Выписка из приказа

Выписка из приказа оформляется, когда нет необходимости воспроизводить полностью текст приказа.

Обязательные реквизиты выписки из приказа:

наименование организации, наименование вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА), дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка о заверении копии документа.

Указываются дата и номер приказа, из которого делается выписка.

Констатирующая часть приказа воспроизводится полностью без изменений, включая слово «ПРИКАЗЫВАЮ».

Из распорядительной части выбирается необходимый пункт, при этом его порядковая нумерация сохраняется.

Реквизит «Подпись» в выписке из приказа состоит из наименования должности лица, подписавшего оригинал приказа и расшифровки подписи. На отведенном для личной подписи месте делается запись: «Подпись». Директор не подписывает выписки из приказа.

Выписка из приказа обязательно заверяется.

Протокол

Протокол – документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений коллегиальными органами (общим собранием трудового коллектива, педагогическим советом, советом школы, попечительским советом, административным советом).

Протоколы оформляются на основании черновых записей, ведущихся во время заседания, стенограммы или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию коллегиального органа (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня и др.). Если заседание стенографировалось или записывалось на магнитную ленту, то допустимо вести краткую форму протокола, при этом стенограмма или звукозапись сохраняются и прилагаются к протоколу.

Ответственность за подготовку протокола и за правильность записей в протоколе несет секретарь коллегиального органа или секретарь директора. Протокол должен быть оформлен не позднее 5 дней со дня заседания.

Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий – только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления. Решение о том, какую форму протокола вести, принимают руководитель коллегиального органа или директор образовательного учреждения.

Обязательные реквизиты протокола:

наименование организации, наименование вида документа (ПРОТОКОЛ), дата и номер протокола, заголовок к тексту, текст, подписи.

Датой протокола является дата заседания, совещания. Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания.

Регистрационный номер протокола является порядковым номером заседания в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.

В заголовке к протоколу указывается название коллегиального органа или заседания. Заголовок грамматически согласуется с названием вида документа:

Протокол общего собрания трудового коллектива

ПРОТОКОЛ заседания совета директоров

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть оформляется единообразно в полной и краткой формах протокола. В ней указываются фамилии председателя и секретаря, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участников много, рядом с указанием из количества делается отметка «Список прилагается»), повестка дня.

Фамилии присутствующих записываются в протокол, если их не более 15, в алфавитном порядке фамилий, с указанием места работы и должности; если же присутствующих больше, составляется отдельный список. В протоколах постоянно действующих коллегиальных органов должности присутствующих не указываются.

Вводная часть заканчивается повесткой дня, вопросы в которой располагаются по степени их сложности и важности. Вопросы нумеруются арабскими цифрами. Каждый вопрос формулируется в именительном падеже, содержит указание должности, фамилии и инициалов докладчика. «Разное» в повестку дня включать не рекомендуется.

Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ).

В разделе «СЛУШАЛИ» в кратких протоколах указываются фамилия выступавшего и тема его выступления. В полной форме протокола приводятся фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (выступления, сообщения, отчета). Если текст выступления представлен в письменном виде, допускается после указания темы выступления в скобках делать отметку «(Текст прилагается)».

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, в полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность.

В разделе «РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» записывается принятое решение, которое формулируется кратко, четко, лаконично. Наряду с решением указываются количество голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также список лиц, не участвовавших в голосовании.

Постановляющая часть может разделяться на пункты.

Участник заседания может представить особое мнение по принятому решению, которое излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. О наличии особого мнения делается запись в протоколе после записи решения.

Протокол заседания подписывают председатель и секретарь. При оформлении реквизита «подпись» указываются не занимаемые ими должности, а обязанности в составе данного коллегиального органа (председатель, секретарь).

Некоторые протоколы подлежат утверждению руководителем организации. В этом случае на первой странице протокола в правом верхнем углу оформляется гриф утверждения.