856 г. Д. 21.

Арх. ГЭ. Ф. 1. Оп. 1. 1927/1928 г. Д. 563.

После номера фонда в круглых скобках может быть указано его название. Если номер фонда отсутствует, после названия архивохранилища приводят название фонда, как правило, в именитель­ном падеже, за исключением случаев, когда это противоречит грамматическим нормам языка или не соответствует названию конкретного фонда, принятому в архивохранилище.

ОР РГБ. Ф. 573 (Б. С. Боднарский)

ОР РНБ. Ф. 316 (Научно-исследовательский институт книговедения)

РГАДА. Ф. Сношения России с Китаем

РГАДА. Ф. Сената

Внутритекстовые ссылки на архивные документы, как правило, содержат поисковые данные документа и лишь в случае необходимости описание документа полностью.

(ЦГАИПД. Ф. 1728. Д. 537079)

(Личное дело П. И. Болдина // ЦГАИПД. Ф. 1728. Д.537079)

В подстрочных и затекстовых ссылках также могут быть приведены только поисковые данные объекта ссылки, если сведения о нем содержатся в тексте документа:

Так, если в тексте говорится о «Наказе» Книжной палате, утвержденном Временным правительством в мае 1917 г., а сам документ хранится в Научно-библиографическом архиве Российской книжной палаты, то в подстрочной ссылке приведены его поисковые данные.

Например:

НБА РКП. Ф. 2. Оп. 1. Д. 1.

В подстрочных и затекстовых ссылках могут быть приведены сведения о документе — заголовок и основное заглавие документа или только основное заглавие, зафиксированные в описи фонда, в названии дела или в конкретном документе, хранящемся в деле. В этом случае сведения о самом документе отделяют от поисковых сведений о документе знаком две косые черты с пробелами до и после него.

Розанов И. Н. Как создавалась библиотека Исторического музея : докл. на заседании Ученого совета Гос. публ. ист. б-ки РСФСР 30 июня 1939 г. // ГАРФ. Ф. А-513.0п. 1. Д. 12. Л.14.

Северо-Западное бюро ЦК ВКП (б). Общий отдел. Протоколы // ЦГАИПД. Ф. 9. Оп. 1. Ед. хр. 109.

Ссылка на материалы архива делается по правилам, позволяющим идентифицировать документ. В качестве поисковых данных документа обязательно указывают:

– название архивохранилища;

– номер фонда, описи (при наличии), порядковый номер дела по описи; количество листов в деле, либо конкретно лист, необходимый в работе.

Например: РНБ. Ф.316. Оп.1. Д.161. Л.1.

Название архивохранилища приводят в виде аббревиатуры, при этом расшифровка аббревиатуры должна содержаться в списке сокращений, прилагаемом к тексту. Если список сокращений отсутствует, а аббревиатура архивохранилища не является общепринятой, название архивохранилища указывают полностью с сокращением отдельных слов и словосочетаний в соответствии с действующими стандартами.

Все элементы поисковых данных документа в ссылке разделяют точками.

РГБ. Ф.573. Оп.1. Д.14. Л.18 – 20.

Ели требует специфика работы, то необходимо после номера фонда в круглых скобках указывать его название в именительном падеже.

РНБ. Ф.316 (Научно-исследовательский институт книговедения).

В подстрочных ссылках могут быть приведены только поисковые данные объекта ссылки без его названия, если сведения о нем содержатся в тексте документа.

РНБ. Ф.316. Оп.1. Д.1.

В подстрочных ссылках приводятся сведения о документе – заголовок и основное заглавие документа, зафиксированное в описи фонда. Особенно это важно в том случае, если вид документа и его название не указаны в тексте.

Гребенщиков Я. П. К небольшому курсу по библиографии: материалы и заметки, 26 февр. – 10 мар. 1924 г. // РНБ. Ф.41. Д.45. Лл.1–10.

Если дело или конкретный документ, хранящийся в деле, являющиеся объектом ссылки, не имеют заглавия, оно может быть сформулировано исследователем. Например:

Фомин А. Г. Материалы по истории русской библиографии // ИРЛИ. Ф.568. Оп.1. Д.1. 214 л.

В примечаниях могут быть приведены указания на подлинность документа, его автографичность, язык, способ воспроизведения, сведения об особенностях внешнего вида документа, о публикациях документа. Примечания приводят после поисковых сведений о документе.

ГАРФ. Ф.130. Оп.6. Д.305. Л.32 – 35. Копия.

Или:

ГАТО. Ф.815. Оп.1. Д.27. Л.13. Микрокопия из личного архива И. И. Иванова.

Доклад начальника Главного управления по делам печати Н. Татищева Министру внутренних дел, 1913 г. // РГИА. Ф. 785. Оп. 1. Д. 188. Л. 307.

Во многих случаях важно привести название документа, на который делают ссылку. Повторную ссылку на документ можно сократить, по правилам, применяемым для опубликованных документов. При этом следует иметь в виду, что сокращение не должно повлиять на возможность идентификации документа. Например:

1. Программа Всесоюзного научно-исследовательского института озерного и речного хозяйства и Обърыбы о перспективах развития добычи рыбы во внутренних водоемах в 1955–1960 гг. // ГАТО. Ф. 1788. Оп 1. Д. 233. Л. 17.

2. Отчет Обдорского рыбопромышленного треста // Там же. Ф.1818. Оп.1. Д.625. Л.3.

3. Программа Всесоюзного научно-исследовательского института… Л. 18.

При ссылке на неопубликованные документы, хранящиеся в архиве автора дипломной работы или другом частном собрании, указывается вид документа, способ фиксации, дата и место хранения.

Например:

Интервью корреспондента газеты «Красный Север» И. И. Ивановой с Генеральным директором ООО «Век» от 16.09.2007, записанное на магнитной ленте // Текущий архив И. И. Ивановой.

Обычно ссылки в делопроизводстве и архивной практике оформляют 12 шрифтом, межстрочный интервал составляет 1, между ссылками интервал равен 1,5.

3.3. СОСТАВЛЕНИЕ СПИСКА ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

Список источников и литературы – это пособие, содержащее библиографические описания цитируемых, рассматриваемых, упоминаемых или рекомендуемых для исследования документов. По грамотно оформленному списку можно судить, насколько полно автор изучил источники и литературу по теме исследования. Кроме того, список источников и литературы представляет самостоятельную ценность как справочный материал. В него включают все документы, необходимые при написании работы, независимо от их носителя, включая электронные издания и ресурсы Интернет. Список источников и литературы должен обязательно включать цитируемые в данной работе источники, имеющие отношение к теме.

В списке источников и литературы в делопроизводстве и архивном деле обычно используют краткое библиографическое описание материалов. Составление библиографической записи регламентируется в нашей стране межгосударственными стандартами системы СИБИД.

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ – элемент библиографического аппарата, который содержит библиографические описания материалов, необходимых в работе и помещается после заключения.

Используются следующие способы построения библиографических списков: по алфавиту фамилий авторов или заглавий, по тематике, по видам изданий, по характеру содержания, списки смешанного построения.

Алфавитный способ группировки применяется при описании информационных сведений, которые были необходимы в процессе данной работы, при этом фамилии авторов и заглавий (если автор не указан) размещаются по алфавиту. В одном списке не смешивают разные алфавиты. Первой размещается литература на русском языке. Источники на иностранных языках размещают по алфавиту после перечня всех источников на языке рассматриваемой работы. Принцип расположения в списке библиографических описаний источников и литературы – «слово за словом».

Записи рекомендуется располагать:

а) при совпадении первых слов – по алфавиту вторых и т. д.;

б) при нескольких работах одного автора – по алфавиту заглавий;

в) при авторах-однофамильцах – по идентифицирующим признакам (от старших к младшим).

Список по хронологии публикаций используется при описании законов, стандартов, нормативов, когда основная задача списка – отразить развитие научной идеи или иной мысли. Это принцип расположения описаний – по году издания. Данный принцип применяется при создании списка официальных документов, когда важна хронология их принятия и действия. Первыми размещают последние по хронологии документы, а потом более ранние.

Список, построенный тематически, применяется, когда необходимо отразить большое число библиографических описаний по теме.

Список по видам изданий используется для систематизации однородной литературы. При составлении таких списков в квалификационной работе выделяются следующие группы изданий: источники, литература, справочные издания, источники и литература на иностранных языках.

Нередко в работе требуется составление списка сокращений. В данный список вносятся не общепринятые аббревиатуры, то есть те, которые могут вызвать при изучении работы затруднения при расшифровке.

При составлении «СПИСКА ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ» на первое место выносятся «ИСТОЧНИКИ».

При этом документы располагаются в следующем порядке:

международные правовые акты;

Конституция Российской Федерации (действующая);

конституции;

кодексы, которые приводятся по значимости

федеральные конституционные законы;

федеральные законы;

указы президента;

постановления Федерального Собрания;

постановления Государственной Думы;

постановления Правительства РФ;

распоряжения Правительства РФ;

законы субъектов РФ;

постановления и распоряжения правительств субъектов РФ;

решения органов местного самоуправления;

далее указываются, если этого требует рассматриваемая проблема, документы общественно-политических объединений и партий.

При описании официальных документов указывается название документа, орган, принявший этот документ и несущий за него ответственность, дата принятия, место и дата публикации или размещения в средствах массовой информации, а так же указывается орган, несущий ответственность за выход документа в свет.

Например:

Федеральный закон от 27 мая 2003 №58 «О системе государственной службы Российской Федерации»//Собрание законодательства Российской Федерации. – 2003. – № 22. – Ст.211.

Официальные документы, вышедшие отдельно, описываются, как книга.

Например:

Российская Федерация. Конституция. 1993 год. – М.:Маркетинг,2001. – 39 с.

Сборники официальных документов описываются как отдельная книга.

Например:

Новый сборник законов Российской Федерации: с изм. и доп. – М.: Дом славянской книги, 2005. – 767 с.

К официальным и нормативно-производственным изданиям относятся следующие документы:

- инструкции – официальные издания, содержащие правила по регулированию производственной и общественной деятельности или пользованию изделиями и (или) услугами;

- прейскуранты – официальные и справочные издания, содержащие систематизированный перечень материалов, изделий, оборудования, производственных операций, услуг с указанием цен, а иногда и кратких характеристик;

- стандарты – официальные издания, содержащие комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации, которые устанавливают на основе достижений науки, техники и передового опыта и утверждают в соответствии с действующим законодательством;

- уставные издания: официальные издания, содержащие уставы, своды правил, регулирующих организацию и порядок определенной деятельности

Так, при описании стандартов указывается их обозначение, которое является частью заглавия, их связь с ранее действовавшими документами, дата введения и срок действия. В целом описание соответствует общепринятой схеме. Указывается место издания, орган, издавший документ и общее количество страниц в нем.

Например:

ГОСТ 7.9-85. Реферат и аннотация. Общие требования. – Введ. 01.07.97 // Стандарты по издательскому делу / сост. А.А. Джиго, С.Ю. Калинин. –М.: Госстандарт, 1998. – С.32 – 37.

В библиографической записи технико-экономические нормативы, прейскуранты, инструкции обязательно приводятся со сведениями об их утверждении, сроках введения, а также об организации, от имени которой они опубликованы. Библиографические записи на патенты, изобретения, авторские свидетельства составляются под заглавием, и они содержит сведения о номере свидетельства, изобретателях и (или) заявителях, дате публикации или сведения об официальном издании, в котором опубликованы документы, данные о них.

Например:

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления: Утв. Постановлением Минтруда России, 25 ноября 1994. № 72. – М.: Центральное бюро нормативов по труду, 1995. – 116 с.

Описание отчетов о научно-исследовательской работе дается под заглавием. Особенностью библиографической записи на них является указание организации, разработчиков, номера (шифра) темы, этапа, номера государственной регистрации, инвентарного номера. Описание должно соответствовать стандарту: ГОСТ 7.32-2001 Отчет о научно-исследовательской работе, который был введен взамен ГОСТ 732-91. Госкомитетом по стандартизации и метрологии в 2002 году.

Далее следует раздел «ЛИТЕРАТУРА», в котором по алфавиту размещаются: монографии; сборники статей; статьи из журналов и сборников; авторефераты диссертаций и диссертации; депонированные рукописи; ресурсы Интернет; справочные издания.

Монография – это научное или научно- популярное издание, содержащее полное и всестороннее исследование одной проблемы или темы и принадлежащее одному или нескольким авторам.

При составлении описания книг приводят следующие данные: фамилия и инициалы автора, заглавие книги. Указываются и сведения, относящиеся к заглавию, сведения об ответственности; месте издания, издательстве, годе издания; числе страниц, листов, имеющихся в публикации.

Например:

Гиляревский Р.С. Развитие принципов книгоописания /Р.С. Гиряревский. – СПб.: Профессия, 2008. – 238 с.

Сборник научных трудов, содержит исследовательские материалы научных учреждений, учебных заведений или обществ.

Например:

Российской библиографоведение: итоги и перспективы: Сб. науч. статей / ред. Т.Ф. Лиховид. – М.:ФАИР-ПРЕСС, 2006. – 688 с.

Материалы конференции, симпозиума, съезда – это непериодический сборник, содержащий итоги конференции в виде докладов, рекомендаций, решений.

Например:

Документ в контексте универсальных практик: Сб. статей по материалам 2-ой Всероссийской научно-практ.конф. г. Тюмень, 01.02. 2010 года / под ред. Т.Н. Кондратьевой. – Тюмень:ТюмГУ, 2010. – 275 с.

Тезисы – это научный непериодический сборник, содержащий опубликованные до начала конференции материалы предварительного характера (аннотации, рефераты докладов и (или) сообщений).

Например:

Историческая наука на пороге третьего тысячелетия: Тез. докл. Всерос. науч. конф. Тюмень, 27-28 апреля 2000 года. – Тюмень:ТюмГУ, 2000. – 196 с.

Автореферат диссертации – это научное издание в виде брошюры, содержащее составленный автором реферат проведенного им исследования, представляемого на соискание ученой степени.

Кудрявцев Н.В. Делопроизводственная документация органов Рабоче-крестьянской советской милиции Тюменскрй губернии 1918 – 1923 гг. как исторический источник: Автореф. дис... канд. ист. наук. – Тюмень: ТюмГУ, 2012. – 26 с.

Учебные издания:

- учебник – это издание, содержащее систематическое изложение учебной дисциплины, ее раздела, части, соответствующее учебной программе, и официально утвержденное в качестве данного вида издания;

- учебное пособие – это учебное издание, дополняющее или заменяющее частично или полностью учебник, официально утвержденное в качестве данного вида;

- учебно-методическое пособие – это учебное издание, содержащее материалы по методике преподавания, изучения учебной дисциплины, ее раздела, части или воспитания;

- практикум – это учебное издание, содержащее практические задания и упражнения, способствующие усвоению пройденного.

Например:

Зотов, В.Б. Система муниципального управления в схемах: учебное пособие/ В.Б. Зотов. – М.: Ос-89, 2008. – 192 с.

Справочные издания:

- энциклопедия – это справочное издание, содержащее в обобщенном виде основные сведения по одной или всем отраслям знаний и практической деятельности, изложенные в виде статей, расположенных в алфавитном или систематическом порядке;

- словарь – это справочное издание, содержащее упорядоченный перечень языковых единиц, снабженных относящимися к ним справочными данными;

- энциклопедический словарь – это энциклопедия, содержащая краткие статьи, расположенные в алфавитном порядке;

- справочник – это справочное издание, носящее прикладной, практический характер, имеющее систематическую структуру или построенное по алфавиту заглавий статей.

Под заглавием составляют описание на книги, изданные без указания автора или имеющие четырех и более авторов: сборники статей, коллективные монографии, учебники. При этом описание содержит следующие сведения: заглавие; сведения, относящиеся к заглавию; сведения об ответственности, месте издания, годе издания; дается количественная характеристика документа, то есть приводится общее количество страниц в документе.

Например:

Энциклопедия делопроизводства. - М., 2005.– URL: http:// www.termika.ru.

Библиографическое описание многотомных изданий содержит сведения об издании в целом или вышедших томах. Оно аналогично библиографическому описанию отдельных книг, но в сведениях, относящихся к заглавию, обязательно указывают число томов, в данных о годе издания отмечают годы выпуска издания, при чем в этом случае количественная характеристика отсутствует. Если в работе использовался только конкретный том (выпуск, часть и т. д.) многотомного издания, на него составляется библиографическая запись по схеме записи на однотомный документ. В записи приводят общее заглавие многотомного документа, номер тома и его частное заглавие (если оно имеется), разделяя их точками. Если указывается конкретный том издания, то общее количество страниц в данном томе указывается. В библиографическом описании отдельного тома (выпуская, части, номера) его порядковый номер является частью заглавия.

Например:

Новая российская энциклопедия: в 12 т./гл.ред. А.Д. Некипелов. – М.: Энциклопедия, 2003 – 2007.

Описание отдельного тома многотомного издания:

Новая российская энциклопедия: в 12 т. Т.1. Россия/гл. ред. А.Д. Некипелов. – М.: Энциклопедия, 2006. – 959 с.

Библиографическая запись сериальных, периодических и продолжающихся изданий в списке к научной работе, обычно, ограничивается общей частью библиографического описания. Та часть, которая содержит: сведения о заглавии, сведения, относящиеся к заглавию; сведения об ответственности. Библиографическое описание отдельных выпусков (номеров) сериального издания аналогично описанию отдельного тома многотомного издания.

Например:

Приказ Министерства образования и науки Российской Федерации от 22 июня 2007 № 180 «Об утверждении порядка реализации государственного плана подготовки научных работников, специалистов и рабочих кадров для организаций оборонно-промышленного комплекса за 2007 – 2010 гг.». // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. - 2007. – № 36. – С.147 – 153.

При описании аудиовизуальных материалов (грампластинок, фонограмм, микро-, диа-, кинофильмов, микрофиш, диски и т.д.) обязательно включают вид и характеристику документа наряду с остальными сведениями.

В описании микрофиши, микрофильма указываются выходные данные микрофильмированного документа. В описании микрофиши, микрофильма указываются выходные данные микрофильмированного документа.

Описание документа в периодической печати, например, в газете также имеет свою специфику.

Например:

Например: Об очередном этапе предварительной компенсации вкладов отдельных граждан Российской Федерации в Сберегательном банке Российской Федерации, обесценившихся в 1992 – 1995 годах: Указ Президиума Российской Федерации // Российская газета. – 1997. – 3 дек. – С.4.

После размещается раздел «ЛИТЕРАТУРА НА ИНОСТРАННЫХ ЯЗЫКАХ».

При составлении списка архивные материалы помещают в раздел «ИСТОЧНИКИ» и группируют по архивам, фондам, описям, делам. Документы в списке размещают по значимости места их хранения. Первыми идут документы республиканских, за тем областных (краевых), городских архивов, после них документы архивов организаций, личные фонды.

Резюме

В настоящее время сложились правила составления библиографического описания. В них указаны его этапы, области, элементы, разделительные знаки, способы оформления и последовательность их применения. В соответствии с правилами в библиографическое описание включают: область заглавия, сведения об ответственности и издании, выходные данные, физическую характеристику документа, классификационные индексы и предметные рубрики, шифры хранения документа, примечания.

В описании документа выделяют полное и краткое библиографическое описание, а элементы данного описания делят на обязательные и факультативные. Следует учесть, что библиографическое описание разных видов документов (законодательных, нормативно-технических, книг, статей, сериальных изданий и других) имеет специфику. В процессе описания следует использовать принятые разделительные знаки, При сокращениях слов необходимо обращаться к стандартам, в которых указаны правила сокращения слов в библиографической записи.

В настоящие время значительным объектом библиографического описания являются электронные информационные ресурсы. При внесении библиографической информации следует пользоваться рекомендациями для описания электронных ресурсов.

Имеется специфика и в описание неопубликованных документов: текущей документации организаций, документов архивов, библиотек, музеев.

В настоящее время сложилась система документов, регламентирующих составление библиографического описания. Унификация и стандартизация библиографического описания документ приведена в Системе стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД). Основные термины и определения, используемые в процессе составления библиографической записи содержаться в ГОСТах системы СИБИД и инструктивных материалов по библиографическому описанию документов. Стандартное библиографическое описание документа позволяет укрепить связь между информацией и ее потребителем, решить проблемы полноты, достоверности, оперативности имеющейся в распоряжении информации.

Работа по стандартизации библиографического описания документа не прекращена, наиболее актуальными являются вопросы описания электронной информации.