4.3. Прямой метод определения затрат на функции управления предприятием в фса

Затраты на реализацию (выполнение) частных функций управления отдельными подразделениями (тыс. руб.) делятся на:

1. Функционально-необходимые затраты - то есть минимальные затраты на содержание носителя функции и ее реализацию при требуемом качестве ее осуществления.

Качество функции управления зависит от качества построения объекта и качества процесса реализации функции управления. Качество построения объекта определяется его надежностью и адаптивностью, а качество процесса реализации функции характеризуется качеством решений, выработанных объектом и результатом их реализации - ростом эффективности производства.

2. Излишние затраты - часть затрат на осуществление полезных частных функций, превышающая функционально-необходимые затраты, а так же затраты на излишние функции.

Затраты на выполнение частных функций, например, подразделением 9, определяются следующим образом. Суммарная стоимость технических средств, используемых при выполнении частных функций, составляет: (1 компьютер + 1 вид прочей орг. техники, которые заменяют труд 2 человек) 3000 + 3000 = 6000 тыс. руб. Срок службы оргтехники при укрупненном расчете принимаем равным 10 лет. Тогда годовые амортизационные отчисления составят 6000/10 = 600 тыс. руб.

Годовой эффективный фонд рабочего времени (ГЭФРВ) одного работника аппарата управления, работающего в одну смену по пяти дневной рабочей неделе с остановками в выходные и праздничные дни по 8 часов, т.е. в среднем по 173,4 часа/месяц, составит с учетом времени отпуска (месяц) и прочих невыходов и целодневных простоев:

Тэфф = 173,4(12-1).0,9 = 1720 час/год

Следовательно, затраты труда одного работника аппарата управления на выполнение функций управления не должны превышать этой величины.

Отсюда возможен набор выполняемых функций управления работниками в год (в часах), исходя из нормативной трудоемкости выполнения отдельной функции управления с учетом использования соответствующей оргтехники (компьютеров и другой) (в чел.час).

В случае, если фактические суммарные затраты труда (в чел.час) на выполнение всех запланированных функций не соответствуют норме, то при превышении ими нормы, возможно эти превышаемые затраты либо устранить, либо увеличить штат сотрудников. Если же норма не выполняется, то необходимо дополнить перечень функции подразделения до нормы, либо сократить штат подразделения.

Рассмотрим пример функций управления, отдела комплектации (9)

Так, например, отдел комплектации (9) включает 11 человек сотрудников и имеет в наличии 1 компьютер и 1 дисплей (см. рис. 2 «Диаграмма частных функций отдела комплектации предприятия» на и табл.1 "Наименование, нумерация подразделений управления, их состав, численность работников и наличие технических средств в них").

Следовательно, трудоемкость выполнения функций управления отдела составляет 11 чел. х 1720 час.= 18920 чел.час/год.

Исходя из этой трудоемкости и нормативной трудоемкости выполнения отдельных частных функций управления определяется занятость сотрудников отдела, их оптимальная численность. Данные о распределении трудозатрат сотрудников отдела на выполнение отдельных функций управления основных, вспомогательных и излишних, приведены в табл.4.

Характеристика основных функций управления отдела № 9 приведена в таблице 5.

В примере фактические (плановые) и нормативные затраты труда совпадают.

Как видно из приведенных в табл. 4 расчетов, на выполнение основных функций отдела, сотрудники затрачивают 10460 чел.- часов в год из имеющихся (11 чел. * 1720 чел.-час./год) = 18920 чел.- часов. Следовательно, (18920 - 10460) = 8460 чел. - часов сотрудники отдела должны расходовать на выполнение других (вспомогательных и излишних) функций управления. С этой целью производится аналогичный расчет трудозатрат по этим функциям.

Из таблиц 4,5 так же видно, что на выполнение отдельных основных частных функций приходится амортизации технических средств: 600 х 10460/18920 = 331,7 тыс. руб. или 55%. Остальные 45% затрат на амортизацию приходится на выполнение других частных функций управления (вспомогательных и излишних). Для их вычисления производится аналогичный расчет.

На основании эффективного фонда рабочего времени (1720 час/год) и должностного оклада работника определяется оплата труда одного нормо-часа. Например, нач. отдела получает в месяц 60,0 тыс. руб/мес. Тогда "цена" одного норма-часа составляет 60,0 х 12 / 1720 = 0,4186 тыс. руб./час. Соответственно, умножением "цены" нормо-часа нач. отдела на количество часов, необходимых на выполнение им i-ой функции, получаются затраты на оплату труда нач. отдела на выполнение i-ой функции.

Например, затраты на оплату труда на выполнение функции 1 "Снабжать цеха комплектующими", выполняемую нач. отдела требуется в год 100 час и инженером с окладом 35,0 тыс.руб./месяц, требуется в год 1050 часов (см.табл. 4), составляют:

0,4186 х 100 + (35,0 х 12)/1720 х 1050 = 41,86 + 256,39 = 298,25 тыс. руб./год

С учетом отчислений в фонд социального страхования – 26% от фонда оплаты труда,

годовой фонд зарплаты на выполнение функции 1 "Снабжать цеха комплектующими", выполняемую нач. отдела и инженером составит: 298,25 * 1.26 = 375,79 тыс. руб. в год.

Затраты на амортизацию компьютера (в среднем, 20%), на выполнение данной функции №1 определятся в размере:

(331,7 х 20)/100 = 66,34 тыс. руб./год (см. табл. 4).

Затраты на амортизацию зданий и сооружений, приходящихся на выполнение данной функции управления определяются исходя из нормы амортизации которая равна 5% от их стоимости (Отсюда, если здание стоит 50000 тыс. руб., а норма амортизации составляет 5,0%, то сумма амортизации равна: 500000 *0,05 = 2500 тыс. руб.). Сумма амортизации зданий и сооружений принимается в доле, приходящейся на данную функцию управления, которая рассчитывается на основе:

- либо пропорционально занимаемой площади помещения,

- либо доле объёма здания заводоуправления, приходящихся на выполнение рассматриваемой функции,

- либо пропорционально численности занятых выполнением данной функции,

- либо доле трудозатрат на выполнение данной функции управления.

Последний вариант и принят в нашем примере. Так доля трудозатрат на выполнение данной функции управления по занимаемому объёму составляет 1150 чел-час/10460 чел/час = 0,11. Тогда сумма амортизации здания, приходящаяся на выполнение данной функции управления будет составлять:2500 *0,11 = 275 тыс. руб.

Таким образом, затраты, включающие затраты на оплату труда и амортизацию зданий и орг. оборудования на выполнение данной функции определятся в размере:

тыс. руб. 375,79 + 66,34 + 275 = 717,13 тыс. руб.

Затраты на выполнение остальных основных частных функций выполняются аналогично.

Полученные значения по взаимоотношению данного подразделения с другими и характеристика функций управления приведены в табл.5.

Таблица 4. Расчет нормативных и фактических трудозатрат (в чел-часах в год на функцию) и распределение амортизации подразделения № 9 на выполнение 10-ти основных частных функций управления (в руб. в год на функцию)

№№ пп	Категории трудящихся отдела	Кол-во трудя-щихся, чел.	Эффективный фонд 20пеции20го времени, чел.час в год	Трудозатраты на выполнение отдельных частных основных 10-ти функций управления										Итого трудозатрат на выполнение функции, чел.час. в год
				1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
				Снабжать цеха комплектующими изделиями	Разрабатывать лимиты на комплектующие изделия	Руководить 20пботой складов	Акцептировать счета	20пециичать договора на поставку	Составлять 20пециификации	Получать фонды на комплектующие изделия	Составлять заявку на комплектующие изделия	Подавать заявку на комплектующие изделия	Опреде-лять по-требнос-ти в комплектующих изделиях
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15
1	Начальник отдела	1	1720	100	100	100	100	100	100	100	100	100	100	1000
2	Руководитель группы	1	1720			1720								1720
3	Инженер	5	8600	1050		2580				360		310		4300
4	Старший экономист	2	3440				860	790			50		20	1720
5	Экономист	2	3440		360		860		480				20	1720
	ВСЕГО	11	18920	1150	460	4400	1820	890	580	460	150	410	140	10460
	Доля трудозатрат на выполнение функций	%		11,0	4,40	42,10	17,40	8,50	5,54	4,40	1,43	3,92	1,31	100
	Амортизация техн. Средств на функцию	тыс.руб	600	36,5	14,6	139,8	57,7	28,2	18,4	14,6	4,7	13,0	4,4	331,7

Таким образом, 10460 чел-час в год/ 11 чел = 951 чел-час/чел в год. Норма времени работы одного работника при номальных условиях труда и односменном режиме работы по 5-ти дневной рабочей неделе, как было указано выше, составляет 1720 час/чел в год. Таким образом, работники управления заняты на выполнение частных основных 10-ти функций управления только на 951/1720 * 100% = 55,3%. Остальное время сотрудники выполняют вспомогательные (и излишние) функции управления.

Амортизация на отдельные частные основные функции определяется пропорцинально доле трудозатрат на выполнение отдельных функций. Например, в нашем примере затраты на выполнение функции №1 «Снабжать цеха комплектующими изделиями» составит: 331,7 *20,0/100 = 66,34 тыс..руб.

Таблица 5. Характеристика 10-ти основных частных функций управления, выполняемых подразделением №9 и затраты на их выполнение

№№ функции	Наименование функции	Вид выходящей информации, документов	Вид поступающих документов	Откуда поступают документы	Куда направляются документы	Наименование технических средств в подразделении для обработки	Амортизация технических средств на обработку функции, тым. Руб.	Кто выполняет работу и их ФО на обработку функции	Затраты труда на выполнение функции управления, чел. час. В год		Итого затрат на выполнение функции, тыс.руб.
									Нормативные	Факт. Или плановые
1	Снабжать цеха комплектующими изделиями	Проект приказа	Цеховые заявки	Подразделения производственные	Бкхгалтерия, ОМТС, ПДО, ППО	-«-	66,34	Инженер-нормировщик 1 чел., нач. отдела	1150	1150	717,13
2	Разрабатывать лимиты на комплектующие изделия	Отчет о состоянии средств		-«-	-«-	-«-	14,6	-«-	460	460	7501,87
3	Руководить работой складов		Отчет о работе складов	Склад, бухгалтерия	Бухгалтерия, ППО, финансовый отдел	-«-	139,5	Руков. группы, инженеры 2 чел., нач. отдела	4400	4400	2230
4	Акцептировать счета на комплектующие изделия	Счета на изделия	Заявки на изделия	Бухгалтерия, финансовый, ППО, ОМТС	Букгалтерия, финансовый отдел, ОМТС	-«-	57,7	Ст.экономист 1 чел., экономист 1 чел., нач. отдела	1820	1820	15321
5	Заключать договора на поставку	Договор на поставку	Прошлогодний договор на поставку	ППО, бкхгалтения, ОМТС	-«-	-«-	28,2	Ст. экономист 1 чел, нач. отдела	890	890	18000
6	Составлять спецификацию на комплектующие изделия	Отчет о состоянии средств	Перечень основных средств	Бкхгалтерия, ОМТС, ПДО	ППО, бухгалтения, ОМТС	1 компьютер, 1 дисплей	18,4	Экономист 1 чел, нач. отдела	580	580	3340
7	Получать фонды на комплектующие изделия	Заявки на изделия		-«-	-«-	-«-	14,6	Инженер-нормировщик 1 чел., нач. отдела	460	460	600
8	Составлять заявки на комплектующие изделия	Заявки на изделия	Заявки на изделия прошлого года	-«-	-«-	-«-	4,7	-«-	150	150	600
9	Подавать заявки на комплектующие изделия	-«-	Заявки на изделия	-«-	-«-	-«-	13,0	-«-	410	410	590
10	Определить потребность в комплектующих	Годовой отчет потребностей	Произв. программа, нормы расхода и т.п.	ПДО, ППО, ОГТ, ОГК, цеха, склады	ОМТС, финансовый отдел	-«-	4,4	Ст. экономист, экономист, нач. отдела	140	140	2920
	ИТОГО по основным частным функциям						331,7		10460	10460	51730

Из данных таблицы 5 видно, что отдел комплектации № 9 на выполнение своих десяти основных функций согласно его главной функции тождественной общей функции предприятия - № 13 "МТС, кооперирование и сбыт продукции" - затрачивает 51730 тыс. руб. в год, на выполнение 9-ти вспомогательных функций - 32470 тыс. руб., причем часть из них на сумму 22560 тыс. руб. (12, 13, 14, 15, 16 функции) соответствует выполнению общей функции "Контроль качества продукции", а часть из них на сумму 9910 тыс. руб. (17, 18, 19, 20 функции) соответствует выполнению общей функции "Финансовая деятельность".

На выполнение 6-ти излишних функций отдел затрачивает 31330 тыс. руб., причем на сумму 21630 тыс. руб. на выполнение общей функции "Контроль качества", на сумму 1000 тыс. руб. - на выполнение общей функции "Финансовая деятельность" и, наконец, на сумму 8700 тыс. руб. - на выполнение общей функции "Технико-экономическое планирование".

Таким образом, излишняя функция № 21 (вредная) может быть исключена, так как эту функцию непосредственно выполняет финансовый отдел, функция №22 (дублирующая) должна выполняться ОТК, функция 23 (бесполезная), т.к. она выполняется ОМТС и сбыта, а функции № 24, 25, 26 (несвойственные) выполняются ППО.

Ниже на примере отдела 9 (комплектации) рассчитана табл.6 "Видовая классификация частных функций управления отдела комплектации и затрат на их осуществление".

Таблица 6. Видовая структура частных функций подразделения № 9 "Отдел комплектации" и затраты на их осуществление (тыс. руб.)

№№ пп	Наименование частных функций управления	Основн. (Как? Зачем?)	Вспомогательная (Когла?)	Итого по осн. и вспомогательным	Излишние	Всего затрат по функции	Какой общей функции соответствует	Вид излишней функции подразделения
1	2	3	4	5	6	7	8	9
1	Снабжать цеха комплектующими изделиями (КИ)	717,13		717,13		717,13	МТС, кооперирование и сбыт продукции
2	Разрабатывать лимиты на КИ	7501,87		7501,87		7501,87	-«-
3	Руководить работой складов	2230		2230		2230	-«-
4	Акцептировать счета на КИ	15321		15321		15321	-«-
5	Заключать договора на поставку	18000		18000		18000	-«-
6	Составлять спецификацию на КИ	3340		3340		3340	-«-
7	Корнтролировать выполнение договоров	600		600		600	-«-
8	Составлять заявки на комплектующие изделия	600		600		600	МТС, кооперирование и сбыт продукции
9	Подавать заявки на КИ	590		590		590	-«-
10	Определять потребность в КИ	2920		2920		2920	-«-
12	Контролировать использование КИ в цехах		5000	5000		5000	-«-
13	Контролировать приемку изделий		2700	2700		2700	-«-
14	Вести учет КИ		5000	5000		5000	-«-
15	Вести отчетность о работе отдела комплектации		5000	5000		5000	-«-
16	Контролировать хранение изделий		4860	4860		4860	-«-
17	Реализовывать излишки комплектующих изделий		5340	5340		5340	Финансовая деятельность
18	Рассчитывать остатки КИ		1000	1000		1000	-«-
19	Составлять протоколы разногласий		2770	2770		2770	МТС, кооперирование, сбыт продукции
20	Рассчитывать штрафы на несвоевременную поставку				1630	1630	-«-	Вредная
21	Контролировать качество продукции				20000	20000	Качество продукции	Дублирующая
22	Предъявлять претензии поставщикам				1000	1000	Финансовая деятельность	Бесполезная
23	Изыскивать источники финансирования на дополнительную поставку				700	700	Технико-экономическое планирование	Несвойственная
24	Определять запросы на КИ				3000	3000	-«-	-«-
25	Разрабатывать нормы запасов КИ				5000	5000	-«-	-«-
	ВСЕГО затрат по частным функциям управления	51730	32470	84200	31330	115530

На основе проведенной видовой классификации частных функций управления подразделения N 9 и затрат на их осуществление, с целью распределения затрат по общим функциям управления предприятием строится "Видовая структура общих функций подразделения N 9 и затрат на их осуществление" (см. табл. 7).

Таблица 7. Видовая структура общих функций подразделения №9 «Отдел комплектации» и затраты на их осуществление (тыс.руб.)

№№ пп	Общие функции управления предприятием	Частные функции подразделения №9							Всего затрат
		Основные	Вспомогательные	Излишние				Итого излишних
				Вредные	Дублирующие	Бесполезные	Несвойсьвенные
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
1	МТС, кооперирование и сбыт продукции	51730							51730
2	Контроль качества продукции		22560	1630	20000			21630	44190
3	Финансовая деятельность		9910			1000		1000	10910
4	Технико-экономическое планирование						8700	8700	8700
	ВСЕГО	51730	32470	1630	20000	1000	8700	31330	115530

В результате из данных таблицы 7 видно, что на выполнение основных и вспомогательных функций управления требуется (51730 + 32470) = 84200 тыс. руб., что составляет: 72,88% (84200/115530) от общей суммы затрат. Следовательно, оставшиеся (155530 – 84200) = 31330 тыс. руб. или 27,12% от суммарных затрат на управление, приходятся на излишние функции.

Таким образом, затраты на выполнение частных излишних функций 31330 тыс. руб. подразделяются на выполнение следующих общих функций управления: 21630 тыс. руб. - на выполнение "Контроля качества", 1000 тыс. руб. - на выполнение "Финансовой деятельности" и 8700 тыс. руб. - на выполнение "Технико-экономического планирования" (см. таблицу 7).

Аналогичные таблицы заполняются на выполнение подразделением вспомогательных и излишних функций, благодаря чему определяются затраты на их выполнение и выясняются каким подразделениям и в каком объеме эти функции передавать или их вообще исключить из выполняемых подразделением функций управления. (В курсовом проекте это не рассчитается).

Согласно расчету затрат по подразделению 9 и остальным подразделениям предприятия, определяются затраты на выполнение всех функций управления предприятием. Полученные данные сводятся в табл.8 "Базовые затраты по подразделениям управления предприятия".

На основании полученных данных по затратам подразделений управления строятся видовые классификации частных функций управления каждого подразделения управления, в которых указывается сколько тратит подразделение на функцию определенного вида и каким общим функциям предприятия соответствуют выполняемые подразделением частные функции.

Таблица 8. Базовые затраты по подразделениям управления предприятия за год (тыс. руб.)

№№ пп	Наименование подразделения	Зарплата (оклад) работниов руб/год	Отчисления. 26% от З/п	Итого зарпл. с отчисл.тыс. руб	Доля зданий на подраздел.	Амортиз зданий,тыс.руб	Ко-во оргтехники, ед.	Амортизац. орг. техники, тыс.руб	Иого затрат, тыс. руб	Прочие расходы ,80% от суммы	Затраты на подразделения, тыс.руб
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
1	Директор с аппаратом и юристом										110000
2	ППО и ОТЗ										105200
3	Финансовый отдел										31506
4	Главный инженер										10000
5	ОГМ										650250
6	ОГЭ										50000
7	ОГТ										346560
8	ОГК										252050
9	Отдел комплектации										115530
10	ЦЗЛ										100000
11	Метрологии качества										640000
12	Отдел ТБ, ПБ, ОТ										19000
13	ОТК										73500
14	ПДО										130000
15	Бухгалтерия										100000
16	Отдел кадров и подготовки кадров										84100
17	ОМТС и сбыта										182000
18	Транспортный цех										136500
19	Основное производство										672100
20	ОКС										52500
	Всего затрат по предприятию на управление										3860796